EvenementOrganiseren.nl

Checklist

Op deze pagina vind je dé checklist voor de organisatie van jouw volgende evenement. Het biedt alles waar je aan moet denken bij het opstarten van jouw evenement en helpt je bij de vormgeving van jouw plannen. Het biedt kennis en inspiratie door middel van achterliggende artikelen en links naar aansluitend aanbod. 


  • Waarom organiseren?

    Het startpunt van ieder evenement: de doelstelling, doelgroep en het soort evenement. Heb je hier al goed over nagedacht? 
  • Hoe organiseren?

    Er zijn 4 stappen in dit proces waar je steeds verder alle informatie trechtert:

     

    1. 1. Checklist
      In deze fase gebruik je de checklist op deze pagina om alle mogelijkheden op een rij te zetten. Je leest achtergrondinformatie waar nodig en je oriënteert je op locaties en benodigde leveranciers. Alles wat je tegenkomt verzamel je in het projectdocument.

    2. 2. Projectdocument
      Maak het plannen van een evenement gemakkelijker en gebruik deze template om al je informatie op één plek te houden. Houd taken bij, vergelijk leveranciers, houd je budget in de gaten en plan het evenement. leder tabblad is geordend op categorie. Je kunt ze in elke gewenste volgorde invullen. Voel je vrij om informatie aan elk tabblad toe te voegen of om informatie te verwijderen of aan je specifieke behoeften aan te passen. Werk samen met bijvoorbeeld collega’s door dit blad met hen te delen. Vanuit dit projectboek ga je starten met het vullen van het draaiboek.

    3. 3.Draaiboek
      Het draaiboek bestaat uit verschillende onderdelen: Overzicht contactgegevens toeleveranciers, overzicht benodigdheden en bijzonderheden per leverancier, overzicht aanwezige crew per leverancier, plattegronden, opbouw en afbouw etc. Uit het draaiboek gebruik je op de dag zelf ook het tijdschema.

    4. Download draaiboek
       
    5. 4.Tijdschema
      In het tijdschema zet je op een beknopte manier de doorloop van het evenement uiteen. Je gebruikt dit overzicht makkelijk op de dag zelf. Je gebruikt het bijvoorbeeld ook makkelijk voor een briefing van jouw leveranciers.

      Download tijdschema

     

  • VOORBEREIDEN OP HET EVENEMENT

    Bij de voorbereiding op de uitvoering van het evenement komen logischerwijs alle zaken aan de orde die het evenement vormgeven. Hierbij hebben we het over elementen die zichtbaar zullen zijn aan de voorkant en elementen die ondersteunend zijn aan het evenement.

    • Organisatie evenement opstarten

      Globaal stappenplan voor de start van het organiseren van uw evenement.

    • Zelf organiseren of evenementenbureau?

      Zelf organiseren of een evenementenbureau inschakelen?

    • Organisatieteam en taakverdeling

      Stel een gevarieerd organisatieteam samen met de juiste kwaliteiten en verdeel de taken.

    • Doelgroep voor je evenement

      Beschrijf voor wie, voor welke doelgroep het evenement is bedoeld.

    • Doelstelling evenement

      Een goed evenement kan niet zonder heldere doelstelling.

    • Soort evenement

      Welk soort evenement ga jij organiseren?

    • Datum bepalen van het evenement

      Waar hou je rekening mee met het bepalen van de datum van jouw evenement?

    • Deelnemerregistratie

    • Evenementen budget

      Budgetteren is voor elk evenement een must. Maar makkelijk is het niet.

    • Creativiteit en evenementen

      Een succesvol en impactvol evenement kan niet zonder creativiteit.

    • Concept ontwikkeling voor je evenement

      Het event concept is het idee voor jouw evenement om tot maximale impact te komen.

    • Bijzondere doelgroepen op je evenement

      Hou rekening met bijzondere doelgroepen op je evenement.

    • Programma

      Zorg voor goede opbouw, flow en doelgerichtheid in het event programma.

    • Globale planning en deadlines

      In de voorbereidingsfase ontstaat een eerste planning met deadlines.

    • Samenwerken met leveranciers

      Hoe werk je samen met de toeleveranciers van jouw event?

    • Evenementen locaties

    • Sprekers op je evenement

      De juiste sprekers geven een evenement meer glans.

    • Amusement op je evenement

      Amusement kan je event maken en breken. Het juiste amusement zorgt voor meer impact.

       

    • Catering op het evenement

      Eten en drinken spelen een zeer belangrijke rol binnen het evenement.

    • Inrichting en sfeer van je evenement

      Hoe maak je de beleving compleet? Precies! Door de juiste sfeer te creeren.

    • Evenementen verzekering

      Verzeker met beleid. Dat voorkomt financiële rampen.

    • Licht, geluid en video op je evenement

      Onderschat nooit en te nimmer de rol van techniek op je evenement.

    • Draaiboek voor je evenement

      Een draaiboek is een handig en onmisbaar houvast voor elk evenement.

    • Locatie-inspectie van het evenement

      Zorg voor een goede checklist als je de locatie inspecteert.

