EvenementOrganiseren.nl

Stappenplan bij het organiseren van een bedrijfsevenement

Een succesvol bedrijfsevenement begint met een goede analyse van de doelstelling van het evenement. Door jouw doelstelling te kiezen krijg je een duidelijk beeld wat je wilt bereiken met het evenement en kun je ook jouw keuzes voor het evenement gerichter maken. Bovendien kun je achteraf ook analyseren of jouw bijeenkomst het gewenste resultaat heeft bereikt.

1. Bepaal jouw doelstelling

Enkele voorbeelden van doelstellingen zijn:

  • Informatie, kennis en ervaringen uitwisselen, vergaren of overdragen
  • Imago vestigen, bevestigen of verbeteren
  • Draagvlak creëren
  • Bedanken/belonen
  • Motiveren
  • Loyaliteit vergroten
  • Teambuilding
  • Zaken doen

2. Bepaal jouw doelgroep

Nu jouw doelstelling bekend is, heb je waarschijnlijk ook een duidelijker beeld van uw doelgroep. Is jouw doelgroep intern bijvoorbeeld (oud-)personeelsleden, bestuurders, een bepaalde afdeling? Zijn partners ook gewenst? Of is je doelgroep juist extern. Daarbij kun je denken aan klanten, leveranciers, prospects, pers, overheden etc.

Wanneer je de doelgroep hebt bepaald is het belangrijk te kijken wat er leeft in de doelgroep. Hoe staan ze tegenover jouw onderneming? Welke belangen hebben zij bij jouw evenement? Alleen wanneer jouw bijeenkomst voor hen een toegevoegde waarde biedt (bijvoorbeeld het ontmoeten van branchegenoten of het vergaren van kennis) zal er bereidwilligheid zijn om te komen. De belangen van jouw doelgroep en jouw eigen doelstellingen bepalen gezamenlijk wat een passende invulling is voor uw evenement.

 

** Evenement organiseren? Een checklist, alsjeblieft!

 

3. Bepaal het te besteden budget

Bedenk wat jij allemaal nodig heeft voor jouw evenement. Je kunt denken aan posten als locatie, meubilair, catering, audiovisuele middelen, vervoerentertainment en sprekers, aankleding en decoratie, garderobe,  fotograaf, drukwerk en promotiekosten, give-aways, accommodatie, schoonmaak, parkeerbegeleiding, vergunningen en verzekeringen, beveiliging etc.. Houd ook rekening met een post onvoorziene kosten van ongeveer 10% van het totaalbudget. Jouw budget kun je eventueel vergroten door sponsoring.

4. Stel een hoofdverantwoordelijke en een organisatieteam aan

Het organiseren van een evenement is vaak meer werk dan wordt gedacht. Wanneer het evenement wordt georganiseerd door een team is er meer draagkracht binnen de organisatie. Verdeel onderling de taken. Is er niet voldoende tijd of kennis binnen uw organisatie om het evenement te organiseren dan kun je de organisatie ook (deels) uitbesteden. Wanneer je er voor kiest leveranciers of andere externe partijen in te schakelen is het handig om goed te oriënteren en verschillende offertes op te vragen. Let ook op de voorwaarden. Organiseer een of meerdere vergaderingen voorafgaand aan het evenement.
Waarschijnlijk kent het evenement uiteindelijk meer medewerkers dan alleen het organisatieteam. In veel gevallen kennen niet alle betrokken medewerkers elkaar. Het is handig om voor het evenement een vergadering te organiseren waarbij medewerkers elkaar kunnen leren kennen en eventuele vragen met betrekking tot het draaiboek besproken kunnen worden. Dit bevordert de samenwerking tijdens het evenement.

5. Bepaal het juiste moment

Houd rekening met vakantieperiodes en grote evenementen. Denk hierbij ook aan sportwedstrijden. Houd afhankelijk van jouw programma ook rekening met de te verwachten weersomstandigheden. Een buitenprogramma is vaak aangenamer in mei dan in  november. Wanneer je van genodigden intern of extern weet dat bepaalde periodes druk zijn is het aan te raden jouw evenement niet op dat moment te organiseren. Je weet immers dat jouw genodigden dan waarschijnlijk geen tijd zullen hebben om het evenement bij te wonen. Ook is het raadzaam om rekening te houden met de spits. Wanneer je een geschikte datum en tijdsduur hebt bepaald kun je op zoek naar een locatie, die beschikbaar is op het moment van jouw voorkeur.

