EvenementOrganiseren.nl

Event catering: de ultieme checklist

Event catering, partycatering of evenementen catering, welke titel je ook geeft aan het eten en drinken op jouw evenement, het is van zeer groot belang. De partycatering is een soort fundament voor het succes van jouw event. Want ook al heb je zo veel impact teweeg gebracht met een prachtig, creatief, impactvol evenement, als het eten en drinken niet goed is, houden gasten er een slecht gevoel aan over. Daarom hierbij de ultieme event catering checklist.

In de afgelopen jaren zijn eten en drinken gespreksonderwerpen waar op iedere verjaardag of samenzijn wel aandacht aan besteed wordt. We willen beter eten, verstandiger, duurzamer en verantwoorder. Onderschat dus zeker nu niet de rol en de impact van partycatering op jouw bedrijfsevenement. Laten we maar bij het begin beginnen:

Wat is partycatering?

De definitie van catering volgens de Dikke van Dale? Catering is de levering van maaltijden. Wikipedia definieert catering iets uitgebreider: het verzorgen van eten en drinken voor bedrijven, feesten of evenementen.  In grote lijnen bestaat de cateringwereld uit twee soorten catering: contractcatering en partycatering of ook wel catering evenementen. Bij party- en event catering moet je dan denken aan het verzorgen van eten en drinken op locatie: zowel eigen locaties als eigenlijk ieder andere denkbare locatie. Vormen van event catering zijn niet alleen VIP-catering, publiekscatering of diners, maar er zijn ook vele verschillende vormen die bij het concept van een event horen. Daarover later meer.

Omzet partycatering?

Foodstep berekende in 2019 een omzet in de partycateringbranche van 300 miljoen. In 2020 was daar door corona nog slechts de helft van over.

Eventbudget: helft naar partycatering

NIDAP onderzoekt al meer dan 15 jaar de markt voor zakelijke evenementen. Tot de opdrachtgevers van dit onderzoek behoren landelijke dienstverleners op het gebied van zakelijke evenementen. Hierbij een heel aardig inzicht dat voortkomt uit het onderzoek onder de ruim 200 opdrachtgevers: de verdeling van het totaal budget voor zakelijke evenementen: catering op 1, locatie op 2 gevolgd op afstand door 'overig', presentatie / communicatietechniek en sprekers / experts. Daarbij slokt catering gemiddeld ruim een kwart van het totaalbudget op.


Hoeveel cateraars telt Nederland?

Volgens de Kamer van Koophandel waren er in 2019 ruim 13.000 partycatering bedrijven in ons land. Daarbij moet gezegd worden dat er een enorm verschil zit in een de éénpitter cateraar en de grote partycateringbedrijven.

Is er een keurmerk voor partycateraars?

Iedereen mag zich partycateraar noemen. Het is een vrij beroep. Des te belangrijker is een herkenbaar keur- of kwaliteitsmerk. De HACCP-certificering is daarin leidend. De top van de Nederlandse eventcateraars is aangesloten bij brancheorganisatie ONCE.

Missie van Officieel Netwerk Catering Events (ONCE)
Party- & eventcatering is meer dan het verzorgen van de hapjes en drankjes. Naast het aanbieden van puur, duurzaam en vooral lekker eten en drinken, verkopen we kwaliteit, leveren we gastvrijheid en brengen we een authentieke belevenis. Dat vergt expertise, innoverend vermogen en kennis van de markt. ONCE wil samenwerking en kennisdeling tussen haar leden bevorderen, om samen in te kunnen spelen op kansen in de markt en bedreigingen buiten de deur te houden.


Impact partycatering op jouw event

Zeker op een zakelijk evenement is catering en dus eten en drinken, meer dan een voorwaarde voor geen geslaagd event. Denk maar eens aan de impact van catering op een bedrijfsevenement:

  • Het merendeel van het eventbudget gaat op aan catering
  • Met eten en drinken op een event kun je als merk, bedrijf of organisatie heel goed laten zien dat je duurzaam bent/handelt
  • Eten speelt een grote rol bij bijvoorbeeld de alertheid en concentratie van jouw gast
  • Eten en drinken lenen zich perfect voor het netwerkdeel van jouw evenement
  • Eten en drinken kunnen onderdeel zijn van jouw branding en zelfs jouw boodschap
  • Eten en drinken kunnen verrassen, overweldigen en dus onderdeel zijn van het WOW-moment
  • Etc.

