EvenementOrganiseren.nl

Evenementenbureau of zelf organiseren: de checklist

Een evenementenbureau of event bureau inschakelen voor jouw evenement, of het zelf regelen, bedenken, organiseren en uitvoeren? Eigenlijk zeggen wij bij EvenementOrganiseren.nl: je moet wel heel veel kennis, expertise, ervaring en tijd in huis hebben om zelf iets te organiseren. In alle andere gevallen: schakel tijdig een evenementenbureau in, is het advies van onze website. Om de afweging nog iets grondiger te maken: hierbij een checklist voor het wel of niet inschakelen van een evenementenbureau.

Er is natuurlijk een heel groot verschil tussen een kleine teambuildingsactiviteit, op bijvoorbeeld een outdoor locatie waar je volledig ontzorgd wordt door de experts op locatie, of bijvoorbeeld een groot relatiemarketing evenement voor 1000 relaties. Bij beide uitdagingen maak je de afweging: zet ik er een bureau tussen of niet? En welk evenementen bureau want er zijn veel verschillende soorten evenementenbureaus.

EvenementOrganiseren.nl adviseert je in ieder geval om een gedegen keuze te maken tussen zelf doen of een evenement laten organiseren. Waarbij de expertise, het creatieve en organisatorische vermogen van een bureau in vrijwel alle gevallen goud waard is. 

Zelf maken wij bijna altijd de afweging om voor onze evenementen gebruik te maken van een evenementenbureau. Bij events waar we al een paar jaar ervaring hebben en de aantallen niet te groot zijn, organiseren we met ons eigen team. In dat geval is deze checklist goud waard.

Evenementen organiseren kan op twee manieren:

  • Op basis van eigen expertise, creatieve en conceptuele experts, ervaring, kennis van de markt, organisatorische handen, tijd en budget er voor kiezen om zelf de organisatie van het evenement op je nemen. EvenementOrganiseren.nl geeft je bij deze keuze een enorm aanbod aan kennis, tips, producten, bureaus, toeleveranciers en locaties, om intern de bureaurol zo optimaal mogelijk in te vullen.
     
  • Een compleet traject rondom het evenement, met grote impact. Gebruik de kennis en expertise van een evenementenbureau. Houd wel rekening met kosten voor het bureau. Een investering waar je veel voor terugkrijgt.

    Een goed bureau kan jou volledig ontzorgen in het organisatieproces. Ook creatief, conceptmatig en qua effectiviteit en strategisch inzetten van het evenement is een goed bureau dé oplossing.

Hoe je gedegen tot een afweging komt?

Maak een realistische inschatting van:

  • grootte en complexiteit van het evenement;
  • benodigde organisatietijd (altijd meer dan u denkt);
  • beschikbare tijd (altijd minder dan u denkt) van alle betrokken organisatoren;
  • continuïteit: wie neemt het over als een van de organisatoren uitvalt?
  • beschikbare budget;
  • beschikbare kennis, kunde, netwerk, expertise en ervaring;
  • enthousiasme en affiniteit met het onderwerp;
  • laat bij u overwegingen meespelen of u de organisatorische en eventuele financiële risico’s van het evenement wilt en kunt dragen.

Uitbesteden

Is de conclusie: uitbesteden, dan is er keuze uit de volgende groepen organisatoren:

Onafhankelijke evenementenbureaus

Event bureau. Evenementenbureau. Bureau voor het organiseren van events. En dan is er ook nog het live communicatiebureau, experience marketing bureau, eventmarketing bureau, etc.

Het ene bureau benaderd een evenement als logitieke uitdaging. De ander zorgt voor de ultieme impact binnen marketing en communicatie. 

Binnen het brede aanbod van evenementenbureaus is er een soort tweedeling te maken, waarbij bureaus naast hun (creatieve) kern competenie om tot passende en onderscheidende concepten te komen te verdelen zijn in:

  • Logistieke, uitvoerende eventbureaus

Bureaus die naast conceptmatig hun kracht in het uitvoerende hebben zitten. Zij leveren letterlijk handjes, verzorgen het hele organisatorische proces en ontzorgen dus het complete traject van evenement organiseren. Deze bureaus beschikken over kennis van de markt, hebben een groot netwerk, weten welke wegen te bewandelen en hebben een overzicht van nieuwe mogelijkheden en effectieve tools, nieuw aanbod, etc.
 

  • Tast wel eerst af of het bureau dat kan leveren wat u van het bureau verwacht. Een mooie internetsite zegt niet altijd alles over de kwaliteit van het bureau.
     
