Eerste hulp bij evenementen organiseren
Een checklist voor het organiseren van een evenement? Een standaard draaiboek voor een event? Bij EvenementOrganiseren.nl denken wij niet dat dit bestaat, maar de checklist voor het organiseren van een event die u hierbij vindt is wel de ultieme afvinklijst voor ieder evenement. Vink de lijst af, noteer uw opmerkingen en u bent verzekerd van een prima fundament voor uw evenement.
Reset deze checklist, of begin helemaal op nieuw.
Liever op papier, klik dan hier om de checklist uit te printen.
Bij de voorbereiding op de uitvoering van het evenement komen logischerwijs alle zaken aan de orde die het evenement vormgeven. Hierbij hebben we het over elementen die zichtbaar zullen zijn aan de voorkant en elementen die ondersteunend zijn aan het evenement.
Wij helpen je stap voor stap bij de organisatie van een bedrijfsevenement. Lees hier uitgebreid het globale stappenplan en een eerste stappenplan voor de start van het organiseren van uw evenement.
Maak een bewuste keus: wat doe je zelf en wat wil je uitbesteden? Maar welk evenementenbureau past bij uw evenement? Meer informatie voor het maken van een goede afweging en een overzicht van bureaus
Zorg dat je een diverse groep samenstelt (leeftijd en geslacht) en zorg dat de verantwoordelijken worden aangewezen voor de overkoepelende taken
Er zijn 2 soorten doelgroepen te onderscheiden: intern en extern. Lees hier de uitgebreide omschrijving van de verschillende doelgroepen en stem de inhoud van je evenement af op je doelgroep.
Doelstellingen kunnen zijn: informeren over producten, diensten of veranderingen in het bedrijf. Motiveren, enthousiasmeren, aanzetten tot een kooptransactie? Lees hier uitgebreid over de verschillende doelstellingen binnen een evenement
Wat voor soort evenement ga je organiseren? Intern, extern, voor relaties, prospects, is het een beloningsreis, een beurs, congres?
Welke soorten zakelijke evenementen zijn er?
Lees hier uitgebreid over verschillende soorten evenementen.
Heel belangijk is dat je goed rekening houdt met de datum en tijdstip waarop het evenement plaatsvindt. Houd hierbij rekening met de locatie, factoren rondom de locatie en natuurlijk vooral rekening houden met de doelgroep. Hier een paar basistips voor de startfase van een evenement.
Bedenk dat een goed uitnodigingsbeleid veel weg heeft avn een secuur uitgevoerd directmailplan. Het plan kan opgesteld worden aan de hand van een chronologisch opgestelde tijdsindeling. Hier alvast enkele basistips voor de deelnemerregistratie van uw evenement.
Zonder harde gegevens is budgetteren een gok. Pas wanneer je heel concreet en tot in detail weet hoe een evenement eruit komt te zien heeft bugetteren zin. Lees meer: evenementen budget
Ieder mens is creatief. Het is de kunst om je eigen creativiteit te vinden, te voeden en te gebruiken en daar helpen wij je graag bij. 10 tips voor een creatief evenement
Een rode draad bedenken voor je evenement van uitnodiging tot en met de bedankbrief. lees hier uitgebreid de tips en tricks.
Kinderen op een evenement zijn bijzonder. Ook ouderen en mensen met een beperking, verdienen buitengewone aandacht.
Zorg ervoor dat dat je "de flow" bewaakt. Zorg voor een goede dosering van hoogtepunten, rust, pauze, entertainment etc. Tips en tricks die je kunt gebruiken bij het samenstellen van je programma.
In de voorbereidingsfase ontstaat de planning. Zorg dat je deze in een apart document opstelt en dat er duidelijke deadlines worden gesteld en bewaak deze deadlines
Een warme relatie bouw je niet zomaar op. Leer hoe je leveranciers selecteert, offertes beoordeelt en algemene voorwaarden goed interpreteert.
Zoek je een evenementenlocatie? inspiratie en aanbod vind je hier.
Maak met sprekers niet alleen financiele afspraken, maar ook afspraken over organisatorische en inhoudelijke aspecten. Nadat je alles hebt doorgenomen maak je een sprekersovereenkomst. Nog meer tips over sprekers op een evenement
Amusement kan een educatieve rol hebben, of louter voor de lol zijn. Wat betreft de educatieve rol: amusement kan de toehoorder helpen een boodschap beter te begrijpen of te doorvoelen en is natuurlijk veel leuker dan droge stof opgedist krijgen!
Eten en drinken spelen een zeer belangrijke rol binnen het evenement dus zorg er altijd voor dat dit aansluit bij de doelstelling en doelgroep
Hoe maak je de beleving van je gasten compleet? Precies! Door de juiste sfeer te creeren.
