Jouw evenement komt eraan, het is tijd om de uitnodiging en het promotiemateriaal te gaan opmaken. Ga voor jezelf na op wat voor een uitnodiging jij reageert, qua vormgeving en schrijfstijl, maar ook de 'drager'. Welke uitnodigingen vallen voor jou op en wat zorgt ervoor dat je doorklikt en nog belangrijker: dat je daadwerkelijk gaat aanmelden? Zo gaat dit ook bij jouw potentiële bezoekers, ze openen de mail niet zonder een pakkend onderwerp. En als ze de mail niet openen, dan komen ze nooit naar het evenement. En doe je het wel via mail?

Uitnodiging event:

Voorbeeld uitnodiging per mail

Het allerbelangrijkste voor een succesvolle event uitnodiging per mail is volgens de redactie van Evenement Organiseren samen te vatten in 5 punten:

Persoonlijk

Wie een mail vandaag de dag niet meer persoonlijk maakt, slaat de plank mis. Lees jij die mails nog? Het moet op persoon. En nog los van het feit dat je natuurlijk volledig op maat gemaakte mails kunt opstellen, is het personaliseren van een mailing totaal niet ingewikkeld. Je kunt het zelf via Xcel, Word en Outlook:

Het onderwerp

De wereld bestaat uit clickbaits, koppen in chocolade letters en opvallen. En ook jouw potentiele eventbezoeker is gewoon een mens, dus durf met de kop, het onderwerp van jouw mail op te vallen. Alleen de naam van het event met het woord uitnodiging, is niet altijd meer afdoende. Combineer het ook met het volgende punt: 

Toegevoegde waarde

De tijden zijn veranderd, dus waar je eerder nog wel eens weg kwam met een mooie plaatje, een mooi opgemaakte mailing en scoren maar, maken we nu veel striktere afwegingen. Agenda's zitten vol en er zijn honderden events per jaar. De uitnodiging van jouw evenement moet dan ook direct to the point zijn: geef meteen de toegevoegde waarde van een eventueel bezoek aan. Dit verhoogt de inschrijvingskans enorm.

Timing

Eerder schreven we al over de timing van een uitnodigingsmail. Daar zijn feiten en statistieken over, waar je echt jouw voordeel mee kunt doen, ook al lijken de verschil soms klein, timing is echt van groot belang.

Lees meer: Wanneer verstuur je de uitnodigingen voor jouw evenement?

 

Betrouwbare afzender

Nog een valkuil die steeds vaker voor lage clickratio zorgt: de afzender. Er zijn veel mailingprogramma's waar je eenvoudig goede en effectieve mailingen kunt maken, vormgeven en versturen, maar vergeet dan niet jouw afzender-adres slim in te zetten. Nooit vanuit het mailingsprogramma @goedkopemailingen.nl is echt doordelijk. Maar als afzender info@ straalt ook niet echt persoonlijkheid en betrouwbaarheid uit.

Uitnoding event: do's en don'ts

Dan is er nog de inhoud en het ontwerp. Doe je moeite om een ontwerp op te laten maken of ga je voor een eenvoudige en directe mail? Laten we de do’s voor een emailuitnodiging eens op een rij zetten.

Do’s; Doe dit met je volgende uitnodigingsmail:

• Volg de 'clicks' en scheid uw e-maillijst op basis van diegenen die uw e-mail hebben geopend en degenen die dat niet hebben gedaan, om ze zo in de verschillende fases van het uitnodigingstraject op de juiste manier aan te spreken.
• Geef de lezer een aantal voordelen waarom ze zouden moeten komen, houd de tekst wel kort. Marketeers noemen dit een waardevoorstel.
• Personaliseer e-mails voor evenementen. Ze mogen niet op flyers lijken die je naar de halve wereld stuurt. Als ze dat doen, zullen mensen zich niet verplicht voelen om te reageren omdat het een massale uitnodiging lijkt.
• Overweeg een andere e-mailuitnodiging (of op zijn minst met een andere onderwerpregel) te sturen naar mensen die je evenement al eens eerder hebben bijgewoond.
• Maak ze mooi. Mooi is smaakgevoelig, maar zorg dat de uitnodiging en de opmaak past bij uw event, het thema van het event of uw eigen huisstijl. Gebruik een sjabloon, ontwerper of HTML-expert om een ontwerp te maken dat de toon zet voor uw evenement
• Stuur de e-mail opnieuw naar degenen die deze niet hebben geopend. Probeer de mail te verzenden op een tijdstip waarop de meeste mensen niet heel druk zijn en wanneer ze al veel andere mail ontvangen. Lees onderaan dit bericht meer over de beste tijdstippen van verzending. 

