EvenementOrganiseren.nl

Welke soorten zakelijke evenementen zijn er?

Als EvenementOrganiseren.nl iets mee wil geven aan de organisatoren van events dan is het wel: begin bij de doelstelling. Wat is het probleem, het doel, de uitdaging in uw organisatie en welk soort evenement is daarvoor het meest effectief. Dan is het altijd handig om een overzicht te hebben van de diverse soorten evenementen.

In hele grote lijnen kunnen zakelijke events verdeeld worden in interne bedrijfsevenementen en externe bedrijfsevenementen. We bespreken kort de meest voorkomende evenementen en uit welke componenten die bestaan.

INTERNE BEDRIJFSEVENEMENTEN:

Doelstelling interne bedrijfsfeest / personeelsfeest
Een intern bedrijfsfeest of personeelsfeest heeft een belangrijke functie in het interne communicatie- en motivatieproces. Het feest heeft als mogelijke doelstellingen:

  • (Extra) beloning;
  • bevestiging of verbetering van het werkklimaat;
  • motivatie vergroten;
  • contact/(hernieuwde) kennismaking;
  • afscheid nemen van collega’s (pensioengerechtigden of n.a.v. reorganisatie);
  • de company pride versterken.

Kenmerken interne bedrijfsfeesten
Een informele sfeer. De deelnemers moeten zich thuis voelen. Een grondige analyse van de doelgroep is daarom zo belangrijk.

* Een bedrijfsfeest hoort onder de directe verantwoordelijkheid van de directie te vallen. De organisatie van het feest ligt vaak bij afgevaardigden van het personeel, vaak verenigd in de personeelsvereniging.

LET OP: bij interne bedrijfsfeesten krijgt u te maken met de werkkostenregeling. Om hoge naheffing van de belastingdienst te voorkomen, dient u of de verantwoordelijke in uw organisatie goed te weten wat wel en niet kan. Bestel het kennisdossier WKR en Events.

Vorm van interne bedrijfsfeesten
Voordat een programma samengesteld kan worden, dient eerst de vorm van het feest bepaald te worden. Aandachtspunten daarbij zijn:

  • De aanleiding voor het feest
  • De collectieve en individuele beleving van het feest
  • (Ruime) gelegenheid tot onderlinge communicatie
  • Vermaken de deelnemers zichzelf? Of worden ze vermaakt?
  • De aard van de activiteiten
  • Dient er afwisseling te zijn ten opzichte van voorgaande feesten, of juist een repeteereffect?
  • Het beschikbare budget
  • De beschikbare dagdelen
  • De aanwezigheid van partners, kinderen, oud-medewerkers

Soms ligt de oplossing in het combineren van een aantal mogelijkheden.

Festiviteit
Teambuilding
Interne kennisoverdracht
Incentive

  • TIP: betrek uw collega's bij het proces om tot het meest passende bedrijfsfeest te komen. Kom tot interactie. Geef ze in het voortraject keuzes, invloed of neem ze op zijn minst mee in het tot standkomen van het evenement. In dat interactieve voortraject kunt u uw interne communicatie al richten op de doelstelling van het bedrijfsfeest. Ook in het natraject kunt u, door bijvoorbeeld collega's aan het woord te laten over wat het feest met hen gedaan heeft, in nieuwsbrieven of op intranet aan het woord te laten. Kortom: interactie is bij interne events van groot belang.


EXTERNE BEDRIJFSEVENEMENTEN

1. Congressen, symposia, seminars, workshops

Doelstelling congressen, symposia, seminars, workshops
Bovenstaande begrippen worden vaak door elkaar gebruikt. De belangrijkste overeenkomstige doelstelling bij congressen, symposia, seminars en workshops is: kennisoverdracht in de ruimste zin van het woord. Soms gebeurt dat in eenrichtingsverkeer, soms in tweerichtingsverkeer. De wijze van overdracht, de onderwerpen en doelgroepen zijn bepalend voor de naam die je aan het evenement geeft.

