EvenementOrganiseren.nl

23 locatie experts: 60 gouden tips voor een event op de juiste locatie

In Nederland zijn er zo'n 5000 verschillende locaties voor vergaderingen, congressen en evenementen. Best een uitdaging dus als je zoekt naar een locatie voor je evenement. Deze 23 experts vertellen je precies waar je op moet letten! Belangrijkste tip: boek geen locatie die alleen mooi, hip of trendy is maar juist één die past bij de doelstelling en het concept van je evenement.

Foto TheaterHangaar



1. Wanneer je een offerte hebt aangevraagd bij een locatie is het verstandig om op locatiebezoek te gaan zodat je de mogelijkheden van een locatie pas echt kunt benutten.

2. Breng de juiste partners en leveranciers bij elkaar. Het inzetten van meerdere experts zorgt voor meerwaarde op je evenement.

3. Betrek een locatie al vroeg in je plannen en besprekingen. Wellicht zijn er mogelijkheden of oplossingen waar je nog niet eerder van wist.   TheaterHangaar


1. Betrek de locatie ruim op tijd in het organisatieproces. Doordat veel locaties tegenwoordig een one-stop-shop zijn, hebben zij de expertise in huis om je te adviseren over de inhoud.

2. Zorg voor voldoende eet- en drinkmomenten op je evenement. Dit geeft de gasten even de gelegenheid om wat anders te doen en werkmail te checken. Zo kunnen zij daarna weer met volle energie de sessies vervolgen. Ook is dit een extra netwerkmoment.

3. Stem de inhoud van je congres of evenement naadloos af op de wensen van je gasten. Zo zorg je ervoor dat jouw gasten je evenement écht boeiend vinden. Vraag vooraf in het aanmeldproces bijvoorbeeld wat zij interessant vinden en waarover zij meer willen weten.   Papendal

1. Zorg dat je weet Waarom je het evenement organiseert, voor Wie en Wat het moet opleveren.
2. Kies een locatie die past bij je doelstelling, een locatie die jouw verhaal ondersteund.
3. Betrek je gasten bij de invulling van het evenement en bedenk niet zelf wat zij een goed programma vinden, dat weet je niet!  Van Nelle Fabriek Events

1. Bespaar nooit op veiligheid.
2. Kies leveranciers waar je een goed gevoel bij hebt.
3. Bespaar niet op vakkennis. Werkspoorkathedraal




1. Entertainment mag schuren
Gasten op een evenement zijn niet homogeen; iedereen heeft een andere smaak. Dat maakt het lastig. Om écht geïnspireerd te raken, moeten we uit onze comfortzone worden gehaald. Opera tijdens een productpresentatie gek? Nee! Vreemde momenten blijven je het langste bij. Dat een optreden soms schuurt is alleen maar goed.

2.100% vegetarisch genieten
Tijdens de Gouden Giraffe Event Awards 2016 verrasten we onze gasten met een 100% vegetarisch menu. Na het smaakvolle statement wisten we het zeker; productkwaliteit en -presentatie staan voorop. De reacties van de gasten na afloop van het event waren verbazingwekkend. Sommigen hadden niet eens door dat ze geen vlees hadden gegeten!

3. Offline, the new luxury
De evenementenbranche innoveert op volle toeren. We kunnen ons haast niet meer voorstellen hoe het is om offline te zijn en toch is dat soms wat we het liefste willen. Biedt gasten daarom een plek om offline te ‘connecten’, want niet afgeleid zijn door je mobiel levert bijzondere gesprekken op.  DeFabrique
 



1. Ga bij het organiseren van een evenement uit van je eigen kracht en werk daarvoor samen met partners die je daarin versterken. Kies een locatie die aansluit bij het gezelschap en de doelstellingen van het event. Uniek aan EVM19 is de prachtige locatie in de natuur en de mogelijkheid tot maatwerk.

2. Zorg bij het benaderen van een evenementenlocatie voor een complete briefing met een duidelijke doelstelling en informatie over de doelgroep. Benoem de voorwaarden en randzaken die voor jouw evenement belangrijk zijn. EVM19 levert maatwerk, op deze manier kunnen wij een zo passend mogelijk concept bieden.

3. Geef gasten keuzes voor te ondernemen activiteiten. Stel geen vast programma samen dat zij per se moeten volgen, maar geef ze voor zover mogelijk de kans eigen invulling te geven. Wil de gast bij EVM19 bijvoorbeeld liever het water niet in? Zorg dan dat passend er een alternatief is. Eiland van Maurik




1.Het is belangrijk om goed voor ogen te hebben wat de beslisser belangrijk vindt en wat het budget is. Degene die boekt is niet altijd degene die ook het besluit neemt. Dit voorkomt een onnodige zoektocht en kan veel tijdswinst opleveren (zowel voor de boeker als voor de locatie). De offerte sluit dan ook direct aan bij de ‘echte’ wensen.

