EvenementOrganiseren.nl


  • Waarom organiseren?

    Het startpunt van ieder evenement: de doelstelling, doelgroep en het soort evenement. Heb je hier al goed over nagedacht? 
  • Hoe organiseren?

    Er zijn 4 stappen in dit proces waar je steeds verder alle informatie trechtert:

     

    1. 1. Checklist
      In deze fase gebruik je de checklist op deze pagina om alle mogelijkheden op een rij te zetten. Je leest achtergrondinformatie waar nodig en je oriënteert je op locaties en benodigde leveranciers. Alles wat je tegenkomt verzamel je in het projectdocument.

    2. 2. Projectdocument
      Maak het plannen van een evenement gemakkelijker en gebruik deze template om al je informatie op één plek te houden. Houd taken bij, vergelijk leveranciers, houd je budget in de gaten en plan het evenement. leder tabblad is geordend op categorie. Je kunt ze in elke gewenste volgorde invullen. Voel je vrij om informatie aan elk tabblad toe te voegen of om informatie te verwijderen of aan je specifieke behoeften aan te passen. Werk samen met bijvoorbeeld collega’s door dit blad met hen te delen. Vanuit dit projectboek ga je starten met het vullen van het draaiboek.

    3. 3.Draaiboek
      Het draaiboek bestaat uit verschillende onderdelen: Overzicht contactgegevens toeleveranciers, overzicht benodigdheden en bijzonderheden per leverancier, overzicht aanwezige crew per leverancier, plattegronden, opbouw en afbouw etc. Uit het draaiboek gebruik je op de dag zelf ook het tijdschema.

    4. Download draaiboek
       
    5. 4.Tijdschema
      In het tijdschema zet je op een beknopte manier de doorloop van het evenement uiteen. Je gebruikt dit overzicht makkelijk op de dag zelf. Je gebruikt het bijvoorbeeld ook makkelijk voor een briefing van jouw leveranciers.

      Download tijdschema

     

  • VOORBEREIDEN OP HET EVENEMENT

    Bij de voorbereiding op de uitvoering van het evenement komen logischerwijs alle zaken aan de orde die het evenement vormgeven. Hierbij hebben we het over elementen die zichtbaar zullen zijn aan de voorkant en elementen die ondersteunend zijn aan het evenement.

  • UITVOERING VAN HET EVENEMENT

    • Garantie aantallen voor je evenement

      Neem goed kennis van de kleine lettertjes van de locatie-en horecavoorwaarden.

    • Evenementen badges

      Maak je gebruik van badges? Zo ja, zorg dan voor de correcte gegevens.

    • Evenementen Kist

      Stukje plakband of een touw nodig? Een evenementen kist is altijd handig.

    • Tafelschikking tijdens evenement

      Wie zit naast wie. Besteed hier aandacht aan. Het kan je evenement maken en breken.

    • Taakverdeling op je evenement

      Voor iedereen is helder wat er van hem of haar verwacht wordt tijdens het evenement.

    • Locatiecheck voor je evenement begint

      Check tenminste een aantal standaardpunten op de locatie op de dag zelf.

    • Jouw rol als evenementen organisator

      Wat is jouw rol tijdens het evenement en wat zijn je taken?

    • Opbouw van je evenement

      De opbouw van een evenement kan ingewikkeld en zwaar zijn. Wees voorbereid.

    • Registratie en ontvangst evenement

      Ontvangst: persoonlijk of geautomatiseerd? Wat past het beste bij jouw evenement?

    • Briefing op evenementen locatie

      Probeer om alle medewerkers tegelijkertijd te spreken op de dag van het evenement.

    • Artiestenbegeleiding op je evenement

      Artiesten performen beter als de voorbereiding op het optreden soepel verloopt.

    • No-show van gasten op je evenement

      Probeer zo goed mogelijk rekening te houden met gasten die niet op komen dagen.

    • Tijdschema van het evenement

      Wie bepaalt wanneer het evenement start? Jij! En wanneer en hoe?

    • Vuistregels drankverbruik

      Bij het bepalen van de soort catering speelt de hoeveelhied drank een rol. 

    • Fotograaf en verslag van je evenement

      Laat je evemenent op een professionele wijze registreren door een fotograaf.

    • Afbouw van het evenement

      Niet vergeten mensen te vragen voor de afbouw. Dat voorkomt dat je zelf moet sjouwen.

    • Rekeningen en fooien voor je evenement

      Als je fooien geeft, doe dat dan op de dag zelf aan de mensen die dan werken. 

    • Pers en bloggers op je evenement

      Betrek de media bij je evenement. Mediawaarde is vaak goud.

  • NA AFLOOP VAN HET EVENEMENT

    • Bedanken gasten van je evenement

      Een bedankje stuur je zo kort mogelijk na het evenement. Hoe actueler hoe waardevoller.

    • Financieel verslag van je evenement

      Het evenement is afgelopen. Zorg voor een helder overzicht van inkomsten en uitgaven.

    • Rendement evenement meten

      Leerzaam om inzicht te krijgen in het rendement van je evenement.

    • Niet-meetbaar rendement inzichtelijk

      Niet alles is meetbaar, maar probeer deze zaken wel te benoemen.

    • De fiscus en je evenement

      Twee fiscale zaken zijn belangrijk bij de organisatie: aftrekbaarheid en BTW.

    • Opiniepeiling op je evenement

      Wat vonden je gasten ervan? Ook achteraf kun je nog met je doelgroep communiceren.

    • Je evenement in de pers

      Media zijn van grote waarde. Denk behalve aan traditionele media ook aan social media.

Om gebruik te kunnen maken van de checklist vragen wij u in te loggen. Dit zodat u de ingevoerde gegevens op een later moment kunt bewerken en uw werk kunt delen met collega's.

 

Met vriendelijke groet,

Team EvenementOrganiseren.nl

Aanmelden nieuwsbrief

Wil je ook elke week een update ontvangen vul hieronder dan je naam en e-mail adres in.

x