Een congres is:

  • Een (meerdaagse) studiebijeenkomst waar een centraal thema door verschillende gezaghebbende sprekers wordt behandeld. Inclusief postersessies en parallelprogramma’s.
  • De uitwisseling van informatie tussen deelnemers onderling is essentieel. Congresgangers vormen meestal een internationaal gekleurd gezelschap van wetenschappers of vooraanstaande deskundigen.

Een symposium is:

  • Een korte, eendaagse studiebijeenkomst waarin een bepaald thema wordt behandeld.
  • In een forumdiscussie wordt via een podium onderling kennis uitgewisseld.
  • Een symposium kan het technische en/of wetenschappelijke hart zijn van een beurs of expositie, waar de laatste ontwikkelingen op een bepaald gebied worden besproken.
  • Een symposium wordt vaak aangevuld en verluchtigd met een expositie in de wandelgangen, vaak met een commercieel doel.
  • Bezoekers van symposia hebben meestal een academische/wetenschappelijke achtergrond of zijn experts op het gebied van het onderwerp.

Een seminar is:

  • Een eendaagse studiebijeenkomst, waarbij het ontvangen van informatie en de gelegenheid tot het stellen van vragen centraal staat.
  • Seminars zijn meestal klein van omvang. De seminarbezoekers zijn geïnteresseerd in kennis die gezaghebbende deskundigen overdragen.

Een workshop is:

  • Een eendaagse werkbijeenkomst voor kleinere gezelschappen, gericht op het overbrengen van vaardigheden of het demonstreren van producten en/of diensten.
  • Deelnemers worden vaak om zakelijke redenen uitgenodigd voor een workshop.

Goede balans tussen formeel en informeel
Organiseer je een één- of meerdages kennisoverdragend evenement, zorg dan voor een goede balans tussen formaliteit en informaliteit:

  • Het formele (zakelijke) deel heeft vanzelfsprekend een hoog, innovatief niveau en zorgt voor effectieve kennisoverdracht.
  • Het informele deel is een plezierige aanzet tot verdere discussie en het uitwisselen van persoonlijke ervaringen. In het informele kader past ook het verstrekken van aanvullende informatie, bijvoorbeeld door middel van informatiestands en postersessies. De informele ontmoetingen in de bekende ‘wandelgangen’ zijn vaak een essentieel en zeer gewaardeerd onderdeel. Denk ook aan actieve breakouts zodat uw gasten elkaar ook op een andere manier kunnen leren kennen.


Langetermijnplanning
De organisatie van met name meerdaagse, internationale congressen wordt vaak al jaren vóór datum opgestart. Vaak wordt er een speciale stichting voor opgericht, zodat organisatoren niet hoofdelijk aansprakelijk gesteld kunnen worden voor een eventueel operationeel verlies.

Door sponsoring en donaties wordt het bijwonen van congressen voor deelnemers financieel aantrekkelijk gemaakt. Initiatiefnemers van internationale congressen in Nederland, kunnen aanspraak maken op een ruime overheidssubsidie.

Professionele Congres Organisator, PCO
Voor de organisatie van een groot internationaal congres wordt vaak de hulp van een PCO (Professionele Congres Organisator) ingeroepen.

Partnerprogramma
Als partners ook welkom zijn, stel voor hen dan een alternatief programma samen. Hoewel sommige mensen zeker belangstelling zullen hebben voor de klassieke toeristische bezienswaardigheden, zien wij de tendens juist bijzondere, niet-massale excursiedoelen te kiezen. Eén waarschuwing: check de kwaliteit van de excursie persoonlijk, en kijk daarbij door de bril van je toekomstige gasten.

 

3. Kick-off meeting / Productlancering

Doelstelling kick-of meeting / productlancering
Eenkick-off meeting is een korte, indringende presentatie met als doel de in- of externe doelgroep te informeren en te motiveren, bijvoorbeeld ter gelegenheid van:

  •  De introductie van een nieuw product.
  •  Een verkoopcampagne.
  •  De start van een incentive- of motivatieprogramma.
  •  De afsluiting van het jaar of de aanvang van het nieuwe jaar.