2.Buitenlocaties zijn hip, maar niet iedere locatie is hetzelfde. Kijk goed wat ze wel en niet verzorgen, want als je zelf alles moet regelen kost dit veel tijd en geld.

3. Denk goed na in een vroeg stadium over de techniek die gebruikt gaat worden. Logistiek moet het allemaal goed passen. Techniek neemt ruimte in beslag, het moet vaak ingehuurd worden (opbouw, transport, begeleiding door het audiovisuele bedrijf) en er zijn kosten aan verbonden.  Event Company




1. Kies een locatie die nét past bij het aantal bezoekers. Vrijwel altijd is de inschatting van het aantal gasten bij het eerste contact te positief en komt het daadwerkelijke aantal op 60% daarvan uit. Een locatie kan daardoor veel te groot lijken en geen succes gevoel geven.

2. Goede routing (van de afslag aan de snelweg tot in de locatie) en een goede ontvangst; gasten willen bij de ontvangst bij de hand genomen worden.

3. Liever korte intensieve programma’s dan lange acht uur durende sessies. Kasteel Wijenburg




1. Brand Your Event
Een tent hoeft niet saai en wit te zijn. Los van alle mogelijkheden qua toepassingen met glas, LED en transparante zeilen kan er zoveel meer. Zo kun je bijvoorbeeld een eigen identiteit geven aan de locatie met de branding van de entree.

2- Safety first!
Het laatste wat je wilt is dat je gasten iets overkomt, wat zou kunnen gebeuren als het weer ineens omslaat. Zorg dat de tijdelijke structuren voldoen aan alle veiligheidseisen en de accommodaties veilig gebouwd worden met oog voor de omgeving en andere partijen die evenementen tot een succes maken.

3- Don’t forget de WKR
Er is zoveel over gezegd en geschreven, maar het organiseren van een festiviteit of zakelijke ontvangst op eigen terrein biedt een aanzienlijk belastingvoordeel voor een opdrachtgever. Wanneer de eigen locatie het niet helemaal toelaat, kan een tentoplossing uitkomst bieden. Losberger De Boer  



1. Maak altijd gebruik van de vaste leveranciers van de locatie
Vrijwel elke locatie werkt met vaste leveranciers op gebied van catering, decoratie, AV etc.
Vaste leveranciers zijn bekend met de locatie en vaak kan een locatie ook de kwaliteit van een vaste leverancier garanderen (anders zouden ze niet samen werken). Vanwege de relatie en vertrouwensband die ontstaat doet een vaste leveranciers vaak net een stapje harder om aan de hoge verwachtingen van opdrachtgevers te voldoen.

2. Betrek de locatie zo vroeg en zoveel mogelijk bij de organisatie van het evenement
Door de locatie al in een vroeg stadium bij het evenement te betrekken kan er gezamenlijk gewerkt worden aan de perfecte persoonlijk beleving van de gast. Een locatie kan vanuit de ervaring meedenken over inhoud, programma, logistiek en planning.

3. Leg een link met de inhoud van een bijeenkomst en de locatie
Een locatie kan veel meer bieden dan alleen maar de ruimte. Een locatie kan helpen om de boodschap en inhoud van een evenement nog meer te benadrukken. Door een link met de inhoud van een bijeenkomst en de locatie te leggen voegt de locatie iets extra’s toe. Louwman Museum

Link je evenement aan de locatie; in veel gevallen is er (met hulp van de Event Manager van de locatie) een mooie link te maken wat de boodschap van het event versterkt en vaak zelfs de opkomst verhoogt.   Madurodam
 



1.Go Beyond Boundaries
Laat de klant ervaren wat het is om “Beyond Boundaries” te gaan. Voorbij de grenzen, letterlijk en figuurlijk. Grenzen zijn er voor degenen die niet verder durven kijken. Tracht om telkens weer de bestaande grenzen te verleggen in het verlenen van de best mogelijke service. Dat is waar wij in geloven. Het is ons bestaansrecht als team dat ongekend gedreven is in overtreffen van de verwachtingen.

2. Maak optimaal gebruik van post momenten
Zorg ervoor dat je optimaal contact houdt met de bezoekers na afloop van het event (postexposurefase). Afspraken met (nieuwe) contacten worden opgevolgd en (verder) uitgebouwd. Denk vooraf goed na over de wijze hoe je in contact kunt blijven met de bezoekers (bijv. door het delen van opgedane kennis middels een blog/nieuwsbrief, een bedankje, de after movie etc.).