 

Checklist partycatering

Een organisator van een zakelijk evenement moet zich realiseren dat catering veel ogen op zich gericht heeft, een deel van de gewenste totaal-impact kan zijn en ook nog eens het merendeel van je budget opslokt. Dat gezegd hebbende, zul je bij catering dus ook moeten denken vanuit doelgroep, doelstelling en de boodschap die je mee wilt geven. Volg daarom eerst deze stappen voor jouw bedrijfsevenement catering:

  • Welk budget is er voor de catering?
    Net als bij uiteten, kunnen de kosten voor catering enorm variëren. Zorg dat je een balans vindt tussen beschikbaar budget en je doelstelling van de inzet van jouw eten en drinken. De goedkoopste cateringvorm is in de meeste gevallen het buffet. Daar beginnen prijzen rond de 20,-/25,- euro per persoon. Echter dit is ook de cateringvorm met de grootste voedselverspilling. 
     
  • Wat is je doelgroep en welke catering past daarbij?
    Er is een trend aan het ontstaan om deels met het oog op het tegengaan van verspilling en deels om op persoonsniveau te catereren, vooraf in kaart te brengen wat bezoekers willen. Een stap daarvoor moet sowieso gezet worden: houd met de catering rekening met de specifieke doelgroep en/of doelgroepen. Voorbeeld: tijdens een evenement van een groot vuilnisbedrijf waren alle hamburgers aan het eind van de avond op. Bij het event van de Partij voor de Dieren was er geen vlees te verkrijgen.
     
  • Welke vorm kies ik (gebaseerd op aantallen, locatie, programma, beschikbare tijd, aantal catering moment etc)?
    Zodra je weet hoeveel gasten er ongeveer komen, welk budget er is, hoe de locatie en de ruimte voor jouw catering eruit ziet, hoe dit in het programma past en op welk(e) tijdstip(pen) er gegeten/gedronken wordt, kun je een reeel concept maken en dus de definitieve keus voor de vorm van catering. Een paar voorbeelden:

    Receptie / hapjes catering
    Het netwerkmoment. De ontvangst. Na afloop van de inoud. Je kent het moment wel: staand, paar zitplekken en dan een combinatie van een drankje en wat hapjes, oplopend tot 'vullend' hapjes menu.

    Buffet-catering
    Het bestaat inmiddels in 1001 varianten: buffet catering. Vaak in thema of georiënteerd op een bepaalde (buitenlandse) keuken, of juist met allemaal verschillende buffetstraten. Het principe blijft hetzelfde: buffetten heb als basis een rij aan gerechten waar de gast, bezoeker zelf langs kan om een hapje te halen.

    Diner-setting
    Het dichtsbij de restaurant-gedachte: de dinersetting. In de eventwereld bestaan enorm creatieve concepten, die variëren van dinershows tot diners waar je per gang van locatie, setting, decor of thema wisselt.

    Live cooking
    (Sterren)chefs op locatie, die koken aan tafel of middenin de eventlocatie. Ook de chef op het podium die live het verhaal van het gerecht vertelt, is een bekend concept. 

    Kookworkshops
    Het was lange tijd enorm populair: je eigen catering maken. In de vorm van een kookworkshop met collega's of andere gasten aan de slag om in teamverband zelf je eigen catering te voorzien. 

    Festivalcatering
    In de wereld van zakelijke evenementen is het festival als concept enorm populair. Daar hoort dan ook een festivalachtige catering bij. Dus op business events zien we bijvoorbeeld steeds meer foodtrucks en grote barbecues. Lees ook: waarom bbq catering ideaal is voor jouw zakelijke event.

    Conceptcatering
    De verzamelnaam voor cateraars, die volledig op maat en binnen het concept van jouw evenement hun cateringconcept aanpassen. Daarbij kan dat heel goed een mix zijn van bovenstaande vormen. 
     
  • Wat voor soorten partycateraars zijn er en welke kies ik voor mijn evenement?
    Net als bij evenementenbureaus heb je veel verschillende soorten cateraars, die vooral verschillen in grootte en expertise. Een paar voorbeelden van soorten cateraars:

    Conceptcateraars - bedenken (en voeren in bijna alle gevallen ook uit) het perfecte concept voor jouw catering passend bij doelgroep, doelstelling, uitstraling en het totaalconcept van het event

    >> Inspiratie nodig voor creatieve catering?