  • Strategische, advies eventbureaus
    Deze bureaus zorgen dat het event, de experience of het live moment, passen binnen de strateigsche marketing en communicatie van een bedrijf, merk of andere organisatie.

    Zij zijn adviseurs op het gebied van het strategisch inzetten van evenementen en live momenten.  Binnen de marketing- en communicatiemix van een bedrijf of organisatie met live tot grote impact komen. Deze event bureaus werken met u toe naar de maximale meerwaarde, effect en impact van doelstelling naar resultaat.

    Daarvoor ontwikkelen zij een creatief, innovatief en op zijn minst passend concept, maar veelal ook het complete traject, waarbij de bureaus in de top van markt live leidend laten zijn, maar ook breder kunnen adviseren. Zij vormen een communicatie- en marketingtraject waar alles soorten media, zoals social media, digital of andere onderdelen samen voor een campagnetraject zorgen.
     
  • Op zoek naar een dergelijk bureau, dan is het goed om te weten dat de top van de bureaus zich verenigd hebben in de brancheorganisatie voor eventbureaus IDEA.

Leveranciers of locaties als totaalorganisator
Deze handelwijze vindt u doorgaans bij evenementenlocaties en cateraars, die naast hun eigen professie ook een schil aan partners heeft om tot een complete organisatie te komen.

Een aantal gerenommeerde leveranciers is zo gespecialiseerd in de totale organisatie van een evenement, dat zij hiervoor speciale afdelingen hebben. Klein gevaar bij deze leveranciers is dat ze het beschikbare budget zoveel mogelijk met eigen diensten invult, waardoor het evenement uit balans raakt.

Daar moet u dus goed op letten: een partner van een locatie of andere organisator hoeft niet altijd de meest geschikte partij voor uw evenement te zijn. Over het algemeen 'branden' locaties en cateraars zich niet aan het conceptmatige, laat staan aan het strategische. Die expertise ligt bijna per definitie bij de bureaus.

PCO’s (Professionele Congres Organisatoren)
Zij zijn goed in het organiseren van evenementen waarbij kennisoverdracht centraal staat, zoals congressen en seminars. Ook alle randactiviteiten, zoals (internationaal) vervoer, partnerprogramma’s, excursies en feestelijke ontvangsten, maar ook de administratie en financiën, verzorgen ze. De laatste tijd zie je ook steeds meer evenementenbureaus die gespecialiseerd zijn in live communicatie en eventmarketing die op een belevenisvolle manier tot inhoudelijke en kennisoverdracht evenementen komt.

Reclame- en/of pr-bureaus
Steeds vaker geven reclamebureaus niet alleen adviezen, maar dragen ze ook zorg voor de uitvoering van evenementen. Reclamebureaus zorgen voor een juiste integratie van zakelijke evenementen in je marketing-, sales- en pr-strategie.

Het zijn meestal geen specialisten in het organiseren van evenementen, dus u kunt overwegen om het reclamebureau te koppelen aan een onafhankelijke evenementenorganisatiebureau. Interessante ontwikkeling in de markt: enkele tientallen eventbureaus zijn volwaardig live communicatie en eventmarketingbureaus die ook tot een perfecte integratie van events in marketing- en communicatiemixen komen. 

Een ontwikkeling van de laatste jaren is dat bedrijven, organisatie en dus de opdrachtgevers, de eventmarketingbureaus een hoger aanzien hebben gegeven. Zij zitten inmiddels hoger in de organisatie en hebben een gewichtiger rol, omdat het live onderdeel van de marketingmix een steeds grotere rol is gaan spelen.


Welke soort externe organisator kiezen? 
Een externe organisator uit één van de genoemde vakgebieden kiest u op basis van:

  • een inventarisatie van de aanbiedersmarkt van evenementenbureaus;
  • aansluiting en de specifieke expertise bij de aard van het evenement en het soort evenement;
  • referenties van door het bedrijf om hun oordeel gewaardeerde relaties;
  • altijd (!) een persoonlijk gesprek;
  • de te hanteren calculatiemethode;
  • overige leveringsvoorwaarden;
  • de accountmanager, die het evenement onder zijn/haar hoede zal nemen.
     
  • Daarbij kunt u IDEA als keurmerk zien voor evenementenbureaus die zich op het marketing en communicatievlak begeven. Leden van IDEA moeten namelijk aan bepaalde voorwaarden voldoen, zoals financiele slagkracht, ervaring, etc. Het wil in geen geval zeggen dat een niet-IDEA bureau niet dezelfde kwaliteit kan leveren, maar u heeft wel bepaalde zekerheden bij een IDEA-bureau.