3. Zorg dat de ambiance van de ruimte bijdraagt aan de beleving van het publiek
Omgeving en sfeer zijn van grote invloed op de effectiviteit en productiviteit van een zakelijke bijeenkomst. Denk goed na over de opstelling tijdens de bijeenkomst. Het kiezen van de juiste zaalopstelling is cruciaal voor het welslagen van een zakelijk evenement. De keuze dient bij te dragen aan de doelstelling van de bijeenkomst. Houd het publiek dichtbij! MECC Maastricht


1.Durf out of the box te denken!
Een hotel is vaak het eerste waaraan u denkt als de opdracht komt om op zoek te gaan naar een locatie. Maar er is zoveel meer, een hotelkamer is slechts een kamer. Sta open en ga op zoek naar nieuwe aanbieders. Met een verblijf bij Center Parcs ontvangt u zoveel meer.

2. Zoek naar manieren om het teambelang groter te maken dan het individuele belang! Zorg dat teamleden elkaar beter leren kennen, waardoor ze meer voor elkaar over hebben en beter gaan samenwerken. Dat is goed voor iedereen! Laat bij Center Parcs de samenwerking al bij de wake-up call beginnen want wie gaat als eerste douchen en eindigen met de na-borrel in uw cottage!

3. Laat de manager één zijn met de werkvloer
Een manager die één is met zijn team zal meer bereiken, meer horen en meer genieten van de team resultaten. Zorg voor momenten van ‘echt even samenzijn’ in een omgeving los van kantoor, waar werk en plezier hand in hand gaan en de manager op gelijke voet in alles meedoet. Center Parcs
 



1. Betrek de locatie ruim op tijd in het organisatieproces. Doordat veel locaties tegenwoordig een one-stop-shop zijn, hebben zij de expertise in huis om je te adviseren over de inhoud.

2. Zorg voor voldoende eet- en drinkmomenten op je evenement. Dit geeft de gasten even de gelegenheid om wat anders te doen en werkmail te checken. Zo kunnen zij daarna weer met volle energie de sessies vervolgen. Ook is dit een extra netwerkmoment.

3. Stem de inhoud van je congres of evenement naadloos af op de wensen van je gasten. Zo zorg je ervoor dat jouw gasten je evenement écht boeiend vinden. Vraag vooraf in het aanmeldproces bijvoorbeeld wat zij interessant vinden en waarover zij meer willen weten.  NBC Congrescentrum



1. Stel van tevoren heldere doelen vast en zorg ervoor dat de reden van het evenement duidelijk is voor de opdrachtnemer, maar ook voor uzelf als opdrachtgever. Communicatie is hierin het sleutelwoord, zowel richting opdrachtnemer als richting uw gast. Onderschat de organisatie van uw evenement niet en begin op tijd.

2. Spreek uw verwachtingen uit richting opdrachtnemer. Belangrijk hierbij is ook om je budget bij de opdrachtnemer aan te geven. Hierdoor is voor beide partijen duidelijk of de gestelde verwachting reëel is voor het budget dat is vastgesteld.3. Bezuinig niet op het behalen van uw doelstelling. Hou bij alle beslissingen die u moet maken op het gebied van technische hulpmiddelen, culinaire invulling, entertainment, etc. het doel van het evenement voor ogen en zorg dat eventuele bezuinigingen geen afbreuk doen. Zo is AV bijvoorbeeld erg belangrijk bij een congres en sfeer en entertainment bij een feest. SS Rotterdam




1. Een goed begin is het halve werk. Cliché maar waar: een goede voorbereiding is cruciaal.
Waarom wordt het event georganiseerd en wie nodig je daarvoor uit? Wie is jouw ‘doelgroep’ bij het organiseren van dit evenement. Wanneer moet het plaatsvinden? Hoe lang heb je de tijd en niet onbelangrijk: wat is je budget? Als je de kaders duidelijk hebt, weet je ook wat je binnen die kaders kunt organiseren.

2. Nodig deelnemers ‘out of the box’ uit. Een mailtje sturen of een vergaderverzoek verzenden is functioneel. Maar met een beetje ‘out of the box’ denken zorg je voor een verrassend eerste contactmoment. Tik bijvoorbeeld op Pinterest ‘business invitation’ in en laat je inspireren!

3. Pas het tijdschema van je programma aan op de zwaarte van de inhoud. Intensief programma? Neem de tijd om ieders hoofd leeg te maken. Las pauzes in en zorg voor een andere omgeving of activiteit. Een ritje in de achtbaan bijvoorbeeld… Walibi Holland


1. Context
Zorg dat de context van jouw evenement past bij de gekozen locatie. De locatie en een evenement moeten versterkend werken. Dus begin bij de doelstelling van het evenement en zoek daar een passende locatie bij.