    Totaalcateraars - vaak ook conceptcateraars, maar naast het concept beschikken zijn vaak ook over alle materiaal tot de decors aan toe

    >> Inspiratie nodig? Lees meer over de machtige combinatie van eventcatering en eventdecoratie

    Catering en events - cateraars waar ook veel eventervaring aanwezig is en de cateraar dus niet alleen meedenkt met het cateringconcept, maar ook volledig zelf kan organiseren en in het uiterste geval zelfs als bureau kan dienen

    Foodtruck cateraars - De foodtruck is al jaren een enorm populaire vorm van partycatering. Er zijn partycateraars gespecialiseerd in foodtrucks en als een soort intermediar voor een line-up van foodtrucks kunnen zorgen. Vrijwel alle foodtrucks hebben een specifiek product.

    Product/gerecht cateraar - Eigenlijk vergelijkbaar met de foodtruck-cateraar: specialist in één product en producten en service die daar omheen hangen. Denk aan de cocktail-bar, de oer-frites of de oester expert.

    Thema cateraar - Vanzelfsprekend zijn er ook cateraars die zich gespecialiseerd hebben in een bepaald thema catering: of het nou gaat om Aziatische catering, fast food, halal of vegan, de thema cateraar is een specialist. Kan dus binnen dat thema cateren, of onder zijn van verschillende soorten specialisten, op één event.

    Tot slot past hier ook de vraag: huur ik een extern cateringbureau, vaar ik op de kennis en kunde van bijvoorbeeld de locatie-cateraar of ga ik in vertrouwen voor de preferred cateraar van het bureau of de locatie? Het onderscheid tussen deze cateraars in grote lijnen: een extern cateringbureau kan vanaf een volledig blanco vel mee in het totaalconcept, de daarbijhorende gerechten én inrichting/decoratie. Daar tegenover staat het feit dat die cateringbedrijven alles meenemen op locatie. Een vaste cateraar in een locatie heeft korte logistieke lijnen en kent de locatie als geen ander, daar kun je als organisator van het evenement je voordeel mee doen. Ook een preferred cateraar is expert en ervaringsdeskundige van de evenementenlocatie, maar heeft ook veel expertsie door ook elders te cateren. Voor zowel de locatie als preferred cateraar moet vaak worden uitgekocht, mocht je per sé met je eigen cateraar willen komen. 
     
  • Welk menu hoort daarbij?
    Wie terugkijkt in de bovenstaande eerste stappen, snapt dat het samenstellen van een menu pas vorm krijgt door meerdere stappen in de checklist af te vinken. Wie is je doelgroep? Wat is je budget? Wat is het insteek van het event? Kortom: het samenstellen van het menu is een expertise. Vaar hierbij op de kennis en kunde van jouw cateraar, maar zorg dat daarbij al jouw input verwerkt is.
     
  • Hoe zorg ik voor prettige routing, signing, meubels, etc?
    Zowel de partycateraar als het evenementenbureau hebben als het goed is ruime ervaring met catering voor diverse groepsgroottes, diverse soorten catering, diverse concpten,....kortom, zij weten waar een te lange rij kan ontstaan, hoe verkeerde routing voor vertraging zorgt en bijvoorbeeld ook dat een lekker hutspotje uit een design wekpotje erg lastig eet, zonder tafels...
     
  • Welke setting kies ik voor mijn catering?
    Catering en de uitgiftepunten als ook de dinersetting zijn deel van het decor van jouw totale evenement. Dus kies voor een setting die past bij het evenement en het liefst ook bij voor beleving en verrassing zorgt.
     
  • Hoeveel uitgiftepunten heb ik nodig?
    Hoeveelheid mensen. Tijdstip van de catering in combinatie met het eventprogramma. Soorten eten/drinken. Al die variabelen bepalen hoeveel uitgiftepunten je nodig hebt en dus hoeveel mensen en dus hoe je mensen naar die plekken stuurt.
     
  • Hoe zorgt mijn catering voor het ondersteunen van mijn boodschap, storytelling, branding en/of statement?
    Er is ontzettend veel mogelijk met eten en drinken op jouw evenement. Daarbij kun je inhaken op het onderwerp, thema van het event (wees creatief), maar ook onderdeel zijn van jouw branding. Al het eten en drinken in jouw bedrijfskleuren, of op bepaalde producten jouw logo. Het kan allemaal.
     