6. Stel het programma samen

Afhankelijk van jouw doelstelling, de motieven van jouw doelgroep en het beschikbare budget stel je een programma samen. Hierbij kun je eventueel worden ondersteund vanuit een organisatiebureau. Iedere bijeenkomst heeft een verschillend programma maar er is  een aantal vaste elementen die terug komen op veel zakelijke evenementen. Voor deze programmaonderdelen kun je globaal de volgende tijdsindicaties aanhouden.

  • Ontvangst en registratie (30 minuten)
  • Welkomstdrankje (15 minuten)
  • Bewegwijzering en begeleiding (15 minuten)
  • Welkomstwoord (5 minuten).
  • Huishoudelijke mededelingen (5 minuten).
  • Sprekers, entertainers, audiovisuele middelen (maximaal 1,5 uur achter elkaar).
  • Koffie- of theepauze (20 minuten).
  • Lunch (1 tot 2 uur).
  • Diner (1,5 tot 3,5 uur).
  • Feest (4 tot 5 uur).
  • Afronding programma (5 tot 10 minuten).
  • Vertrek en overhandigen geschenk/attentie (30 minuten).

Mocht het programma uitlopen dan kun je pauzes eventueel iets inkorten om alles weer volgens schema te laten verlopen.

7. Regel een locatie

Kies een locatie die past bij jouw doelstelling, budget en de belangen van jouw doelgroep. Heb je  voor jouw doelstelling creativiteit en rust nodig en beschikt uw doelgroep over eigen vervoer dan kan wellicht een locatie in een natuurlijke omgeving passend zijn. Is het juist belangrijk dat de locatie goed bereikbaar is per openbaar vervoer en dient er voldoende te doen te zijn voor deelnemers buiten het programma om dan kan een centrum locatie geschikter zijn.

8. Zorg voor de uitnodiging

Maak een gastenlijst op basis van de door jou bepaalde doelgroep. Wil je ook aandacht voor jouw evenement in de media zorg dan ook voor een uitnodiging aan relevante pers. Zorg ervoor dat de uitnodiging opvalt en uitnodigend is. De stijl moet passen bij de doelgroep en doelstelling. Benadruk in de uitnodiging het belang van aanwezigheid voor jouw relatie. Ook op 'verborgen doelstellingen' van de genodigde kun je inspelen. Jouw genodigde moet overtuigd raken van het belang om bij jouw evenement aanwezig te zijn. Zorg ervoor dat, indien nodig, ook een routebeschrijving en programma is bijgevoegd. Verstuur de uitnodiging ongeveer 6 weken voor aanvang van het evenement. Zijn genodigden drukbezet stuur dan eventueel een vooraankondiging. Twee weken na het verzenden van de uitnodiging kun je nog een herinnering sturen om de kans op een goede opkomst te vergroten. Geef in de uitnodiging duidelijk aan hoe genodigden zich kunnen aan- of afmelden.

9. Stel een draaiboek samen

Werk kolomsgewijs met tijd, locatie, activiteit, verantwoordelijke, betrokken leverancier(s) en ruimte voor aantekeningen. Neem ook een plattegrond en alle contactgegevens op. Zorg ervoor dat ook aan alle partijen duidelijk is wie de regie tijdens het evenement in handen heeft en waar leveranciers met hun vragen terecht kunnen. Het is handig om twee draaiboeken te maken. Een beknopte versie voor de leveranciers en een uitgebreide voor betrokken medewerkers. Zorg ervoor dat alle betrokken partijen tijdig over het draaiboek beschikken zo kunnen eventuele onduidelijkheden nog op tijd worden opgehelderd.

10. Zorg voor een goede afhandeling

Als het evenement geweest is kun je bedankjes sturen aan sprekers, artiesten, leveranciers, enzovoort. Voor aandacht in de media stel je een persbericht op dat je verstuurt naar redacties van relevante media. Jouw evenement brengt u nog eens extra onder de aandacht van uw gasten door een nieuwsbrief of magazine te sturen met een artikel en/of foto-impressie van het evenement. Ben je van plan in de toekomst een soortgelijk evenement nog eens te organiseren organiseer dan een evaluatie met de betrokken medewerkers en werk het draaiboek dan bij op basis van de ervaringen. Maak ook een financieel eindverslag.

Tip: lees ook deze artikelen

Aanmelden nieuwsbrief

Wil je ook elke week een update ontvangen vul hieronder dan je naam en e-mail adres in.

x