Wat is een rider? Welke verzekeringen, afdrachten of clausules spelen een rol? Hierbij 10 tips voor de optimale samenwerking met een artiestenbureau op jouw evenement.

Entertainment en artiesten zijn de kers op de taart van veel evenementen en horen daarom zeker ook bij de checklist rondom het organiseren van een evenement: wat te doen met amusement, entertainment en muziek op jouw evenement? 

Laten we maar bij het begin beginnen: 

Wat is een artiestenbureau of entertainmentbureau?

What's in a name, maar in grote lijnen kun je op zijn minst gevoelsmatig onderscheid maken tussen een artiestenbureau en een entertainmentbureau voor jouw feest of evenement:

• Artiestenbureau evenement:
  Het artiestenbureau is van oudsher het aanspreekpunt en boekingskantoor voor artiesten, bands, dj's, drive in shows en acts.
   
• Entertainmentbureau event:
  Het entertainmentbureau heeft (had) een veel breder aanbod van entertainment. Naast artiesten en bands, zie je daar ook allerlei ander entertainmentaanbod voor jouw evenement

De praktijk wijst echter uit, dat veel artiestenbureaus inmiddels ook een breder aanbod aan entertainment hebben. Uitzondering op deze regel is een aantal boekingskantoren met een select gezelschap artiesten of acts, die je daar direct en soms exclusief kunt boeken.

Een entertainmentbureau of artiestenbureau is voor jou als evenementenorganisator veel meer dan een boekingskantoor van de gewenste acts, entertainment of artiesten waar je naar op zoek bent. Een goed artiestenbureau kan qua entertainment op uw evenement een perfecte sparringspartner en zelfs meer zijn voor de organisatie van uw event.

Advies, service, muzieklicenties via Buma Stemra, kennis van wet en regelgeving, verzekering, contactpersoon naar een artiest toe en alles wat daarbij komt kijken. Een goed artiesten- of entertainmentbureau is dus eigenlijk de ontzorger en organisator van alles dat met entertainment op jouw evenement te maken heeft.

Volgens Bjorn Pinas van AT Bookings is dit wat je van een goed artiestenbureau mag verwachten:

1. Het creëren van meerwaarde
2. Tijd nemen voor identificeren event (gelegenheid, doelgroep), advies op maat door mee te denken zonder beperkingen
3. Het aanbieden en samenbrengen van unieke (artiesten) formaties / initiatieven
4. Netwerken verbinden door inzet Social Media van klant als acts / artiest
5. Slimme producties aanbieden; 1 vorm bedenken die gebruikt kan worden door meerdere acts. 

• TIP: voeg jouw contactpersoon bij het artiestenbureau zo snel mogelijk toe aan het organisatieteam, met alle experts, hun ervaring en expertise. Het artiestenbureau kan dan meedenken over de perfect invulling van het entertainment gebaseerd op jouw doelstelling, de boodschap of het gevoel dat je wilt overbrengen.

Hoe werk je optimaal samen met een artiestenbureau of entertainmentbureau?

Vooropgesteld: de kennis en expertise van dit specialistische onderdeel van het organiseren van jouw evenement, ligt bij het juiste bureau, daar zit vaak jarenlange ervaring. Toch moet je zelf ook weten waar je op moet letten, naar moet vragen en aan moet denken. Maak het bespreekbaar is daarbij de gouden tip. Wij hebben een soort entertainment checklist voor je samen gesteld met 10 tips:

Tip 1: deze vragen moeten gesteld worden bij de inzet van artiesten en entertainment

• Wat draagt de inzet van entertainment bij aan de doelstelling van jouw evenement?
• Welke vorm van entertainment kies jij?
• Welke rol speelt het entertainment tijdens jouw event: bijrol of hoofdrol?
• Hoe past het entertainment bij jouw doelgroep?
• Heb je rekening gehouden met het amusement en de artiesten uit het verleden?
• Horen de kosten voor jouw amusement in de werkkostenregeling

>> Lees meer over Entertainment op uw event: stel uzelf deze vragen

Tip 2: dit moet je WEL doen

• Entertainment met een hoog WOW-effect
• Artiesten/entertainers gebruiken als ambassadeurs / promotors voor uw event
• Entertainment volledig integreren in uw boodschap/evenement
• Durf, toon lef, kies voor iets niet-alledaags
• Geef uw gast wat hij/zij wil
• Neem de artiest/entertainment mee in uw verhaal en niet andersom

Tip 3: dit moet je NIET doen

• De favoriete band van jouw baas er door drukken
• Steeds weer dezelfde artiest
• Het optreden/entertainment los zien van jouw complete evenement(entraject)
• Het entertainment niet correct briefen
• Geluid en licht niet goed afstemmen met entertainment
• Entertainment stoorzender laten zijn (vb bij netwerken te harde muziek)

Tip 4: Vraag om openheid en ga voor transparantie rondom het artiesten boeken

Het is eigenlijk de tip die boven alles gaat: door met de experts en ervaringsdeskundigen binnen een artiestenbureau of entertainmentbureau te gaan samenwerken, is het stellen van vragen en daarbij volledige transparantie rondom een boeking echt een must.

