EvenementOrganiseren.nl

10 stappen voor een creatief evenement

Creativiteit is misschien wel het belangrijkste ingrediënt voor een impactvol en effectief evenement. Dus gaat u een zakelijk evenement organiseren, verzamel dan intern en/of extern creativiteit om u heen. Samen heeft u een mooie uitdaging: uw doelstelling vertalen naar een concept vol creativiteit waardoor het voor uw gast een onvergetelijke beleving.

EvenementOrganiseren.nl heeft voor iedere organisator van een evenement een 10 stappenplan om de basis te leggen voor een creatief evenement. Essentieel voor het stappenplan: zorg eerst dat uw doelstelling helder is, dat is namelijk de kapstok waar u alle creativiteit aan op moet hangen. De 10 stappen:

STAP 1: stel een denktank samen

  • Verzamel capabele en enthousiaste mensen.
  • Breng de doelstelling en doelgroep in kaart zodat er een gemeenschappelijk uitgangspunt tijdens de brainstorm is.
  • Eventueel kun je doelstelling en doelgroep opschrijven en uitdelen.
     
  • Zorg voor diverstiteit in de denktank, niet alleen qua functies, maar zeker ook qua leeftijd, sekse, etc

STAP 2: spreek af dat alles mag

  • Voor je gaat brainstormen met elkaar, spreek je af dat er in het wilde weg ideeën op tafel mogen komen. Zonder schaamte, maar met veel enthousiasme.
  • Zorg wel voor een helder beeld hoe u gaat brainstormen/associeren en van waaruit. Vrij associeren betekent niet om tafel gaan en verwachten dat er iets bruikbaars uitkomt. Ook al is het vrij, u moet er wel goed over nadenken hoe dit aan te vliegen.
  • Leg vervolgens het principe van vrije associatie uit.
     
  • Wijs een notulist aan, want vooral de uitkomsten van vrije associatie zijn vaak de basis voor uw creatieve concept.

STAP 3: brainstormen
Door associatief na te denken, sta je zichzelf toe om ongebruikelijke gedachtesprongen te maken. Wie weet levert dat een verrassende visie of invalshoek op het onderwerp op.

  • De haalbaarheid is in dit stadium niet relevant.
  • Denk niet te veel aan geld. Een leuk idee kan vaak op een dure en goedkope manier worden uitgevoerd.
Een voorbeeld van een brainstormsessie
Een Nederlandse fabrikant van personenliften heeft de nieuwbouw van een aantal fabriekshallen voltooid. Ter gelegenheid hiervan vindt een officiële opening plaats voor circa 150 relaties/afnemers en de top van het hoofdkantoor.

De fabriek bestaat uit 3 hallen:
- 2 hallen zijn in gebruik voor de vervaardiging van de onderdelen en de assemblage van de onderdelen tot een eindproduct.
- Hal 3 (300 m2) is leeg en kaal en kan benut worden voor de feestelijkheden.

De gasten (merendeel mannen, zonder partner) zijn mensen die luxe gewend zijn, ze raken er niet meer van onder de indruk. Er moet dus iets afwijkends worden geboden.
Budget speelt (in reële mate) geen rol, mits de directie overtuigd is van de originaliteit en het effect.

De opdracht: verzin in een brainstormsessie het thema of de rode draad voor de openingsfestiviteiten met daarin aandacht voor:
- de wijze waarop de gasten worden uitgenodigd en bedankt;
- de ludieke openingshandeling;
- een opvallende persoonlijkheid, die de opening verricht;
- de inrichting van de kale fabriekshal.

Uitwerking van de opdracht
Associaties bij ‘lift’ zijn bijvoorbeeld:
omhoog/omlaag;
beweging;
geen trappen;
hoge gebouwen;
niet hoeven tillen;
liften = optillen (powerliften/facelift);
liften = meerijden met een ander;
allerlei soorten (historische) liften (in gebouwen, op bergen, voor personen of goederen);
liftboys in pak;
bijzondere liften (in de Euromast/de Eiffeltoren/Empire State Building, NYC, etc.);
de film ‘De Lift’ met Huub Stapel;
het boek en de film ‘De A van Abeltje’;
de letters en cijfers voor de aanduiding van verdiepingen;
spreekwoorden/gezegden als: in de lift zitten.