  • Hoe vind ik de balans tussen creatief en innovatie en gastvrij en efficient cateren?
    Pas op dat je niet doorslaat in te creatief. De toetjes vulkaan, waarbij de chocola iedere keer bij een uitbarsting naar buiten sijpelt is niet echt handig bij 1000-en bezoekers, om maar wat te noemen. Dus als innovatie, creativiteit en aandacht samen zorgen voor 
     
  • Hoeveel eten en drinken heb ik nodig per gast?
    Wist je dat je voor een bittergarnituur rekening moet houden met ongeveer 6 hapjes per persoon? Of dat in de ochtend een gast gemiddeld 1 tot 1,5 kopje koffie neemt. Meer oover de hoeveelheden vind je in het artikel Hoeveel eet en drinkt mijn evenementengast?
     
  • Hoe houd ik rekening met dieeten, allergienen en bepaalde wensen?
    Is het aantal allergien en dieeten of menu-wensen bijvoorbeeld aan de hand van religie toegenomen de laatste tijd? Het is in ieder geval veel meer gemeengoed om hier rekening mee te houden. Dit doe je door in het voortraject bij de inschrijving hier om input te vragen. 
     
  • Is mijn catering duurzaam, verantwoord en doe ik genoeg om voedselverspilling tegen te gaan?
    Je kunt en mag het geen trend noemen, want zoals al eerder gezegd: we zijn echt veel bewuster naar eten en drinken gaan kijken. Op jouw zakelijke evenement zul je dat dus ook moeten doen. Zeker bedrijven, merken en organisaties waar mvo en duurzaamheid hoog in het vaandel staan, willen dit ook live met onder meer de catering laten zien en proeven. Een aantal stappen die simpel te zetten zijn, zijn onder meer:

    - Korte lijnen: lokaal inkopen
    - Seizoensproducten
    - Biologisch eten en drinken
    - Vegan catering / geen of minder vlees/vis
    - Kies voor cateraars die werken met 'sociale ondernemingen' en/of mensen in dienst hebben met een afstand tot de arbeidsmarkt
    - Vooraf vragen wat een gast wil eten/drinken om zo voedselverspilling tegen te gaan
    - Inzetten op zo min mogelijk no show om de waste te verminderen
    - Recylcen, afverwerking, composteren, afstaan aan voedselprojecten, etc.
     
  • Aan welke keurmerken/voorwaarden moet mijn eventcatering voldoen?
    Het is natuurlijk 'dodelijk' voor de positieve impact van jouw evenement: eten of drinken waar gasten ziek van worden. Het is wel het meest zwart-witte voorbeeld van waarom je zeker moet zijn dat je met kwaliteit en veilig eten en drinken in zee gaat. Denk aan temperatuur, bereiding, opslag, etc. De Nederlandse Voedsel- en Warenautoriteit heeft daarvoor het HACCP voor in het leven geroepen. Wie volgens deze regelgeving catert, zorgt voor hygiënische partycatering.

    Wil je ook meer weten over keurmerken die onder meer lokale producten en duurzame productie benadrukken, kijk dan ook eens starthoreca.nl voor diverse keurmerken.
     
  • Hoe zit het met BTW op evenementencatering?
    Sinds 2019 hebben we in Nederland twee BTW-tarieven voor partycatering en de bijhorende producten: 

    9% catering btw:

- eetwaren. Hieronder vallen ook snoepgoed en kauwgom.

- dranken (niet-alcoholhoudend)

- ingrediënten voor de bereiding van eet- en drinkwaren

- voedingspreparaten en voedingssupplementen

21% catering btw tarief van toepassing

- bier (en biermengsels) met 0,5% alcohol of meer en andere dranken met 1,2% alcohol of meer

- eetwaren die alcohol bevatten, zoals bonbons

- alcoholhoudende essences die bestemd zijn voor de bereiding van eten en drinken die onder het 9%-tarief vallen

Let op: Geef je kookcursussen en is hierbij de kennisoverdracht belangrijker dan het nuttigen van het eten? Dan valt die cursus onder het 21%-tarief.

  • Welke trends en ontwikkelingen zijn er binnen de de wereld van bedrijfsevenementen catering?
    EvenementOrganiseren.nl beschreef in 2019 al eens 15 trends in partycatering. Veel van deze trends en ontwikkelingen zien we nu terug, of gaan we terug zien. Maar we hebben nog een kort recent lijstje samengesteld:

    Vegan catering



    Catering om jouw duurzaamheid uit te stralen

Instagrammable food en drinks

Alcolholvrij

Augmented reality catering

3d printed food
 

Videomapping op tafel

Logo food

Tip: lees ook deze artikelen

x