EvenementOrganiseren.nl

Goed om te weten op het gebied van evenemententechniek ..

Techniek, het is een belangrijk deel van uw budget. Verschillende partners van EvenementOrganiseren.nl hebben naar aanleiding van The Next Event de belangrijkste tips op een rij gezet voor u.

Tip 1:
Als je (innovatieve) techniek wilt inzetten tijdens jouw evenement is de gouden tip: Ga op tijd in gesprek met jouw techniek leverancier om te zorgen dat je ook het maximale rendement haalt uit jouw investering. Production Partners 

Tip 2:
Eerst concept dan Techniek! Laat techniek jouw concept versterken en niet een doel op zich zijn. Production Partners 

Tip 3:
Als je geen kennis in huis hebt op het vlak van audiovisuele techniek, betrek dan jouw audiovisuele leverancier of een onafhankelijk technisch producent bij de pre-productie. Het is heel tijdrovend en kostbaar als blijkt dat de creatieve ideeën om technische of budgettaire redenen niet haalbaar blijken. Production Partners 



Tip 4:  Hoe creëer je meer aandacht en hogere concentratie voor je presentatie?
Meer aandacht voor een lezing of product-presentatie op uw congres op moment dat iedereen geconcentreerd kan luisteren.  Zodra je een koptelefoon opzet wordt je gepakt door wat je hoort. En je hebt geen overlast van omgevingsgeluiden. 
Ideaal indien het niet gepast is om geluid te maken op de locatie. U kan eenvoudig 3 presentaties tegelijkertijd houden in dezelfde ruimte.  Silent DJ 

Tip 5: Meer individueel gebruikersgemak
Iedere deelnemer aan de workshop kan zijn eigen volume instellen op de koptelefoon. Nooit meer last van te hard geluid of gehoorbeschadiging. 

De 3 kanalen op de silent disco hoofdtelefoon zijn bijvoorbeeld ook gebruiken voor presentaties in 3 talen: switch eenvoudig van kanaal op de koptelefoon. Laat uw workshop-spreker simultaan vertalen en uitzenden in 3 talen. Silent DJ 

Tip 6: Hoe maak je optimaler gebruik van je ruimte? (maak meer mogelijk in 1 ruimte)
U hoeft maar 1 ruimte te huren en hoeft niet te verhuizen bij wisseling van presentaties.
De goede sfeer in de ruimte van het event zal behouden blijven.  De silent disco oplossing is zowel geschikt voor binnen als voor buiten locaties. Silent DJ 

Tip 7: Zorg voor een heldere briefing met budget om zo onnodig werk en kosten te voorkomen en ambitie te kunnen matchen met budget Livetime 


Tip 8: Voordat je gaat schakelen met leveranciers is het wijs om je onafhankelijk te laten adviseren door een specialist (bijv. Een technisch producent) Livetime 

Tip 9: Benader een technisch producent vooral vast in uw pitchfase. Hierover zijn goede afspraken te maken over verwachtingen en dat bent u verzekerd van een kloppend budget bij het ontwerp en is e.e.a. reeds getoetst op haalbaarheid. Livetime 

Tip 10: Betrek de juiste AV partner bij uw evenement. Zakelijke evenementen vereisen namelijk andere benadering en ondersteuning dan publieksevenementen. MK2 Audiovisueel

Tip 11: Maak gebruik van de expertise van uw AV partner. Neem deze mee tijdens een locatiebezoek om o.a. de opdrachtgever te behoeden voor onaangename verrassingen, haalbaarheid en passend advies. MK2 Audiovisueel

Tip 12: Het succes van een evenement is niet alleen afhankelijk van de techniek maar voornamelijk door de inzet van goede bekwame technici. Deze zijn niet alleen technisch maar ook communicatief vaardig en hebben een dienstverlenende instelling. MK2 Audiovisueel

Tip 13:  Betrek je AV-supplier zo vroeg mogelijk bij de aanvraag; deel doelstellingen van het event en geef ruimte en vertrouwen om samen tot een goed advies te komen. AVEX

Tip 14: Maak één persoon binnen het organisatieteam contactpersoon voor de techniek; met name tijdens de uitvoering van het event. Het AV-team kan dan met die persoon sparren en samenwerken om tot een vlekkeloze uitvoering te komen. AVEX

Tip 15: Plan altijd voorafgaand aan het programma tijd in voor een try-out/ doorloop van het programma. Ondanks dat de locatie misschien al bekend is van eerdere keren. Een goede voorbereiding is 90% van uw succes. AVEX



Tip 16: Durf open te communiceren om zoveel mogelijk informatie te krijgen. Niets is overbodig als het om informatie gaat over het evenement. Bijman Audiovisueel 

Tip 17: Wees op tijd met je aanvraag. Dit komt ten goede van het budget en de kwaliteit van het evenement. Bijman Audiovisueel 

Tip 18: Wees 1 met je leverancier. Samen bereik je meer dan alleen. Bijman Audiovisueel 



Tip 19: Vraag niet wat je nodig hebt, maar vertel wat je wil bereiken. ACS

Tip 20: Geef een budget kader, bijvoorbeeld op de volgende manier;  ons budget is ongeveer x, bij tegenvallende inkomsten of bij meer inkomsten is er een marge van 20% meer of minder budget. ACS

Tip 21: Door slim om te gaan met AV/IT kun je van je een event/congres een marketing tool maken gedurende het jaar, door bijv. Webcasts, sprekers interviews, event impressies etc. ACS

Tip 22: Content;
Zwarte balken, uitgerekte foto’s of afwijkende kleuren? Zorg dat de content voor een evenement altijd tijdig aangeleverd wordt aan de Audiovisueel specialist zodat zij kunnen controleren of het er allemaal natuurlijk uitziet op de apparatuur die ingezet gaat worden. Niets is hinderlijker dan tekst die wegvalt, foto’s of een logo’s die helemaal uitgerekt zijn. Of een presentatie die hapert en niet soepel draait omdat de laptop niet geschikt is voor dergelijke zware content. Betrek uw Audiovisueel specialist en het eindresultaat zal altijd 100% zijn. BIS 

Tip 23: Verrassen;
Probeer uw gasten telkens weer te verrassen! Dit vergroot de attentiewaarde. Het kan soms in hele kleine dingen zitten. Niet alleen de grootst mogelijke (AV) invulling, maar júist die kleine verrassing op een bepaalde locatie. In de uitnodiging of op de manier waarop je je moet aanmelden. Leuke, originele verrassingen zullen altijd zorgen voor een positieve bijdrage. Ook op het gebied van Audiovisuele invulling zijn vele leuke oplossingen te bedenken. Groot, maar ook klein en betaalbaar! BIS 

Tip 24: Budget;
Betrek uw Audiovisuele partner voor het bepalen van een realistisch budget. Regelmatig wordt de Audiovisuele invulling tijdens een evenement als ‘sluitpost’ gezien, terwijl een goede audiovisuele invulling van een evenement juist zorgt dat de boodschap optimaal wordt overgebracht op de bezoekers van uw evenement. Betrek uw audiovisueel specialist tijdig bij het project en bekijk de mogelijkheden die gebruikt kunnen worden op de betreffende locatie grondig. Het is zonde als er een fantastisch evenement tot in de puntjes wordt verzorgd, maar de boodschap komt niet goed over doordat om budgettaire reden niet de juiste audiovisuele invulling is gebruikt. BIS 

x