EvenementOrganiseren.nl

Stappenplan evenement organiseren: tips voor de uitnodiging

EvenementOrganiseren.nl behandelt in haar Checklist stap voor stap alle onderdelen voor het organiseren van een evenement, beurs, congres of welke andere live bijeenkomst dan ook. De uitnodiging en de tekst, de manier van aanspreken, het onderscheiden is daarbij van groot belang. Hoe krijgt u uw gasten naar het evenement?

Welk evenement u ook organiseert, in het stappenplan voor het organiseren van een evenement, beurs, congres, incentive, etc komt u altijd langs de stap 'Uitnodiging'. Er zijn inmiddels veel technologische mogelijkheden om het uitnodigingstraject te perfectioneren. Maar iedere uitnodiging begint toch echt met dat wat u wilt communiceren. De tekst (of video) die uw doelgroep overhaalt om te komen. Hierbij de tips om tot de meest effectieve uitnodiging te komen:

 
  • Hoeveel andere concurrerende uitnodigingen krijgt de geadresseerde?

Ken je concurrenten, ook in deze materie en zorg ervoor dat je eventueel materiaal van concurrerende initiatieven onder ogen krijgt.

  • Durf te onderscheiden. Een kleine extra investering kan net die persoonlijke touch geven, waardoor een potentiele bezoeker overstag gaat.
     
  • Wat zou het belangrijkste argument voor de genodigde zijn om ‘ja’ te zeggen op de uitnodiging?

Ken je de ‘drive’ van de genodigde, dan kun je die benadrukken. Voorbeeld: schat je in dat de komst van een topspreker of artiest de genodigden zal doen besluiten om te komen, benadruk dit feit dan extra. Of misschien is het feit dat de genodigden elkaar na lange tijd weer eens zullen ontmoeten een belangrijke drijfveer om te komen.

  • Betrek uw potentiele gasten bij het programma, vraag wat ze willen. Laat zien wie er komen. Gebruik de sprekers die uw doelgroep gekozen heeft als ambassadeurs, etc etc.
     
  • Wat je ook inschat, probeer het evenement zo voordelig mogelijk over te laten komen. Daarbij loert het gevaar van overschatting. Blijf altijd met twee benen op de grond staan en verkoop geen kuit voor kaviaar.

     
  • Door welk opvallend uiterlijk wordt de genodigde positief geprikkeld en nieuwsgierig gemaakt?

Als je je voorneemt om met de bewuste uitnodiging boven op de stapel post bij de geadresseerde te belanden, ben je al een eind op weg. Je realiseert je dan dat de lay-out en de tekst samen het uiterlijk van de uitnodiging bepalen en in harmonie en verhouding met de inhoudelijke boodschap dienen te zijn.

  • Opvallen en onderscheiden? Misschien is de video-uitnodiging dan iets voor u. Dat kan heel eenvoudig in een online video maar ook met een video-kaart. Als het maar persoonlijk is.
     
  • Schrijfstijl

Bij elke uitnodigingstekst die je opstelt geldt één hoofdregel: denk aan de ontvanger! Dat klinkt voor de hand liggend, maar je zult jezelf vast betrappen op zinnen als:

  • ‘(...) bieden wij u het volgende programma: ...’

of

  • ‘(...) openen wij de deuren van...’.

Vrijwel iedereen maakt deze beginnersfout; immers je schrijft wat je kwijt wilt. Dat is geen juiste opstelling: je schrijft wat je gast wil horen, of anders gezegd: waarmee je je gast kunt overhalen te komen. Meer uitnodigend en meer naar de gast toegeschreven is dus de volgende formulering:

  • ‘u kunt genieten van...’

en

  • ‘u bent van harte welkom...’.

De gast staat immers centraal en zo moet je dat ook overbrengen. Schrijf zoals je denkt dat de lezer denkt en redeneert.

  • Hoed je ook voor ellenlange zinnen waarin je alle informatie propt. Veel beter is het om korte zinnen te formuleren. De tekst wordt er krachtiger en duidelijker van. Door in een onpersoonlijke vorm of in de lijdende vorm te schrijven, nodig je de ontvanger niet uit tot komen.
     
  • Vermeld je tijden en een programma-indeling, zet dit dan overzichtelijk onder elkaar.
  • Het gebruik van tussenkopjes is aan te bevelen.
  • Last but zeker niet least: schrijf persoonlijk aan en durf daarbij ook in alles persoonlijk te zijn.

 

CASE: foutieve uitnodiging
De volgende tekst geeft een duidelijk voorbeeld van een foutief opgestelde uitnodigingstekst; de gastheer stelt zichzelf centraal:
... viert haar 75-jarig jubileum. Hoogtepunt van het jubileumjaar wordt een ouderwets en swingend feest. Het is ons dan ook een genoegen om u en uw partner uit te nodigen voor het ... jubileumfeest op zaterdag 6 juni. Wij verwachten u vóór 17.30 uur bij het hoofdkantoor in ... . Van daaraf wordt u met bussen naar de feestlocatie gebracht. De feestlocatie blijft geheim tot 6 juni. Tussen 01.00 en 01.30 uur bent u weer terug in ... .

R.S.V.P. middels bijgevoegde antwoordkaart vóór 9 mei aanstaande.

Tijdens het feest zijn wij (uitsluitend in noodgevallen!) bereikbaar op tel. ..........


Laat het al leven
Het kan ook anders: door in een uitnodiging met enkele woorden de sfeer van een feest te schetsen, gaat het feest al leven op het moment dat de gasten worden uitgenodigd. Hierna de uiteindelijke tekst zoals die naar de genodigden van het hiervoor genoemde voorbeeld is verstuurd.

Treed binnen in de feestelijke wereld van 75 jaar ... !

Witte handschoenen, kaarslicht weerspiegeld in flonkerend zilver, maffe verrassingen, te gekke muziek en heerlijk eten. Daarvan en van nog veel meer, kunt u samen met uw partner genieten tijdens een groots en swingend feest op zaterdag 6 juni aanstaande.

Waar het feest gehouden wordt? Dat blijft een geheim, zelfs als u op 6 juni om 17.30 uur bij het hoofdkantoor in Leiderdorp in de ... Jubileumkaravaan stapt. Tussen 01.00 uur en 01.30 uur bent u weer terug, een hele feestelijke ervaring rijker, dat beloven we u!

75 Jaar ... is vooral aan uw inzet, uw enthousiasme en uw support te danken. U bent de ster op het jubileumfeest! Trek dus kleding aan die bij uw sterrenstatus past en waarin u zich feestelijk én comfortabel voelt.

Natuurlijk wilt u zo’n feest niet missen. Schrijft u zich daarom zo snel mogelijk in via de website www...... Dan staan wij u op 6 juni persoonlijk op te wachten voor een jubileumdronk


>> Lees ook: Stappenplan voor deelnameregistratie
>> Lees ook: Registratie van uw gasten op locatie
>> Lees ook: do's en don'ts voor de eerste uitnodiging voor een evenement
>> Aanbod: Boek een kwalitatieve partner voor deelnemersregistratie op uw evenement