STAP 4: idee uitwerken 
Werk de meest aantrekkelijke mogelijkheid (in termen van programma, geld en effect op doelgroep en doelstelling) uit en zet de rode draad uit (maar gooi de andere opties niet weg, misschien komen ze nog van pas).
Wil je toetsen of de plannen binnen de organisatie kans van slagen hebben, dan kun je een eerste opzet doorspreken met de uiteindelijke beslissers.

Een rode draad van het openingsevenement van de liftenfabriek zou kunnen zijn:

  • Een uitnodiging met daarop de afbeelding van Abeltje, een piccolo die de hoofdpersoon is in een boek en film van Annie M.G. Schmidt, en een citaat uit dit boek.
  • De fabriekshal is ingericht met verschillende niveaus. De niveaus zijn te bereiken met diverse soorten liften en trappen: een pater noster, een cakewalk, een trap met meer dan normale hoge treden en natuurlijk een luxe lift van de fabrikant zelf.
  • Tijdens de openingsbijeenkomst in de grote, pikdonkere fabriekshal, drukt de directeur met behulp van een laserstraal op het liftknopje en de lift (ook van laserlicht) gaat omhoog.
  • De lift stopt voor een podium waarop Abeltje staat. Die stapt in. Voor de toeschouwers in het niets. De laserlicht-lift gaat naar beneden.
  • In werkelijkheid glijdt Abeltje door een koker en stapt weer uit op het moment dat de liftdeuren op de begane grond weer open gaan.
  • Bediening op het feest geschiedt door Abeltjes.
  • Als aandenken krijgen de gasten een piccolo champagne mee. Uiteraard wel met een kaartje, want niet iedereen kent de term piccolo voor het kleinste flesje champagne.

STAP 5leveranciers zoeken en telefonisch polsen
De plannen in je hoofd moeten nu vorm krijgen en verder uitgewerkt worden. Als je niet precies weet waar je naar op zoek bent, laat je dan uitvoerig informeren in een belronde met verschillende bedrijven. Laat leveranciers voldoende aan het woord, brainstorm zo nodig met hen en probeer zoveel mogelijk ideeën te verzamelen.

Hebben de plannen al vorm gekregen, laat professionals dan feedback geven. Verwerp zo nodig je plannen en begin opnieuw. Merk je dat je bij een bepaalde leverancier niet aan het goede adres bent, probeer dan door te vragen en met nieuwe mensen in contact te komen.

Deze fase is de meest avontuurlijke. Soms kom je in werelden terecht waarover je weinig of niets wist. Dat geeft een kick om verder te gaan.

STAP 6: briefing maken en offertes aanvragen
Met de ingewonnen informatie kun je nu een briefing maken voor leveranciers en offertes aanvragen, schriftelijk of in een persoonlijk gesprek.
Laat budgetgegevens meespelen. Nogmaals: creativiteit hoeft niet per se geld te kosten. Smaakvol programmeren met originele onderdelen kan ook met een klein budget.

Er dient een goede begroting gemaakt te worden. Heb je wilde plannen en weet je niet op welke manier die te realiseren? Dan is het goed vooraf informatie te vragen over gangbare prijzen. Prijzen kunnen een uiteindelijke beslissing natuurlijk drastisch beïnvloeden.

STAP 7: offertes toetsen op creativiteit, haalbaarheid en financiën.

STAP 8: definitieve keuze maken uit toeleveranciers
Let er goed op dat bij nieuwe producties, waar stelposten genoemd staan, er een plafond wordt aangegeven tot waar de kosten mogen uitlopen. Anders word je ongewild misschien voor het blok gezet en kun je in het belang van de voortgang niet anders zeggen dan: vooruit dan maar. Zorg dat u effectief samenwerkt met de toeleveranciers.

  • Presenteer je plannen op sprankelende wijze aan belanghebbenden. Zo laat je hen delen in je enthousiasme.

STAP 9: uitnodiging maken
Een uitnodiging moet de gasten een idee geven van het evenement waarvoor ze worden uitgenodigd. Je kunt nog zo’n creatief plan maken en uitvoeren, maar als de creativiteit niet doorschemert in de uitnodiging, streef je een deel van je doel voorbij: je prikkelt een aantal mensen niet extra om te komen.

STAP 10: evenement organiseren en uitvoeren
Wanneer het evenement in volle gang is, vergeet dan niet de reacties van de gasten te peilen. Na afloop evalueer je deze reacties met de brainstormgroep van het eerste uur. Zo krijgen alle inspanningen een waardeoordeel en kun je ervaringen (zowel negatieve als positieve) bewaard voor een volgende gelegenheid.