EvenementOrganiseren.nl

Welk evenementenbureau past bij uw evenement?

Kiest u er als organisator van het evenement van uw bedrijf of organisatie voor het uitbesteden van de organisatie, dan is een evenementenbureau de spil in uw concept, strategie en uitvoering. Ook als u slechts een deel van de organisatie uitbesteedt, doet u er goed aan een kwalitatief bureau te selecteren.

En natuurlijk is er niets mis mee om mensen uit uw eigen bedrijf in te schakelen voor de organisatie van het evenement. Veel Nederlandse bedrijven beschikken inmiddels over een eigen eventmanager binnen hun marketing- of communicatieafdeling. Maar let op, want zeker als u niet tot de eventmanagers behoort, dan kan het organiseren van een evenement veel meer tijd en effort kosten dan u lief is. 

Om dat probleem te omzeilen en om gebruik te maken van de creativiteit en knowhow van evenementenbureaus is het aan te bevelen om bij (de grotere) evenementen efficiente , adviserende en bovenal professionele organisatiebureaus in te schakelen.

Soorten bureaus
Veel bureaus in de eventbranche gebruiken nog het 'wij organiseren alles'-principe. Er zijn maar weinig bedrijven die zich echt segmenteren. Voor uzelf kunt u evenementenbureaus in grote lijnen onderverdelen in 3 categorieen:

  1. Eventmarketingbureaus - deze bureaus kunnen uw evenement perfect inpassen in uw communicatie- en marketingmix. 
  2. Organisatiebureaus - de meerwaarde van een organisatiebureau zit hem vooral in de handjes, het logistieke en creatieve deel.
  3. Bedrijfsuitjes - evenementenbureaus gespecialiseerd in bedrijfsuitjes beschikken over kant-en-klare producten.

De keus van een evenementenbureau
Wanneer het besluit is gevallen om een organisatiebureau in te schakelen voor de organisatie van uw evenement, staat u nog voor de lastige keus om het juiste bureau te kiezen dat bij uw bedrijf en uw doelstellingen past. In Nederland zijn inmiddels enkele honderden evenementenbureaus actief. In het huidige internettijdperk is het eenvoudig om evenementenbureaus te zoeken en te vergelijken aan de hand van cases en referenties. Let wel, een prachtige internetsite betekent niet altijd een 'prachtig bureau'. 

Extra's
Een losstaand evenement of feest heeft zijn beste tijd gehad. U doet uzelf ook te kort om als losse flodder een evenement te organiseren. Denk hierbij eens aan het voor- en natraject van een evenement, waarop u het moment van communiceren langer maakt en vooral ook de strategische inzet van het evenement: wat moet het voor uw bedrijf opleveren binnen de complete mix van marketing- en/of communicatiemiddelen? Ook zijn er evenementenbureaus die een prima Return on Investment voor u kunnen berekenen of op zijn minst een vorm van effectmeting kunnen aanbieden. Kortom, kom beslagen ten ijs en benut de vele mogelijkheden van een goed evenementenbureau.
 

Tips:

  • IDEA, is een brancheorganisatie speciaal voor eventbureaus. Bij IDEA worden leden toegelaten op basis van expertise, economische draagkracht, ervaring, etc. Kortom, een soort keurmerk 
  • vorm een organisatieteam met mensen uit uw bedrijf, het organisatie- of evenementenbureau en de belangrijke toeleveranciers.
  • er zijn evenementenbureaus die geld vragen voor een offerte, vraag dit altijd even na alvorens een offerte aan te vragen.
  • als u gaat pitchen, zorg er dan voor dat u niet te veel evenementenbureaus laat meepitchen. Maak een voorselectie om veel onnodig werk en irritatie te voorkomen.