Op deze pagina vind je dé checklist voor de organisatie van jouw volgende evenement. Het biedt alles waar je aan moet denken bij het opstarten van jouw evenement en helpt je bij de vormgeving van jouw plannen. Het biedt kennis en inspiratie door middel van achterliggende artikelen en links naar aansluitend aanbod.
1. Checklist In deze fase gebruik je de checklist op deze pagina om alle mogelijkheden op een rij te zetten. Je leest achtergrondinformatie waar nodig en je oriënteert je op locaties en benodigde leveranciers. Alles wat je tegenkomt verzamel je in het projectdocument.
2. Projectdocument Maak het plannen van een evenement gemakkelijker en gebruik deze template om al je informatie op één plek te houden. Houd taken bij, vergelijk leveranciers, houd je budget in de gaten en plan het evenement. leder tabblad is geordend op categorie. Je kunt ze in elke gewenste volgorde invullen. Voel je vrij om informatie aan elk tabblad toe te voegen of om informatie te verwijderen of aan je specifieke behoeften aan te passen. Werk samen met bijvoorbeeld collega’s door dit blad met hen te delen. Vanuit dit projectboek ga je starten met het vullen van het draaiboek.
3.Draaiboek Het draaiboek bestaat uit verschillende onderdelen: Overzicht contactgegevens toeleveranciers, overzicht benodigdheden en bijzonderheden per leverancier, overzicht aanwezige crew per leverancier, plattegronden, opbouw en afbouw etc. Uit het draaiboek gebruik je op de dag zelf ook het tijdschema.
4.Tijdschema In het tijdschema zet je op een beknopte manier de doorloop van het evenement uiteen. Je gebruikt dit overzicht makkelijk op de dag zelf. Je gebruikt het bijvoorbeeld ook makkelijk voor een briefing van jouw leveranciers.
Bij de voorbereiding op de uitvoering van het evenement komen logischerwijs alle zaken aan de orde die het evenement vormgeven. Hierbij hebben we het over elementen die zichtbaar zullen zijn aan de voorkant en elementen die ondersteunend zijn aan het evenement.
Globaal stappenplan voor de start van het organiseren van uw evenement.
Zelf organiseren of een evenementenbureau inschakelen?
Stel een gevarieerd organisatieteam samen met de juiste kwaliteiten en verdeel de taken.
Beschrijf voor wie, voor welke doelgroep het evenement is bedoeld.
Een goed evenement kan niet zonder heldere doelstelling.
Welk soort evenement ga jij organiseren?
Waar hou je rekening mee met het bepalen van de datum van jouw evenement?
Basistips voor de deelnemerregistratie van uw evenement.
Budgetteren is voor elk evenement een must. Maar makkelijk is het niet.
Een succesvol en impactvol evenement kan niet zonder creativiteit.
Het event concept is het idee voor jouw evenement om tot maximale impact te komen.
Hou rekening met bijzondere doelgroepen op je evenement.
Zorg voor goede opbouw, flow en doelgerichtheid in het event programma.
In de voorbereidingsfase ontstaat een eerste planning met deadlines.
Hoe werk je samen met de toeleveranciers van jouw event?
Vele tientallen evenementenlocaties? Of 60 eventlocatie tips?
De juiste sprekers geven een evenement meer glans.
Amusement kan je event maken en breken. Het juiste amusement zorgt voor meer impact.
Eten en drinken spelen een zeer belangrijke rol binnen het evenement.
Hoe maak je de beleving compleet? Precies! Door de juiste sfeer te creeren.
Verzeker met beleid. Dat voorkomt financiële rampen.
Onderschat nooit en te nimmer de rol van techniek op je evenement.
Een draaiboek is een handig en onmisbaar houvast voor elk evenement.
Zorg voor een goede checklist als je de locatie inspecteert.
Een tent kan een uitstekende oplossing zijn voor vele evenementen.
Hoeveel vierkante meters heeft jouw evenement nodig?
