EvenementOrganiseren.nl

Programma event: tips, do's en don'ts voor het programma van jouw evenement

Programma evenement. Dat klinkt als een basis, een fundament van de kracht van jouw live evenement. Content is king. En ook al wordt daar over getwijfeld, buiten kijf: het programma van jouw evenement is in alles de kern van jouw live communicatie. Daar horen tips, do's en don'ts bij.

Eerst maar eens globaal beginnen: hoe kom je tot een goed programma voor jouw evenement?

Stel jezelf de volgende vragen:

Stap 1: Wat is het doel van je evenement?
Stap 2: Wie wil je uitnodigen?
Stap 3: Afstemmen op de genodigden
Stap 4: Hoe geef je vorm aan de inhoud? Voor welke werkvormen wil jij kiezen?
 


Business events: 83 procent vindt het programma het belangrijkst

Belangrijk om te weten: 83 procent van de ondervraagden noemt content en programma als het belangrijkste ingredient van een business event, zo blijkt uit onderzoek van EventmanagerBlog:

We concentreren ons hierbij op een zakelijk evenement waar kennis, inhoud en content centraal staan, maar veel van de tips zijn ook prima toetsbaar bij een relatie evenement of een product lancering. Hierbij tips voor het programma van jouw evenement:

Programma Event: Tips

  • WOW-effect en verrassing

De standaard was nooit genoeg. Of het nou gaat om unieke sprekers, de manier van content overdragen of de decoratie van jouw evenement, er is een gouden regel: verras jouw gast. Daarbij is er zelfs wetenschappelijk bewijs dat bijvoorbeeld de concentratieboog bij verrassingselementen zich steeds weer opnieuw spant.

  • Stop het overvolle programma, geef je gast vrijheid

Het programma van jouw evenement moet vrijheid geven aan de gast. In dit geval hebben we het dan over het gevaar van volledig volgepropte programma's. Dat moeten, moeten gevoel doet afbreuk aan de gastbeleving op jouw evenement. Geef de gast op het evenement ruimte voor tijd voor zichzelf en bijvoorbeeld om met andere gasten in contact te komen.


TIP: Spreker: 15 minuten?

Linda van Schuijlenborgh, die onder andere het Health Valley Event organiseert, deelt haar aanpak. Met misschien wel de schokkendste tip van allemaal om je sprekers maar 15 minuten spreektijd te geven.

Dit klinkt heel kort, de meeste sprekers hebben namelijk een standaard speech van een uur. Maar toch is 15 minuten het beste voor de concentratie en de aandacht van de luisteraars. Huur daarom ook een professionele dagvoorzitter in die aangeeft wanneer de spreker zijn/haar verhaal moet afronden zodat je programma niet uitloopt.

Wees ook niet bang om wat onbekende sprekers uit te nodigen. Je hebt een bekende spreker nodig als publiekstrekker, maar vaak zijn het juist de onbekende sprekers die inspireren met een vernieuwend verhaal.  

?

  • Met deze ultieme checklist denk je echt aan alles.

 

  • Customer journey live en touchpoints

De customer journey is al enkele jaren de marketingterm als het gaat om hoe je als merk of bedrijf een klant begeleidt in zijn reis tot aankoop. Die klantreis is gemeengoed in winkels en horeca, maar wordt op evenementen nog wel eens vergeten. Dat is best vreemd, want als een klantreis ergens tot leven komt, dan is het wel op jouw evenement. De customer journey en bijhorende touchpoints zijn de basis van een goed event programma.

Een goed ingerichte klantreis op een evenement bepaalt wat gasten, bezoekers, klanten meenemen na afloop: wat ze onthouden, waardoor zijn en blijven ze getriggerd, etc.

In een winkel als IKEA bestaat de klantreis uit diverse ‘hoogtepunten’, ook wel touchpoints genoemd. Door die touchpoints op een juiste manier te verdelen en af en toe ook wat rustmomenten in te plannen, komt IKEA tot het optimale koopgedrag. Die gedachte en aanpak zou ook bij het concept van evenementen kunnen worden doorgevoerd om te een optimaal effect te komen.

Dirk Prijs van het Genootschap voor Eventmanagers presenteerde ooit een onderzoek over touchpoints en trok daar vooral de conclusie dat denken en organiseren vanuit de klantreis en touchpoints er per definitie voor zorgt dat het evenement ingericht is op de klantbehoefte.  ‘Eventmanagers denken vaak precies te weten wat bezoekers leuk vinden. In dit onderzoek kijk je door de bril van de bezoeker: wat blijft er hangen, waarom is dat zo belangrijk, wat doet er echt toe? Wat blijft je bij: die inspirerende spreker of de vuile toiletten?’