Verzeker met beleid. Dat voorkomt financiële rampen. De organisatie van congressen en evenementen brengt risico’s met zich mee. De kosten van calamiteiten kunnen aanzienlijk zijn. Zelfs zó groot dat de organisatie niet meer aan haar financiële verplichtingen kan voldoen. In bepaalde gevallen kunnen zelfs de organisatoren hoofdelijk aansprakelijk worden gesteld voor deze financiële tekorten. Lees meer.
Techniek wordt bij de meeste evenementen vaak onderschat. Terwijl slechte techniek je evenement kan breken.
Een handig houvast voor de uitvoering van een evenement is een draaiboek. In de praktijk hanteert iedereen zijn eigen versie, maar er zijn een aantal vuistregels voor het opstellen van een draaiboek
Heb je een locatie op het oog voor je evenement? Neem dan deze checklist mee zodat je niets over het hoofd ziet bij de locatie-inspectie
Wij hebben veel ervaring met het gebruik van tenten. Click op ''lees verder'' voor onze tips.
Inschatten hoeveel ruimte je nodig hebt bij een evenement? Gebruik dan onze vuistregel voor het minimaal benodigde aantal vierkante meters
Boek je de artiesten zelf, of schakel je er een artiestenbureau voor in? Waar moet je allemaal op letten bij het boeken van artiesten?
Heel belangrijk voor de opkomst is het op welke datum en dag van de week een evenement gepland wordt. Ook het tijdstip speelt een rol. Er is een aantal aandachtspunten die bij elke beslissing moet worden meegenomen.
Bedenk dat een goed uitnodigingsbeleid veel weg heeft van een secuur uitgevoerd directmailplan. Het plan kan opgezet worden aan de hand van een chronologisch opgestelde tijdsindeling. Als richtlijn kun je het volgende tijdsplan voor een willekeurig (nationaal) bedrijfsevenement hanteren.
Een uitnodiging maakt bij de lezer verschillende reacties los. Die reactie kun je beïnvloeden door in de uitnodiging een mix van rationele en emotionele argumenten te verwerken. Het is natuurlijk een voorwaarde om de potentiële gasten goed te kennen en hen met de juiste argumenten te bestoken. Maak daarom een goede inventarisatie van de doelgroep en let, in het kader van het uitnodigingsbeleid, vooral deze dingen.
Een voorbeeld van een vooraankondiging die duidelijk toon zette, was de uitnodiging voor een diner in een kasteel, georganiseerd voor alle leveranciers van de afdeling communicatie van een bedrijf. Op het menu stond wild, vandaar de titel: ‘Wild Communicatie Diner’ met als subtitel: ‘over coetjes, cluyfjes en communicatie gesproken’.
Een uitnodiging bevat een aantal essentiële ingrediënten. Inventariseer deze van tevoren en gebruik je lijstje bij het opstellen van de tekst. Controleer na afloop je eigen tekst nogmaals op de aanwezigheid van alle ingrediënten en laat iemand anders dat ook doen. Meer over de uitnodiging voor uw event.
Hoe vraagt je je gasten zich passend te kleden? Een subtiele nuance kan veel verschil maken. Spreek je over een kledingvoorschrift dan klinkt en is dat dwingend. Gebruik je het begrip kledingadvies dan staat dat veel vriendelijker en letterlijk voorkomend.
Hoe vergroot je met social media de impact van je live evenement?
Wat is de rol van evenementen binnen maatschappelijk verantwoord ondernemen?
Hoe presenteer je met succes een creatief plan aan je manager?
Om de boodschap pakkend over te brengen heb je, naast een goede inhoud, ook smaakmakers nodig zoals audiovisuele ondersteuning en live entertainment.
We adviseren je om de kleine lettertjes van de locatie-en horeca voorwaarden goed te lezen!
Of je gebruik moet maken van badges en zoja welk type is dan het meest geschikt voor jouw evenement?
Tijdens je evenement zal je altijd wel een rolletje plakband of een stuk touw nodig hebben. Een evenementenkist is daarom heel erg handig, in je evenementenkist bewaar je allemaal van dat soort spulletjes die bij ieder evenement wel van pas komen. Wat neem jij mee naar jouw evenement? Klik op "lees verder" en zie wat wij allemaal meenemen.
In Nederland wordt in veel gevallen gesteld dat de maximale publieksdichtheid op evenementlocaties moet worden gesteld op gemiddeld twee tot tweeënhalve personen per vierkante meter.
Draaiboek
Eenmaal op de locatie, op de dag van het evenement, zijn er een aantal standaardpunten die je moet controleren. Doe alsof je zelf gast bent en controleer vanaf binnenkomst, met de schriftelijke afspraken in de hand, de volgende zaken:
Een aantal bruikbare tips voor tijdens de opbouw van het evenement en op de dag zelf
De opbouw van een evenement kan ingewikkeld en zwaar zijn of in een handomdraai zijn gebeurd. Dat is vaak afhankelijk van de locatie waar je je evenement organiseert.