Tip 5: de radio en tv clausule

Het klinkt oneerlijk en toch is het zo: veel artiesten, acts en bands hebben een zogeheten RTV-clausule. Komt er last minute een radio of tv opdracht tussendoor, kan de artiest met deze clausule onder de boeking voor jouw evenement uit. Het gebeurt hoogstzelden en toch moet het besproken worden, vooral om een vangnet te creeren: een vervanger of de garantie op een snelle oplossing.

Tip 6: de verzekering

Binnen een evenementenverzekering, of zelfs een specifieke artiestenverzekering, zit een zogeheten non-appearance verzekering. Deze dekt de gemaakte en nog te maken extra kosten in het geval de artiest of act door bijvoorbeeld ziekte, overlijden, arbeidsongeschiktheid door bijvoorbeeld een ongeval of een andere reden niet op kan komen dagen. De herhaalde tip: maak dit bespreekbaar.

Tip 7: houd rekening met 7 procent Buma afdracht

In offertes van artiesten en bands wordt 7 procent opgenomen voor de Buma afdracht van uw artiest. Ook hier mag en moet u transparantie eisen. Veel artiesten- en entertainmentbureaus regelen de Buma-afdracht voor jou, maar let hier wel op, want het staat niet per definitie in een offerte. Weet dat er voor artiesten onder de 1000,- euro andere regels gelden en dat veel offertes ex BTW en ex Buma zijn.

• TIP: wil je jezelf verdiepen in de zogeheten muziekafdracht, kijk dan ook eens in dit document van Buma over het Algemeen Tarief Muziekgebruik en de Live tarief regelingen

Tip 8: check altijd op voorhand de rider van een artiest of band

Er worden regelmatig grapjes over gemaakt: de blauw M&M's of de 50 flessen champagne op het wensenlijstje van een artiest; de rider. Over het algemeen staan in de rider vooral praktische zaken en voorwaarden om de samenwerking met de artiest of act zo optimaal mogelijk te laten verlopen. 

Artiesten begrijpen doorgaans heel goed dat ze bij zakelijke evenementen onderdeel zijn van grotere doelstellingen, toch moet u altijd goed kijken naar benodigde kleedruimtes, cateringwensen, begeleiding op de dag zelf, etc. Vraag op voorhand naar de rider om niet voor verrassingen te komen staan, want ja, er zitten heel soms hele bijzondere verzoeken bij.

Tip 9: de hit van dit moment die ook nog eens bij jouw event past

‘Entertainment is vrijwel altijd onderhevig aan trends en ontwikkelingen doordat vooral muziek steeds evolueert. Acts / artiesten met hits zijn vaak populair en daardoor bijna automatisch een trend. Hiervoor moet je als agency ook volledig op de hoogte zijn van de laatste ontwikkelingen."  

Continu de gehele entertainmentmarkt volgen en kenniscentrum zijn voor je opdrachtgevers. Actuele kennis hebben, overbrengen, adviseren en toepassen’, vat Bjorn Pinas de praktijk en de kracht van AT Bookings samen. Het mag voor zich spreken dat een hit meer budget met zich meebrengt en tijdige planning noodzakelijk is.

• Leestip: Bekende artiesten op uw evenement, wat vinden ze er zelf van?

Tip 10: maak gebruik van technologie

Bjorn Pinas, AT Bookings: ‘Ook technologie speelt een belangrijke rol. Zo wordt, ook voor besloten events, steeds vaker gebruik gemaakt van de zogenoemde shout-out video’s. De act / artiest neemt een korte aankondigingsclip (kan al met een goeie smartphone) op om ’t specifieke item te promoten waardoor de uitnodiging / adressering richting publiek / doelgroep zeer persoonlijk wordt.’ En daarmee blijkt dus ook de artiest een belangrijke rol te kunnen spelen in het voortraject en het optimale registratietraject.

‘Wij als agency maar ook onze artiesten denkt hierbij graag mee met opdrachtgevers en is bereid hiervoor extra inspanningen te leveren naast het optreden op het event zelf.’ Daarnaast bestaan er tal van mogelijkheden om het entertainment zelf tijdens jouw evenement gepaard te laten gaan van de mooiste audiovisuele technieken of een koppeling met interactie in de zaal.