 

Gedeelde organisatie
Uitbesteden kan op twee manieren: geheel of slechts gedeeltelijk. Kiest u voor gedeelde organisatie, en regelt u bijvoorbeeld zelf de locatie, maar niet het amusement, dan is goed overleg tussen beide organiserende partners essentieel. Het gevaar loert anders dat je van elkaar aanneemt dat bepaalde zaken geregeld zijn, zoals het inhuren van licht- en geluidfaciliteiten, terwijl dat niet zo is.

Periodieke voortgangsbesprekingen en een nauwkeurige verslaglegging zijn dus belangrijk. Cocreatie is het toverwoord. Hierbij kunnen bureaus u prima helpen, maar ook een freelance eventmanager kan een uitkomst zijn.

Kiest u voor eventmarketing en live communicatie bureaus die u strategisch adviseren, dan blijft cocreatie het toverwoord. Kunt u uw missie, visie, kernwaarden, merklading, doelstelling, probleemstelling, gewenst effect blootleggen, dan heeft u aan kwalitatieve bureaus de perfect partner.

Kosten van uitbesteden
Uitbesteden kost geld. Hoeveel is afhankelijk van de leverancierskeuze en de kostendoorberekening. Een goede offerte geeft inzicht in de organisatiekosten. Spreek de organisatorische en financiële werkwijze in een vroeg stadium met een externe organisator door. In grote lijnen zijn er twee berekeningsmethoden: de open en gesloten kostencalculatie:

Open kostencalculatie
Werkt u op open basis, dan worden organisatie- en/of adviesuren, overheadkosten en een winstpercentage apart vermeld. Die laatste twee kunnen per bedrijf erg verschillen.

Gesloten kostencalculatie
Heb je geen inzicht in de kostenopbouw, dan wordt gesproken van een gesloten calculatiemethode. De totaalorganisator zet een percentage op zijn inkopen (tussen de 10 en 30%) en biedt deze als verkoopprijzen aan. 

Steeds vaker wordt gewerkt op basis van open kostencalculatie. Dat komt het onderling vertrouwen en een onpartijdig advies ten goede. Bovendien laat deze calculatiemethode de werkelijke kosten van de organisatie zien, ten opzichte van de inkoopkosten. De afgelopen jaren, met de professionalisering van eventbureaus, is het ook gewoon geworden dat bureaus laten zien wat de uren voor advies, conceptontwikkeling, het ontwikkelen van de meest effectieve traject, etc exact zijn.


Lasten en lusten

Tegenover de kosten van het uitbesteden staat een groot aantal voordelen:

  • De factor tijd is al gauw een kostenbesparing: wat voor de opdrachtgever niet-alledaags, ingewikkeld en arbeidsintensief is, kan door totaalorganisatoren snel, efficiënt en daardoor kostenbesparend worden uitgevoerd.
  • De organisator licht de voor- en nadelen van een programmavoorstel graag toe. En zal ook alternatieven aandragen.
  • In organisatorisch en financieel opzicht heb je als opdrachtgever uitsluitend te maken met één partner: de totaalorganisator,m waarmee een cocreatie partnerschap ontstaat.
  • De organisator maakt een weloverwogen en prijsgunstige leverancierskeuze. Dat levert een aantrekkelijke prijs/productverhouding op.
  • Het inschakelen van een externe organisator kan ook een tactisch doel hebben: een externe partner kan vaak zaken voor elkaar krijgen die voor internen moeilijk verkoopbaar zijn. Vreemde ogen dwingen.
  • Een goed evenementenbureau is dagelijks bezig om met creativiteit, innovatieve middelen, perfecte productie en professionaliteit tot de grootste impact van uw evenement te komen en heeft zo enorme brede ervaring om ook jouw doelstelling te behalen.
  • Een eventmarketing en live communicatie bureau is de perfecte partner om samen met u het event/live moment te integreren in uw markeitng- en communicatiemix, strategisch advies te geven en het event in een traject te embedden.
  • Het is dus uw ideale partner bij het organiseren van een evenement voor het behalen van doelstellingen, het oplossen van jouw uitdaging.

Als je vooraf zorgvuldig en stapsgewijs de passende organisatievorm kiest, zal dat zeker effect hebben op het succes van het evenement.


Een officiële pitch uitschrijven om tot het perfecte bureau te komen:
pitchrichtlijnen van IDEA

Het is steeds gebruikelijker voor het kiezen van een externe organisator een aanbesteding of pitch uit te schrijven. Daarbij nodig je een open of een geselecteerd aantal bedrijven uit om een offerte uit te brengen. 

>> IDEA pitch checklist
 

Tip: lees ook deze artikelen

x