Een kick-off meeting is:

  • Compact. Het programma duurt maximaal twee uur. De doelstellingen worden indringend en helder gepresenteerd, zodat de toehoorders geconcentreerd informatie kunnen opnemen.
  • De kick-off onderscheidt zich van andere evenementen door het zakelijke karakter.
  • Aansluitend op het officiële gedeelte volgt het traditionele hapje en drankje (zodat informatie verwerkt kan worden, en ideeën uitgewisseld). Er ligt een mooie uitdaging om dit in andere vormen te gieten of op zijn minst in een vervolgtraject terug te laten komen.
  • Soms benadrukt een origineel feest na afloop nog eens de doelstellingen. Maar de boodschap van de kick-off mag daarbij niet vergeten worden.

Inhoud van een kick-off meeting
De inhoud is sterk afhankelijk van de doelstelling. Meestal komen de volgende onderwerpen aan bod:

  • Een terugblik: sociaal, financieel of marketingtechnisch. Deze review dient als aanloop voor de eigenlijke aftrap, de preview: een blik op de toekomst met nauw omschreven doelstellingen en/of budgetten.
  • De corporate identity of corporate pride dient nadrukkelijk merkbaar te zijn tijdens de hele presentatie. De aanwezigen worden bewust beïnvloed en gestimuleerd.
  • Altijd geldt: de functionaliteit van de informatieoverdracht is het hoofddoel.

De inhoudelijke presentatie zal grotendeels door de directie en/of het management worden gehouden. Eventueel op onderdelen bijgestaan door externe deskundigen.

Een kick-off meeting krijgt impact wanneer:

  • Er goede audiovisuele ondersteuning is van de stroom informatie.
  • De causeurs welsprekend zijn.
  • Korte, flitsende en entertainende acts afgestemd zijn op het programma. Daarom worden veel kick-off bijeenkomsten in theaterzalen gehouden.
  • ‘Ruis’ geminimaliseerd wordt. Ruis wordt veroorzaakt door bijvoorbeeld slechte stoelen (rugpijn), saaie causerietjes, geluiden van buitenaf.


Eventueel kunnen ontspannende rustpauzes worden ingelast, om daarna in volle vaart door te kunnen gaan.

Een kick-off meeting is dé gelegenheid om partners bij het onderwerp te betrekken. Dat heeft wel consequenties voor de inhoud: de informatie dient gepopulariseerd te worden. Dat betekent niet zozeer ‘eenvoudig’, maar ‘anders’. Effectvol zal het zeker zijn; grote kans dat na afloop thuis over het onderwerp nagepraat wordt.

4. Bedrijfsopeningen

Doelstellingen bedrijfsopeningen
Nieuwbouw is een goede aanleiding voor het organiseren van activiteiten voor de doelgroep(en). In het bijzonder voor:

  • Afnemers
  • Toeleveranciers
  • Betrokkenen bij de bouw
  • Personeel
  • Pers
  • Omwonenden
  • Plaatselijke vip’s
  • Overheid
  • Ministeries
  • Bonden

Aanleiding tot lintjes knippen en feestelijkheden zijn weliswaar de bouw en feitelijke verhuizing, maar de achterliggende gedachte is zuiver zakelijk, namelijk:

  • Streven naar meer naamsbekendheid.
  • Versterken van de relatie met klanten.
  • Vertrouwen uitstralen in de toekomst.
  • Imagobevestiging of verbetering.
  • Personeelsmotivatie.
     
  • Activiteiten rond nieuwbouw vinden altijd in of in de directe omgeving van het nieuwe pand plaats. U nodigt dus eigenlijk uw relaties bij u 'thuis' uit. Het is de kans om ze één te laten worden met uw bedrijf. En let op, met alleen een lintje doorknippen maakt u weinig indruk. Kies voor creatieve en onvergetelijke beleving en het effect van bovenstaande doelstellingen zal groter zijn.

