EvenementOrganiseren.nl

60 zaken waarop een eventlocatie gecheckt moet worden

Heb je een evenementenlocatie op het oog voor je evenement? Neem dan deze checklist mee, zodat je niets over het hoofd ziet bij de locatie-inspectie. Let op, deze lijst is afhankelijk van het soort evenement en de complexiteit er van niet altijd uitputtend, maar het biedt zeker wel houvast om een groot aantal praktische basisvoorzieningen goed te checken.

Heb je een evenementenlocatie op het oog voor je evenement? Neem dan deze basis checklist mee, zodat je niets over het hoofd ziet bij de locatie-inspectie.


Verkenning van de ruimte vóór de schermen

  • Wat is de meest praktische route naar de locatie en is dit ook de mooiste route?
  • Is de bewegwijzering naar de locatie afdoende of zijn er verkeersregelaars en signing nodig?
  • Leidt de aanrijdroute bijvoorbeeld over een industrieterrein, zijn er dan alternatieven?
  • Is het mogelijk de ramen van de bus of andere vorm van evenementenvervoer te blinderen of met een fraaiere omweg de locatie te bereiken?
  • Is er voldoende parkeergelegenheid?
     
  • Let op: bij industriele locaties of bijvoorbeeld een museum als evenementenlocatie is het sterk afhankelijk van dag en tijdstip als het gaat om het aantal beschikbare parkeerplekken. Zo hebben locatie op industrieterreinen in het weekend en buiten kantooruren vaak deals met omliggende bedrijven om gebruik te mogen maken van hun parkeerterrein. En kort door de bocht: bij een museum of andere publieks evenementenlocaties in het centrum van een stad is de parkeercapaciteit sterk afhankelijk van het tijdstip en de dag.
     
  • Moeten de gasten betalen voor het parkeren? Is er korting mogelijk?
  • Is het parkeerterrein veilig en/of is er bewaking?
  • Hoe zijn de parkeermogelijkheden voor invaliden?
  • Is het mogelijk een parkeergarage af te huren, of alternatief vervoer te regelen naar de locatie?
  • Wat is de afstand van de parkeerplaats naar de locatie? Is deze weg goed verlicht, overdekt en veilig?
  • Is het nodig of attent als je voor je gasten extra verlichting laat aanbrengen of zaklampen uitdeelt?
  • Houdt eventueel ook paraplu’s achter de hand en zet ‘begeleiders’ (acteurs) langs de route.
  • Is de entreeruimte groot genoeg?
  • Is er voldoende garderoberuimte?
  • Kunnen grote groepen snel inchecken?
  • Hoe is de bewegwijzering binnen?
  • Hoe is de toegankelijkheid voor minder validen?
  • Is het misschien beter om een extra garderobe te maken en met nummertjes te werken of meerdere entrees en incheckbalies te maken?
  • Krijg je een warm en welkom gevoel als je de locatie betreedt?
  • Zijn er voldoende sanitaire voorzieningen (ook voor gehandicapten)? Hoe is de kwaliteit daarvan?
  • Bestaat het gezelschap uitsluitend uit mannen of vrouwen, dan kun je vragen alle heren- en damestoiletten open te stellen.
  • Is er een wifi-netwerk, functioneert het en wat is daarvan de capaciteit?

Verkenning van de ruimte achter de schermen

  • Wat is het aantal vierkante meters van de locatie?
  • Zijn er voldoende elektriciteitsvoorzieningen?
  • Let ook op aanwezigheid van drempels en liften, ivm minder mobiele gasten.
  • Is er een gescheiden personeelsingang?
  • Zijn er kleedkamers met spiegels en douches aanwezig (voor de artiesten, sprekers en belangrijke gasten)?
  • Zijn er schoonmaakvoorzieningen?
  • Zijn er EHBO-voorzieningen?
  • Zijn de nooduitgangen niet geblokkeerd (door een stapel stoelen bijvoorbeeld) of op slot?
  • Zijn ziekenhuizen, brandweer, politie et cetera goed bereikbaar vanaf de locatie?
  • Is de locatie brandveilig?
  • Hoe is de evenementenlocatie verzekerd?

Verkenning van de materialen vóór de schermen

  • Moet het meubilair alleen functioneel zijn, of heeft het ook een decoratief doel?
  • Zijn de stoelen geschikt om langer op te zitten en hebben de tafels een goede schrijfhoogte?
  • Past het aanwezige servies, glaswerk en bestek bij de uitstraling van het evenement? Is het schoon en heel?
  • Is er keuze in servies, glaswerk en bestek?
  • Wat zijn de kleuren en de kwaliteit van het linnengoed?
  • Kan de kleur eventueel afgestemd worden met de bloemstukjes of het logo van het evenement?
  • Welk decoratiemateriaal is al aanwezig of kan makkelijk geregeld worden?
  • Is er toevallig al eerder een dergelijk evenement georganiseerd en waar kwam het decoratiemateriaal toen vandaan?


Verkenning van de materialen achter de schermen

  • Welke audiovisuele middelen (geluid, licht en video) zijn aanwezig? Of moeten gehuurd worden?
  • Is er een katheder aanwezig?
  • Is er airconditioning?
  • Zijn er verduisteringsmogelijkheden (ivm beamen of een videoscherm)?
  • Hoe is de geluidsisolatie?
  • Is uitbreiding van de feestruimte mogelijk door een tent of overkapping?
  • Wat is de capaciteit van de keukenuitrusting?


Verkenning van het personeel vóór de schermen

  • Is er voldoende personeel voor de ontvangstbalie?
  • Wil je misschien liever ‘eigen’ mensen inzetten voor de ontvangstbalie? Als je veel relaties verwacht kun je de buitendienstmedewerkers daar uitstekend voor vragen.
  • Is de garderobe bemand voorafgaand, tijdens en na afloop van het evenement?
  • Is de receptie bemand tijdens het evenement?
  • Is het drankenbuffet continu bemand en zijn er goede instructies gegeven?
  • Weten de mensen achter het drankenbuffet wat er geschonken mag worden?
  • Is er voldoende bedienend personeel of zijn er voldoende uitgiftepunten bij het buffet? (vuistregel: één uitgiftepunt per 50 gasten) .
  • Is het personeel voor de schermen in staat om het evenement de uitstraling te geven van uw bedrijf?
  • Hoe ziet de kleding van het personeel er uit? Vind je dat de kleding te wensen overlaat, bespreek dat dan van tevoren. Wees ook alert op kleding van uitzendkrachten.
  • Let het personeel op veiligheid? (tip: geef een korte briefing aan het personeel voordat het evenement start, en houd dan in de gaten of het personeel daarna de veiligheid checkt.)
  •  Wie heeft een BHV-diploma en hoe is deze persoon te herkennen en te bereiken.

Verkenning van het personeel achter de schermen

Aanmelden nieuwsbrief

Wil je ook elke week een update ontvangen vul hieronder dan je naam en e-mail adres in.

x