• Stuur herinneringen per e-mailgebeurtenis naar diegenen die een paar dagen ervoor een reactie hebben ontvangen om opwinding te creëren en ervoor te zorgen dat ze het event niet vergeten.
• Als u wilt dat de informatie verspreid wordt via internet,  zorg dan dat de mail hyperlinks bevat om snel te schakelen met social media om het event de delen. 
• Tip: denk ook eens aan een registratietool: een tool biedt de mogelijkheid om eenvoudig een evenementenwebsite aan te maken, waarbij u de bezoekers vanuit de tool kan uitnodigingen. U heeft dan direct overzichtelijk wat het openingspercentage is, en u kunt direct betrokkenheid creeren via de tool.  

 

Uitnodiging evenement:

Voor- en nadelen en tips

Behalve de mail is er nog wel een aantal mogelijkheden en alternatieven voor een goede uitnodiging. EvenementOrganiseren.nl zet de voor- en nadelen onder elkaar en biedt tips:

Event uitnodiging per mail

• Voordeel: meetbaar, direct te klikken en ongekende ruimte/mogelijkheden
• Nadeel: we zitten in een fase van mail-moeheid
• Tip: een mail nabellen is vaak heel effectief

 

Event uitnodiging per post

• Voordeel: je kunt enorm opvallen door iets persoonlijks en bijzonders op de post te doen
• Nadeel: geen directe link met de online uitnodigingssite
• Tip: gebruik bijvoorbeeld een QR code om die link wel te leggen

 

Uitnodiging per whatsapp

• Voordeel: enorme attentiewaarde door te communiceren tot in de broekzak
• Nadeel: past het wel bij het zakeljke evenement, of is het te persoonlijk en privacy negerend?
• Tip: Nodig mensen uit middels een video per whatsapp

Lees ook

• Uitnodigingstraject voor uw evenement? Zo plant u dat
• Naar wie mag u de uitnodiging voor uw evenement precies versturen?
• Stappenplan evenement organiseren: tips voor de uitnodiging

 

Voorbeelden van event uitnodigingen en event flyers 

 

U ziet bij deze verschillende ideeën hoe belangrijk kleur is, hoe kleur invloed heeft op stemming en perceptie. Of je nou een uitnodiging via de email wil verzenden of een gedrukte flyer via de post, deze ideeën helpen jou een flyer te maken die potentiële bezoekers aanspoort om door te klikken of om meer informatie over jouw evenement te willen vergaren. 

1. Gebruik opvallende kleuren om de aandacht te trekken




2. Relatief veel tekst kan prima op een uitnodiging of flyer, als de lettertypen maar afwisselend zijn. Daarnaast moet het ook helder zijn waar het evenement over gaat.  

3. Tegenovergestelde kleuren geven een knallend effect voor elke poster



4. Gebruik een lettertype dat een beroep doet op jouw doelgroep, in onderstaand geval een jonge doelgroep



5. Maak het doel van het evenement het meest belangrijk op de flyer.



6. Trek de aandacht met de woorden GRATIS/ FREE 



7.  Gebruik een ontwerp met een collage om meerdere facetten van het evenement te tonen

8. Probeer 'overlays' om diepte en interesse te creëren




9. Wees in het ontwerp van jouw uitnodiging trouw aan jouw merk, onderstaand voorbeeld is een stijlvolle waaier met de uitnodiging voor een fashion show van Dior.

10. Gebruik creatieve lettertypen die de naam van het evenement weerspiegelen om de branding te versterken

11. Breng de branche-experts en -sprekers onder de aandacht door middel van een korte introductie

12. Breng jouw evenement met cijfers in beeld. Een infographic verleidt het publiek om langer naar de flyer te kijken. 

 

13. In het ontwerp kunt u een specifieke doelgroep aanspreken met een retro-vriendelijk ontwerp. 

 

14. Trek de aandacht van de potentiële bezoeker met een Save the date.

15. Gebruik verschillende lagen, vormen en een waterverf-look. 

 

16. Onthul via de flyer alvast het thema van het evenement, zodat potentiële deelnemers weten wat ze kunnen verwachten.
 

17. Gebruik een count-down actie, dit zorgt voor een Fear Of Missing Out gevoel aangezien er nog maar een beperkte kans om kaarten te kopen is.
 

18. Markeer de stad waar het evenement plaats gaat vinden. Dit zorgt voor een vorm van herkenning en doordat de rest van het ontwerp helder en 'clean' is trekt het de aandacht.
 

19. De grote "X" die het teken vormt trekt de aandacht. Toch wil iedereen dit ontwerp van wat dichterbij bekijken omdat er meer te zien is.  

20. Gebruik niet-traditionele afbeeldingen om de aandacht te trekken

 

21. Gebruik een bepaalde vorm herhaaldelijk om de kijkrichting naar alle hoeken van de flyer te laten gaan. 

 

 

22. Breng het thema op een gedurfde manier onder de aandacht om interesse te wekken

 

23. Wees opgewekt in de boodschap om sneller interesse te creeëren.
Dit kan met eenvoudige vormgeving waarbij duidelijk in een organogram staat weergegeven  wat de bezoeker kan verwachten.
 