Aanleidingen voor een feest rondom bedrijfsopeningen:

  • Aanbesteding werk;
  • eerste paalslag;
  • bereiken hoogste punt;
  • verhuizing;
  • officiële opening.

De aanleiding bepaalt natuurlijk de gekozen vorm:

Aanbesteding werk

  • Vaak een korte plechtigheid rond de ondertekening van het contract met de directie van het bedrijf en de aannemer. Met een goede maaltijd tot besluit.

Eerste paalslag

  • Een officiële bijeenkomst onder informele omstandigheden. De bijeenkomst bestaat uit een officieel gedeelte (toespraken) en een informeel gedeelte (de feitelijke paalslag). Variant: de eerste steenlegging. Aanwezig zijn meestal het management van het bedrijf en de aannemer, de eregast die de feitelijke handeling verricht, pers, vertegenwoordigers van plaatselijke overheden en soms het voltallige personeel.

Bereiken hoogste punt

  • Een informele bijeenkomst in aanwezigheid van direct betrokkenen bij de bouw: het plaatsen van de vlag in de nok en consumptie van het traditionele pannenbier.

Verhuizing

  • Een informele bijeenkomst met het personeel en bijvoorbeeld oude en nieuwe buren.

Officiële opening
Een officiële opening bestaat uit een aantal bijeenkomsten. Vaak een combinatie van de volgende mogelijkheden:

  • Officiële openingsbijeenkomst voor personeel.
  • Open huis voor personeel.
  • Open huis voor externe doelgroepen.
  • Intern bedrijfsfeest voor personeel.
  • Receptie voor externe doelgroepen.
  • Product/dienstenpresentatie voor externe doelgroepen.
  • Bedrijfspresentatie voor externe doelgroepen.

5. Presentaties van producten, diensten en bedrijven
Bij de introductie van nieuwe producten, diensten of oprichting van bedrijf, is een presentatiebijeenkomst onmisbaar. Denk bijvoorbeeld aan:

  • De herintroductie van (vernieuwde en verbeterde) producten.
  • Verkoopstimulering of herpositionering van een product of dienst.
  • Profilering van een betrekkelijke nieuwkomer in een marktsegment.
  • Bij een presentatiebijeenkomst is er direct contact tussen marktpartijen. De zakelijke presentaties zijn daarom van hoge kwaliteit.
  • De productpresentatie moet in harmonie zijn met de overige communicatie-uitingen.
  • Er moet een samenhang zijn tussen het product of de dienst en de vorm waarin de presentatie is gegoten.

Vorm
Een productpresentatie moet op de eerste plaats motiverend zijn. Ruimte in het programma voor ontspanning en entertainment bevordert maximale aandacht voor de presentatie, en dus voor het product.
Essentieel bij de invulling van het programma is het bedrijfseigene, het karakter van de onderneming. De presentatie onderstreept en accentueert het imago van het bedrijf.

Vorm van product- en dienstpresentaties
Producten zijn tastbaar en kunnen op verrassende en indringende wijze gepresenteerd en gedemonstreerd worden. Bij voorkeur is het product live aanwezig. Bij de presentatie van diensten is dat natuurlijk niet van toepassing. Deskundige sprekers, audiovisuele hulpmiddelen en een ludieke setting bieden dan uitkomst.

Locatie van een product-, dienst- en bedrijfspresentaties

  • Sommige producten/diensten/bedrijven kunnen prima in het eigen kantoor- of productiepand worden gepresenteerd. Eventueel, bij ruimtegebrek, met een partytent buiten erbij.
  • Presentaties buitenshuis zijn ook goed mogelijk; een mobiele of een vaste locatie. Wil je de doelgroep letterlijk tegemoet komen, dan is een mobiele locatie, in de vorm van een schip of expobiel, een praktische oplossing. Kies bij een vaste locatie voor een plek die aansluit bij het product of de wijze van presenteren.
  • Worden producten in het buitenland geïntroduceerd, dan is de sfeer incentive-achtig. Kiest het bedrijf een buitenlandse locatie, dan speelt het associatieve effect een nog belangrijkere rol.

