EvenementOrganiseren.nl

Save the date - de do's en don'ts op een rijtje

Je hebt de datum voor je event vastgelegd. Nog niet alles is in kannen en kruiken. De tijd begint een beetje te dringen. Daarom wil je je potentiele gasten al graag op de hoogte stellen middels een 'Save the date'. Maar bij dat eerste contact gaat het vaak al hopeloos mis. EvenementOrganiseren.nl zet de do's en don'ts voor je op een rijtje.

Herkenbaar? Het evenement komt met rasse  schreden dichterbij. "Moeten we de communicatie niet alvast opstarten?" En dan komt de 'Save the date' al snel op tafel. Dit kan een ijzersterk middel zijn. In de praktijk gaat het niet altijd even lekker. Hierbij de belangrijkste don'ts, de meest gemaakte fouten.

Don'ts

- De tijdsdruk en de snelheid waarmee een Save the date de deur uit moet is een belangrijke oorzaak van de gemiste kansen. 

- De kracht van het bericht wordt onderschat en er wordt een kort bericht uitgedaan over de datum. Geen verdere inhoud, geen verdere toelichting.

- Een Save the date-bericht maak je altijd zo persoonlijk mogelijk. Een algemene aanhef zorgt direct voor afstand tussen zender en ontvanger.

- Los van de inhoud gaat het ook op vormgevingsgebied nogal eens mis. Ook hier is tijd vaak de schuldige. Een bericht zonder logo dat slecht is vormgegeven laat de harten van je gasten op voorhand echt niet sneller kloppen.

-  Mocht je de Save the date per email versturen zorg dan dat de afzender aansluit bij het event. Dus zeker niet op degene die het organisatieteam ondersteunt.

- Stuur je Save the date bericht niet te ver van tevoren. Een half jaar voor het event is echt te vroeg.

Do's

- Neem de tijd om te komen tot een goed doordacht Save the date bericht. Onderschat niet de kracht van dit bericht. Het is het begin van een reis met je gast, het is het begin van een communicatietraject. En de eerste indruk maak je maar een keer.

- Naar wie zend je het Save the date-bericht. Bepaal vooraf heel goed je doelgroep.

- Misschien heb je eerder events georganiseerd, dan kun je deze groep mensen uitnodigen onder het mom van "Je was eerder op event X. Graag nodigen we je nu uit voor event Y". 

- Besteed liefde en zorg aan het bericht. Neem je tijd. Dat geldt zowel voor vorm als inhoud. 

- Maak het Save the date bericht zo persoonlijk mogelijk. Indien mogelijk stuur een video mee, waar je de mensen toespreekt.

- Heel krachtig is als je het bericht kunt voorzien van een teaser. Als je erin slaagt een Fear Of Missing Out-gevoel te creeren, dan kan het met het aantal aanmeldingen bijna niet meer misgaan.

- Vermeld in je boodschap dat het aantal plaatsen beperkt is. Het helpt dat gasten zich sneller aanmelden omdat ze jouw event niet willen missen. 

- Een Save the date bericht stuur je zo'n acht weken voor het event. Het is het begin van je communicatietraject. Zorg dat je eerste bericht die inhoud en vormgeving heeft waarop je verder kunt bouwen richting het evenement.

 

x