  • Focus op de afsluiting, niet op de openingsshow

Leuk weetje uit zijn onderzoek: waar eventmanagers en bureaus veel aandacht besteden aan de opening(show) als ultiem touchpoint, blijken bezoekers veel meer te onthouden van wat er daarna gebeurt. Zowel in positieve als negatieve zin. Meer aandacht voor de afsluiting, was destijds een van zijn aanbeveling. Daarnaast blijkt het onderscheidende vermogen in de ‘eventreis’ vooral te zitten in bijvoorbeeld sprekers en netwerkmogelijkheden, de rest wordt gezien als voorwaarde. Het speelt vrijwel geen rol in de herinnering en impact.

  • Plan je topspreker voor de lunch, zodat iedereen enthousiast de zaal verlaat. Dit leidt tot een goede sfeer in de foyer.
     
  • Online het hoogtepunt NIET aan het eind
    Het hoogtepunt van een virtueel evenement kan niet worden bewaard voor de climax, zoals gebruikelijk is in de klassieke escalerende dramaturgie van een conventioneel evenement. Kortom, nieuwe dramaturgische benaderingen zijn nodig voor de opbouw van de content in een online evenement.

TIP programma event: denk als een chef-kok

Maurits Ouweneel, als meesterbrein achter de ondernemersshow van RTL Z vertelt hoe belangrijk het is om je event aan te pakken als een chef-kok.

'Als chef-kok zijnde wil je alleen de allerbeste ingrediënten voor je gerecht, in dit geval voor je event. Nodig daarom alleen maar de beste sprekers uit. Sprekers waar je zelf ook 100% achter staat. Als je de beste sprekers hebt uitgenodigd, kijk dan naar je planning en plan je allerbeste spreker in voor de eerste pauze. Zo zorg je ervoor dat je gasten met andere gasten hun positieve ervaringen delen. Vergeet ook niet dat de muziekkeuze heel belangrijk is wanneer er niemand aan het woord is, muziek bepaalt voor een groot deel hoe de sfeer is en beïnvloedt daarmee de beleving van je gasten. Door als chef-kok om te gaan met je event onderscheid je jezelf van andere eventplanners. Je onderscheidt je door alleen met de beste kwaliteit te werken.'

 

  • Geef jouw gast keuzevrijheid in het programma

In lijn met het bewust plannen van ruimte in het programma van jouw evenement, moet je ook rekening houden met het feit dat we in een festival en Netflix wereld leven. De successen van festivals en Netflix lijken op het eerste oog weinig met elkaar van doen. Toch is er een gemene deler: de bezoeker, de kijker bepaalt zelf. Hij/zij kiest het eigen podium of de favoriete artiest. Hij/zij bepaalt zelf wat, waar en wanneer welk programma of film gekeken wordt. Wie die wijze les in het programma van het volgende evenement kan implementeren is spekkoper.

  • Is het programma doelgericht, houd het dan strak

Een goed evenement begint bij een harde en heldere doelstelling. Daarmee kun je tot een goed en impactvol programma komen. Want alleen maar verrassen of alleen maar je gast zelf laten kiezen, zijn geen garantie op het gewenste effect. Nee, het programma van jouw event moet zo in elkaar zitten dat je jouw doel bereikt. Dus uitgaande van een goed overwogen programma, moet je te allen tijd zorg dragen voor de planning. Het kan niet zo zijn dat bijvoorbeeld een spreker enorm uitloopt waardoor de netwerkpauze in de soep loopt. 

Programma event: don'ts voor sprekers

Nog even een aantal don'ts op een rij voor de inhoudelijke invulling van het programma van jouw evenement. Laten we ons even concentreren op de spreker:

  • directie spreekt personeel toe vanaf een zwaar verhoogd podium/brug en kijkt zo op de mensen neer
  • spreker spreekt alleen maar en geen ruimte voor interactie
  • louter een bekende naam, terwijl het standaard praatje totaal niet past bij het evenement /doelstelling
  • niet op maat
  • slechte briefing
  • niet van te voren weten wie wat gaat zeggen/behandelen

 

TIP programma evenement: doe onderzoek!

Riëlle Schoeman van het Fashion Design Festival Arnhem weet door haar werk in de mode- en design-wereld als geen ander hoe belangrijk het is om te blijven vernieuwen.

'Neem niet letterlijk het draaiboek van vorig jaar over. Kijk naar de trends en speel daar op in. Als je een jaarlijks event hebt dat elk jaar precies dezelfde opzet heeft dan raken de gasten verveeld en komen ze niet meer terug. Zorg dat er in je programma een element van verrassing zit, zoals bijvoorbeeld een dans als opening van je programma, gasten houden ervan om verrast te worden. Om in te spelen op trends, om te vernieuwen en je gasten te verrassen is het heel belangrijk om onderzoek te doen naar je doelgroep. Wat vinden mijn gasten interessant? Wat houdt hen bezig? Waarmee kan ik mijn gasten verblijden?'

Tip: lees ook deze artikelen

x