Worden je gasten ontvangen door eigen mensen, vriendelijke hostessen of juist volledig geautomatiseerd? Wat pat het beste bij jouw evenement?
Op de dag van het evenement, probeer je om alle medewerkers tegelijkertijd te spreken. Zodat je kunt vertellen wie ontvangen wordt, waarom en wat de bedoeling is. Enige tactiek en charme is hier vereist.
Artiesten rijden vaak voor dag en dauw, door weer en wind voor verschillende optredens het hee land door. Wij horen vaak van artiesten dat ze zich moeten omkleden tussen de colakratten in een koude kelder. Dat is natuurlijk niet de beste voorbereiding voor een waanzinnig optreden!
Probeer zo goed mogelijk rekening te houden met gasten die niet op komen dagen
Wie bepaalt wanneer het evenement start? Jij! En wanneer en hoe?
Bij de bepaling van soorten en mogelijkheden van catering speelt de hoeveelhied een rol. Wij geven enkele gemiddelden.
Omdat veel mensen met hun mobiele telefoon in de zaal zitten, heb je al fotografen in huis. Geef deze mensen een plek om hun foto's en enthousiasme te delen!
Niet vergeten mensen te vragen voor de afbouw. Voor je het weet moet je zelf sjouwen om alles weg te krijgen!
Als je fooien geeft, doe dat dan op de dag van het evenement aan de mensen die dan werken. Als je fooi geeft via de rekening, verdwijnt jouw ''compliment'' in de grote pot.
Ondanks het feit dat veel mensen angst hebben om de media te benaderen en altijd denken het zal toch niet lukken, is het zeker de moeite waard om eens stil te staan bij de mogelijkheden. Heb je zelf geen ervaring in huis dan kun je ook je reclame/PR-bureau inschakelen of een bureau dat gespecialiseerd is in het aandacht trekken bij de media. In deze checklist hebben we de pers ingedeeld ''tijdens het evenement''. Je kunt de pers natuurlijk net zo goed inzetten voorafgaande en na afloop van je evenement. Denk overigens niet alleen aan traditionele journalisten, maar ook aan bloggers en twitterredacties.
Een bedankbrief stuur je zo kort mogelijk na een evenement. Immers, hoe actueler hoe waardevoller.
Het evenement is afgelopen en jij gaat facturen betalen...of niet.
Bij rendement maken we onderscheid tussen meetbaar en niet-meetbaar rendement. In een evaluatieverslag horen beide onderdelen benoemd te worden.
Onder niet-meetbare resultaten versta je zaken zoals bijvoorbeeld:
Voor de organisator zijn twee fiscale zaken belangrijk bij de organisatie van evenementen: fiscale aftrekbaarheid en BTW.
Je hebt er alles aan gedaan om je gasten naar het evenement te trekken, dat inmiddels voorbij is. Zelf heb je een mening gevormd over het verloop ervan en de mate van succes bij de gasten. Mag je hen dan hoogstpersoonlijk vragen wat ze ervan vonden? Ook achteraf kun je nog met je doelgroep communiceren.
Ondanks het feit dat veel mensen angst hebben om de media te benaderen en altijd denken het zal toch niet lukken, is het zeker de moeite waard om eens stil te staan bij de mogelijkheden. Heb je zelf geen ervaring in huis dan kun je ook je reclame/PR-bureau inschakelen of een bureau dat gespecialiseerd is in het aandacht trekken bij de media. In deze checklist hebben we pers achteraf geplaatst, maar dat kan natuurlijk net zo goed vooraf en tijdens het evenement. Denk niet alleen aan traditionele journalisten en redacties, maar ook aan bloggers en twitterredacties!
Om gebruik te kunnen maken van de checklist vragen wij u in te loggen. Dit zodat u de ingevoerde gegevens op een later moment kunt bewerken en uw werk kunt delen met collega's.
Met vriendelijke groet,
Team EvenementOrganiseren.nl
Om gebruik te maken van de checklist vragen we je hieronder je naam en e-mail adres is te vullen.
Heb je al eerder een checklist ingevuld, geen probleem, vul je gegevens nogmaals in, dan kan je de checklist aanmaken en ontvang je een nieuwe link.
Bedankt voor uw inschrijving. Er is een bevestiging naar u onderweg, zodat uw e-mail gevalideerd kan worden. Als u op de link in de e-mail klikt, ontvangt u binnenkort onze nieuwsbrief.
Vul hieronder uw email adres en wachtwoord in om in te loggen.
Nog geen wachtwoord of wachtwoord vergeten, vraag hier een nieuw wachtwoord aan.