Boek je de artiesten zelf, of schakel je er een artiestenbureau voor in?
Een uitnodigingsbeleid heeft veel weg heeft van een directmailplan.
Denk goed na over de doelgroep voor je de uitnodiging verstuurt.
Een vooraankondiging geldt als een 'Save the date'.
De uitnodiging voor jouw event is bijna letterlijk een visitekaartje.
Hoe vraag je je gasten zich passend te kleden? Geef een kledingadvies.
Hoe vergroot je met social media de impact van je live evenement?
Wat is de rol van evenementen binnen maatschappelijk verantwoord ondernemen?
Hoe presenteer je met succes een creatief plan aan je manager?
Wat is de rol van audiovisuele ondersteuning en live entertainment?
Neem goed kennis van de kleine lettertjes van de locatie-en horecavoorwaarden.
Maak je gebruik van badges? Zo ja, zorg dan voor de correcte gegevens.
Stukje plakband of een touw nodig? Een evenementen kist is altijd handig.
Wie zit naast wie. Besteed hier aandacht aan. Het kan je evenement maken en breken.
Voor iedereen is helder wat er van hem of haar verwacht wordt tijdens het evenement.
Check tenminste een aantal standaardpunten op de locatie op de dag zelf.
Wat is jouw rol tijdens het evenement en wat zijn je taken?
De opbouw van een evenement kan ingewikkeld en zwaar zijn. Wees voorbereid.
Ontvangst: persoonlijk of geautomatiseerd? Wat past het beste bij jouw evenement?
Probeer om alle medewerkers tegelijkertijd te spreken op de dag van het evenement.
Artiesten performen beter als de voorbereiding op het optreden soepel verloopt.
Probeer zo goed mogelijk rekening te houden met gasten die niet op komen dagen.
Wie bepaalt wanneer het evenement start? Jij! En wanneer en hoe?
Bij het bepalen van de soort catering speelt de hoeveelhied drank een rol.
Laat je evemenent op een professionele wijze registreren door een fotograaf.
Niet vergeten mensen te vragen voor de afbouw. Dat voorkomt dat je zelf moet sjouwen.
Als je fooien geeft, doe dat dan op de dag zelf aan de mensen die dan werken.
Betrek de media bij je evenement. Mediawaarde is vaak goud.
Een bedanje stuur je zo kort mogelijk na het evenement. Hoe actueler hoe waardevoller.
Het evenement is afgelopen. Zorg voor een helder overzicht van inkomsten en uitgaven.
Leerzaam om inzicht te krijgen in het rendement van je evenement.
Niet alles is meetbaar, maar probeer deze zaken wel te benoemen.
Twee fiscale zaken zijn belangrijk bij de organisatie: aftrekbaarheid en BTW.
Wat vonden je gasten ervan? Ook achteraf kun je nog met je doelgroep communiceren.
Media zijn van grote waarde. Denk behalve aan traditionele media ook aan social media.
Om gebruik te kunnen maken van de checklist vragen wij u in te loggen. Dit zodat u de ingevoerde gegevens op een later moment kunt bewerken en uw werk kunt delen met collega's.
Met vriendelijke groet,
Team EvenementOrganiseren.nl
Om gebruik te maken van de checklist vragen we je hieronder je naam en e-mail adres is te vullen.
Heb je al eerder een checklist ingevuld, geen probleem, vul je gegevens nogmaals in, dan kan je de checklist aanmaken en ontvang je een nieuwe link.
Bedankt voor uw inschrijving. Er is een bevestiging naar u onderweg, zodat uw e-mail gevalideerd kan worden. Als u op de link in de e-mail klikt, ontvangt u binnenkort onze nieuwsbrief.
Vul hieronder uw email adres en wachtwoord in om in te loggen.
Nog geen wachtwoord of wachtwoord vergeten, vraag hier een nieuw wachtwoord aan.
Wil je ook elke week een update ontvangen vul hieronder dan je naam en e-mail adres in.