24. Verplicht de potentiële bezoeker om de uitnodiging uit te pakken. De handeling zorgt ervoor dat hij/zij goede associaties krijgt met jouw evenement. De kans is groot dat er gelezen wordt wat er in de uitnodiging staat ook al wordt deze in bulk verstuurd. 

 

25. Een klassiek ontwerp zorgt voor vertrouwen.  

26. Gebruik een heldere kleur achter het ontwerp om de tekst naar voren te laten komen

 

27. Versterk de slogan of het thema met een gekleurd vlak achter de tekst. Doordat er moeite gedaan moet worden om de tekst te lezen trekt je extra aandacht. 

 

 

28. Wees specifiek op de uitnodiging over urgente zaken. In onderstaand voorbeeld staat: while supplies last, zolang de voorraad strekt. Men krijgt zo het gevoel dat ze er snel bij moeten zijn. 

 

29. In onderstaande afbeelding is een 'ombre- effect' gebruikt. Bij zo een effect trek je automatisch de aandacht van de lezer van boven naar beneden. 

 

30. Rood is opvallende kleur. Rood is een warme kleur die aandacht trekt. Rood is de kleur van leven, vitaliteit, energie, kracht en passie. 

 

 

31.  Verbinnd kleinere afbeeldingen aan elkaar, zodat men langer blijft kijken.  

32. Verwerk het  thema in een element van het ontwerp. Het idee communiceer je op deze wijze en het ziet er ook nog eens gaaf uit. 

33. Laat mensen zien hoe ze van je evenement kunnen genieten met een visual

 

34. Doe een beroep op een specifieke doelgroep om de juiste massa te krijgen bij uw evenement. 

 

35. Laat het meer persoonlijk lijken door de woorden "You're Invited" te gebruiken en potentiële deelnemers het idee te geven dat ze direct en persoonlijk worden uitgenodigd.

 

36. Gebruik leuke thema's om aanwezigen enthousiast te maken over het evenement

 

37.  Een object midden in de flyer geplaatst zorgt dat de aandacht daar naar toe getrokken wordt. 

 

38. Heldere kleuren werken altijd goed, het trekt de aandacht en het zorgt voor een positieve vibe.

 

39. Gebruik een Infographic-stijl om statistieken over uw bedrijf over te brengen. De meeste mensen vinden het interessant om in cijfers of plaatjes te zien waar het over gaat. 


 

40. Photoshop-afbeeldingen voor een vormgeving die moeilijk na te maken is. Een ontwerp dat je niet elders terug zal zien. Dit unieke karakter zorgt ervoor dat het bij de kijker blijft hangen. 

 

41. Laat de tekst verschilldende kanten op lopen, horizontaal en verticaal. Zo zorg je voor het opwekken van de interesse van de lezer.

 

42. Geef uw bedrijfsflyer een speciale envelop voor een groter effect. 

 

43. Combineer twee elementen van je evenement in één levendige afbeelding om de advertentie/flyer opmerkelijk en onvergetelijk te maken

 

44. Personaliseer de flyer/uitnodiging om te zorgen dat uw bericht echt gelezen wordt 

 

45. Probeer ook eens retro-ontwerp. Deze tijdloze stijl spreekt een grote doelgroep aan.

46. Gebruik nostalgie om prettige herinneringen op te roepen bij jouw doelgroep. Ze associëren de positieve emoties waarschijnlijk met uw evenement-flyer.


 

47. Laat met een afbeelding zien wat er van het evenement verwacht kan worden. 

 

48. Geef de potentiële bezoeker een reden om aanwezig te zijn door een lijst te maken van bekende bekende genodigden

 

49. Gebruik verschillende texturen voor meer aandacht. Wissel ook grote en kleine elementen met elkaar af. 

 

50. Wanneer de afbeelding interessant is, zullen mensen naar meer informatie op de flyer gaan zoeken.

 

51. Toon mensen uit alle levensfasen.

52. Creëer een uitnodiging/flyer waarop veel ontdekt kan worden. Met zo een uitnodiging is men niet snel uitgekeken.

53. Gebruik een echte foto om meer aandacht te krijgen voor uw folder


 

54. Gebruik minimalisme om nieuwsgierigheid te stimuleren



55. Verberg iets in uw evenement-folder, zodat kijkers de flyer een tweede blik geven


 

56. Gebruik pictogrammen om dingen duidelijk te maken. Deze nemen minder ruimte in waardoor er meer ruimte overblijft voor een grote afbeelding bijvoorbeeld. Zoals bij onderstaande flyer


 

57. Gebruik heldere kleuren tegen een donkere achtergrond om je woorden duidelijker naar voren te laten komen

 

_____________________________________________________________________________________________________

Event Flyer Design: 100 inspiring ideas first appeared on EventMB

EventBranche.nl, partner van EvenementOrganiseren.nl, is trots onderdeel van het EventMB-netwerk.