    • Je evenement in een tent

      Een tent kan een uitstekende oplossing zijn voor vele evenementen.

    • Vuistregels aantal m2 voor je evenement

      Hoeveel vierkante meters heeft jouw evenement nodig?

    • Artiesten boeken voor je evenement

      Boek je de artiesten zelf, of schakel je er een artiestenbureau voor in?

    • Tijdspad uitnodigingen

      Een uitnodigingsbeleid heeft veel weg heeft van een directmailplan.

    • Voorbeeld uitnodiging evenement

      Denk goed na over de doelgroep voor je de uitnodiging verstuurt. 

    • Vooraankondiging van het evenement

      Een vooraankondiging geldt als een 'Save the date'.

    • Uitnodiging evenement

      De uitnodiging voor jouw event is bijna letterlijk een visitekaartje.

    • Kledingadvies voor je evenement

      Hoe vraag je je gasten zich passend te kleden? Geef een kledingadvies.

    • Social media op je evenement

    • MVO en evenementen organisatie

      Wat is de rol van evenementen binnen maatschappelijk verantwoord ondernemen?

    • Overtuig je manager van je evenement

      Hoe presenteer je met succes een creatief plan aan je manager?

    • Podium Presentatie 2.0 op je evenement

      Wat is de rol van audiovisuele ondersteuning en live entertainment?

  • UITVOERING VAN HET EVENEMENT

    • Garantie aantallen voor je evenement

      Neem goed kennis van de kleine lettertjes van de locatie-en horecavoorwaarden.

    • Evenementen badges

      Maak je gebruik van badges? Zo ja, zorg dan voor de correcte gegevens.

    • Evenementen Kist

      Stukje plakband of een touw nodig? Een evenementen kist is altijd handig.

    • Tafelschikking tijdens evenement

      Wie zit naast wie. Besteed hier aandacht aan. Het kan je evenement maken en breken.

    • Taakverdeling op je evenement

      Voor iedereen is helder wat er van hem of haar verwacht wordt tijdens het evenement.

    • Locatiecheck voor je evenement begint

      Check tenminste een aantal standaardpunten op de locatie op de dag zelf.

    • Jouw rol als evenementen organisator

      Wat is jouw rol tijdens het evenement en wat zijn je taken?

    • Opbouw van je evenement

      De opbouw van een evenement kan ingewikkeld en zwaar zijn. Wees voorbereid.

    • Registratie en ontvangst evenement

      Ontvangst: persoonlijk of geautomatiseerd? Wat past het beste bij jouw evenement?

    • Briefing op evenementen locatie

      Probeer om alle medewerkers tegelijkertijd te spreken op de dag van het evenement.

    • Artiestenbegeleiding op je evenement

      Artiesten performen beter als de voorbereiding op het optreden soepel verloopt.

    • No-show van gasten op je evenement

      Probeer zo goed mogelijk rekening te houden met gasten die niet op komen dagen.

    • Tijdschema van het evenement

      Wie bepaalt wanneer het evenement start? Jij! En wanneer en hoe?

    • Vuistregels drankverbruik

      Bij het bepalen van de soort catering speelt de hoeveelhied drank een rol. 

    • Fotograaf en verslag van je evenement

      Laat je evemenent op een professionele wijze registreren door een fotograaf.

    • Afbouw van het evenement

      Niet vergeten mensen te vragen voor de afbouw. Dat voorkomt dat je zelf moet sjouwen.

    • Rekeningen en fooien voor je evenement

      Als je fooien geeft, doe dat dan op de dag zelf aan de mensen die dan werken. 

    • Pers en bloggers op je evenement

      Betrek de media bij je evenement. Mediawaarde is vaak goud.

  • NA AFLOOP VAN HET EVENEMENT

    • Bedanken gasten van je evenement

      Een bedanje stuur je zo kort mogelijk na het evenement. Hoe actueler hoe waardevoller.

    • Financieel verslag van je evenement

      Het evenement is afgelopen. Zorg voor een helder overzicht van inkomsten en uitgaven.

    • Rendement evenement meten

      Leerzaam om inzicht te krijgen in het rendement van je evenement.

    • Niet-meetbaar rendement inzichtelijk

      Niet alles is meetbaar, maar probeer deze zaken wel te benoemen.

    • De fiscus en je evenement

      Twee fiscale zaken zijn belangrijk bij de organisatie: aftrekbaarheid en BTW.

    • Opiniepeiling op je evenement

      Wat vonden je gasten ervan? Ook achteraf kun je nog met je doelgroep communiceren.

    • Je evenement in de pers

      Media zijn van grote waarde. Denk behalve aan traditionele media ook aan social media.

Om gebruik te kunnen maken van de checklist vragen wij u in te loggen. Dit zodat u de ingevoerde gegevens op een later moment kunt bewerken en uw werk kunt delen met collega's.

 

Met vriendelijke groet,

Team EvenementOrganiseren.nl

Aanmelden nieuwsbrief

Wil je ook elke week een update ontvangen vul hieronder dan je naam en e-mail adres in.

x