6. Relatieversterkende bijeenkomsten
Op de lijst marketingcommunicatiemiddelen staat het onderhouden van de goede banden met zakelijke relatie bovenaan. Primair doel van een relatieversterkend evenementen: het onderstrepen van gewaardeerde relaties en het onderhouden van contact.

Een relatieversterkend evenement:

  • Veel ruimte voor informeel contact, zowel tussen leverancier en relatie, als tussen relaties onderling. Een professionele setting en uitstraling en luxe sfeer. Wat betreft die luxe: er moet wel een goed evenwicht zijn tussen ‘verwennen’ en ‘beïnvloeden’.
  • Er dienen voldoende mensen van het gastbedrijf aanwezig te zijn die zich over de relaties kunnen ontfermen. Belangrijk: deze mensen zijn een gesprekspartner voor de gasten, en moeten dus van hetzelfde ‘niveau’ zijn.
  • De keuze wel of geen partners van relaties uit te nodigen hangt af van het doel van de bijeenkomst, en van de vorm.
  • Overweeg bij het kiezen van een locatie of één of meerdere centrale bijeenkomst(en) houdt of een aantal regionale bijeenkomsten. Fiscaal gezien is het voor beide partijen interessant een zakelijk item in het evenement te verwerken.

Vorm

Globaal gezien zijn er 2 soorten relatiebijeenkomsten:
1. Informele bijeenkomsten/activiteiten, waarbij niet over zaken wordt gesproken;
2. formele bijeenkomsten/activiteiten, met een zakelijk en een informeel gedeelte.

1. Informele bijeenkomsten/activiteiten
Dit zijn activiteiten als:

  • Periodieke zakenborrel.
  • Bijwonen van belangrijke culturele en sportieve manifestaties in binnen- en buitenland.
  • Sponsoren of organiseren van culturele en sportieve manifestaties en daarbij relaties uitnodigen.
  • Beoefenen van populaire ‘relatiesporten’ zoals golfen, kleiduivenschieten, zeevissen, zeilen of terreinrijden.

Het is aan te bevelen tijdens deze informele ontmoetingen niet openlijk op zaken uit te zijn. Een goede follow-up na afloop biedt meer zakelijke scoringskansen.

2. Formele bijeenkomsten/activiteiten
Dit zijn activiteiten als:

  • Bijeenkomsten met zakelijke tussenpersonen of dealers.
  • Bedrijfsbezoeken aan vestigingen in binnen- en buitenland.
  • Congressen/symposia over nieuwe producten/diensten of nieuwe ontwikkelingen in het vakgebied.
  • Productintroducties.

Bijeenkomsten met zakelijke tussenpersonen of dealers
Tijdens een zakelijke bijeenkomst worden relevante zaken over het bedrijf en de producten besproken. Vaak worden prijzen of onderscheidingen uitgereikt. Omdat er een zakelijke band is tussen producent en afnemers, hebben beide partijen belang bij de bijeenkomst. De autobranche, de verzekeringswereld, oliemaatschappijen en producenten van kantoorapparatuur organiseren vaak dealerbijeenkomsten.

Bedrijfsbezoeken
Onder de vlag van een bedrijfsbezoek wordt vaak een beloningsreis aangeboden aan belangrijke relaties. Zo’n bezoek aan een binnenlandse of buitenlandse vestiging wordt opgeluisterd met een informeel, recreatief programma.


Soorten evenementen: een andere verdeling
Bij de prijzen voor de beste Nederlandse eventmarketing en live communicatie, de Gouden Giraffe Event Awards, wordt een onderverdeling in soorten evenementen gemaakt in Interne evenementen, Brand events, Relatie evenementen, Congressen en Beurzen. Een andere verdeling, maar waar ook alle soorten evenementen onder kunnen vallen. Inspiratie nodig? Bekijk dan de winnaars van de Gouden Giraffe Event Awards 2016.



Evenement Organiseren.nl heeft een compleet overzicht aan allerhande soorten evenementen op een rij gezet: