EvenementOrganiseren.nl

Uw event in een tent? Dit is de checklist!

Een tijdelijke accommodatie, of gewoon tent zoals we dat vroeger noemden, kan in veel eventconcepten een prima oplossing zijn. Los van de keus voor een goede kwalitatieve tentenbouwer, heeft EvenementOrganiseren.nl ook nog 10 punten voor uw checklist uitgewerkt, samen met expertisepartner Intertent.

1. Meters en setting
Hoeveel vierkante meters zijn er nodig? Houd rekening met de setting van het event. Welk budget is er na de basis over voor overige wensen?

2. Houd rekening met de ondergrond
Hoe is de ondergrond: vlak? Kan de tent verankerd worden? Mocht dit niet zo zijn, dan kunnen kwalitatieve tentenbouwers nog prima uit de voeten, maar houd dan wel rekening met bijvoorbeeld extra kosten.

3. Bereikbaarheid terrein
Een evenemententent of tijdelijke accommodatie behoeft groot transport om aangeleverd te worden. Houd daar rekening mee, want een oud ophaalbruggetje bij een historische locatie is daar niet op berekend...

4. Vergunningen
Het is altijd verstandig om bij de gemeente navraag te doen over een eventuele vergunning. Is het niet nodig prima, is het wel nodig, dan zijn de kosten voor een vergunning beduidend lager dan de boete achteraf. Geef daarbij ook inzage in de planning van uw evenement. Het is heel goed dat de lokale driehoek weet wat er bijvoorbeeld op uw terrein in een tijdelijke evenementenlocatie plaatsvindt, zodat hulpdiensten voorbereid zijn.

5. Tent is weerbestendig, uw budget ook?
Een tent van een kwalitatieve tentenverhuurder kan heel wat hebben, zowel qua regen, kou als wind. Maar in de koude wintermaanden is er een veel hogere kostenpost voor het stoken. In de zomer moet u weer rekening houden met de airconditioning. Win hierover advies en transparantie in.

6. Specialistische toeleveranciers
Tentenleveranciers hebben dikwijls een netwerk aan preferred suppliers: specialisten en experts die exact weten wat ze wel en niet kunnen in een tent. Denk hierbij aan audiovisuele partijen, cateraars, maar ook sanitair verhuurders en eventdecorateurs. De tentenverhuurder adviseert u graag.

7. Zorg voor overleg tussen alle toeleveranciers
Werken in een tent is voor veel eventbedrijven even schakelen. Daarom is het zeer aan te raden om met zowel tentleverancier als alle andere toeleveranciers tijdig om tafel te gaan of er beperking dan wel obstructies zijn bij de opbouw van het evenement. Denk hierbij bijvoorbeeld aan het ophangen van trussen voor verlichting en geluidsinstallaties.

8. Neem uw tentenverhuurder mee naar de locatie
Om verrassingen te voorkomen en dus ook extra kosten of gevaarlijke situatie voor te zijn, is het heel wijs om vooraf een locatiebezoek te doen. De tentenleverancier kan u dan ter plekke van advies voorzien.

9. Verzekering en veiligheidsvoorschriften
Al uw toeleveranciers moeten goed verzekerd zijn en zeker ook de verhuurder van uw evenemententent. Zware storm of een andere extreme omstandigheid kan voor narigheid zorgen. Check daarom altijd of de tenten aan de laatste veiligheidsnormen voldoen: noodverlichting, brandblussers, etc. Als slot op de deur is een evenementenverzekering een absolute aanrader.

10. Kies voor kwaliteit
Natuurlijk geldt het altijd: kies kwaliteit. Maar uw evenement in een middelmatige, gevaarlijke, lelijke, oude, slordige tent...Niet doen! Het gaat ook bij evenementententen om de afwerking tot in de details. Dus ga voor perfectie en kies daar uw leveranciers op uit.

Deze checklist/tips voor het inzetten van een tijdelijke evenementenlocatie komen tot stand door de gedeelde kennis en expertise van Intertent, één van de kwalitatieve tentenleveranciers die Nederland rijk is.