2. Begin klein, en bouw.
Zorg dat de gekozen locatie de flexibiliteit biedt die je nodig hebt. Er verandert gedurende de aanloop naar een evenement veel, zorg dat de locatie daarmee om kan springen met leveranciers, techniek en ruimte.

3. Professioneel
Kies voor de professionals die bij jouw passen en spreek jouw verwachting goed uit. Heb je het gevoel dat zij precies weten welke experience jij wil neerzetten en denken ze proactief met je mee dan heb jij de juiste match te pakken  SugarCity Events


1. Zoek naar meerwaarde van de locatie in het verhaal dat je wilt vertellen
In hoeverre kan de locatie bijdragen aan extra prikkels en inspiratie voor de bezoekers?2. Bezoek een event op de locatie die je op het oog hebt voorafgaand aan je keuze, en vooral; ga kijken op locatie voordat je je keuze maakt, foto’s zeggen lang niet altijd alles. Tivoli Vredenburg




1. Zorg dat het doel van uw event bij de locatie past. De locatie moet van toegevoegde waarde zijn. Weet u niet goed waar u op moet letten? Betrek de locatie dan bij uw plannen en vraag om advies. Er zijn ongetwijfeld succesverhalen die zij graag met u delen.2. Durf te verrassen! Door buiten de lijnen te kleuren daagt u deelnemers uit.

3. Plan niet de hele dag vol. Las genoeg pauzes in tijdens het evenement. Denk daarbij niet alleen aan de bekende koffiepauze, ook de hersenen willen af en toe rust. Even uw gedachten ergens anders op zetten levert uiteindelijk meer op. De focus blijft zo gedurende de dag beter.  De Kuip Meetings & Events



1.Bedenk goed wat je wil bereiken en stem de invulling op het doel af en niet andersom.

2. Verdiep je in het organisatiebureau. Wees je bewust bij wie je een aanvraag doet. Met welke organisatie heb je te maken? Is het een eenpitter op een zolderkamer of staat er een voltallig team voor je klaar om jullie dag compleet te maken.

3. Vergelijk geen appels met peren. Indien je meerdere offertes ontvangen hebt, ga dan in gesprek met de betreffende bureaus voor een persoonlijke toelichting. De voorwaarden en souplesse kunnen enorm verschillen en ook het verschil maken.  Omnivents




1. Bespreek het budget. Onvermijdelijk maar bespaard veel tijd om dit vroegtijdig aan te geven.
2. Aarzel niet om vragen te stellen. Dit voorkomt aannames en onduidelijkheden.
3. Niet meer in hokjes denken, het kan juist wel! World Hotel Wings


1. Beleving; een evenement start bij de klant of bezoeker al vanaf de uitnodiging en stopt pas weer bij thuis komst! Personaliseer dit, maak het herkenbaar en gebruik de kracht van herhaling, dit kan vaak al door hele kleine dingen.

2. Feedback; of een opdracht wel of geen doorgang kan vinden of dat er meer of minder mensen komen opdagen. Communicatie is het sleutelwoord. Een locatie wilt graag werken als gastheer en gebruikt feedback als leermiddel.

3. Realistisch; handel vanuit het budget. Een aanvraag die totaal niet overeenkomt met het te besteden budget heeft een valse start en gaat nooit succesvol worden. Kijk goed naar wat er te besteden is en pas hier je opdracht op aan!  Breepark



1. Betrek uw tentenleverancier vanaf dag 1.
Zo kan hij al in de beginfase meedenken en u begeleiden naar de meeste geschikte oplossing voor uw event. Ook kan hij andere voorzieningen leveren en coördineren, zoals vloeren, verlichting, verwarming, ventilatie, stroomvoorziening, sanitair, … zodat u zich ook daarover geen zorgen meer hoeft te maken.

2. Werk enkel met een gekwalificeerde tentenleverancier.
Voldoen de tentstructuren aan de geldende normen? Kan de leverancier de verplichte certificaten en tentboeken voorleggen? Houdt hij zich aan de vooropgestelde veiligheidsvoorschriften? Is hij verzekerd? Don’t expect, inspect! Vraag referenties, ga ze bekijken en check hun tevredenheid zodat u niet voor verrassingen komt te staan.

3. Heb oog voor detail, uw gasten zullen dat ook doen.
Alles begint met nette en propere materialen, maar ook de afwerking ervan moet goed zijn tot in de kleinste details. Alleen op deze manier krijgt uw event de uitstraling die het verdient. Zorg er dus voor dat ook uw leverancier deze perfecte afwerking nastreeft.  Veldeman

 

x