EvenementOrganiseren.nl

Congres organiseren? Hierbij de checklist en voorbeelden uit de eventpraktijk

Een congres is een grootschalige bijeenkomst rond een bepaald thema. Een congres organiseren vergt veel tijd. Hoe je dat het beste kan aanpakken en wat de aansprekende voorbeelden zijn lees je hier. Wij nemen jou mee in de belangrijkste learnings rond een congres.

Doorloop de volgende stappen in de totstandkoming van een congres. Stel als eerste stap globaal in kaart wat voor een congres het moet zijn en wat de tijdsinvestering zal zijn. Het kan verstandig zijn om een expert in te huren

- Conceptontwikkeling
Wat is het doel van het congres? Doorloop de doel- en doelgroepbepaling, voor wie wordt het georganiseerd en wat willen zij horen/zien?
Werk het idee uit in de vorm van een programma-invulling.
Maak vroeg in het proces de keuze of het congres zelf georganiseerd wordt of dat het beter is om het congres uit te besteden. Stem de inhoud af met de betrokken partijen. Komen de verwachtingen overeen?

- Begroting
Financieel management: Het budget moet opgesteld worden, wat mag er besteed worden en wie is verantwoordelijk voor het bewaken van het budget?
Samenwerkingen: kan er een sponsorship aangegaan worden?
Bepaal de prijsstelling voor de deelnemers
Houd rekening met onvoorziene kosten van 10%

- Tijdsplanning
Begin allereerst op tijd. De gangbare tijd is 6 tot 12 maanden van te voren 
Stel de datum vast en hou hierbij rekening met vakanties en andere evenementen 
Kies een datum die past bij je doelgroep

- Evenementenlocatie kiezen  
Locatie selectie: wat past qua logistiek het beste bij jouw evenement?
Bespreek de technische voorzieningen met de locatie
Afstemming routing op de locatie
Maak een heldere verdeling van taken voor zowel de locatie als de organisator

- Programma en sprekers
Stel de inhoud en opzet van het programma vast
Schakel sprekers en dagvoorzitters in of schakel met een sprekersbureau
Schakel een dagvoorzitter in
Deel mogelijke deelsessies en workshops in
Is er vertaling benodigd?

Lees ook:
De waarde van een speech of keynote vergroten op een evenement

-Projectmanagement
In deze fase moet de opzet, planning en het complete organisatie programma uitgewerkt worden.
Samenstellen lijst genodigden
Coördinatie en verzending uitnodigingen
Opstellen en bewaken projectplan
Samenstellen draaiboek
Onderverdelen van de taken in de projectgroep
Bepalen wie waar het aanspreekpunt voor is op de dag zelf

-Marketing en promotie
Bepaal welke huisstijl bij het evenement past en voer dit door in het communicatie, promotie en publiciteitsplan
Redigeer de teksten en alle communicatie-uitingen en voeg dit in het communicatieplan
Ontwerp, invulling en (technisch) beheer interactieve website
Social media planning opstellen. Welke kanalen worden waarvoor ingezet?  (Twitter, LinkedIn, Facebook etc.)
Pers: moet er pers benaderd worden? Maak een opzet voor de nieuwsberichten
Adverteren: bepaal of adverteren nodig is en via welke kanalen dit gedaan kan worden
Stel een mailinglijst(en) op

Lees ook:
Dit zijn de do’s voor de uitnodiging van een evenement

- Toeleveranciers
Welke goederen en diensten zijn benodigd? Catering, wifi, techniek, groendecoratie, medische staff?

Lees ook: Hoe u samenwerkt met al die toeleveranciers? Nou, zo dus!


- Deelnemersregistratie
Bepaal hoe de bezoeker-journey eruit ziet en maak een registratiesite
Stem met jouw deelnemer registratie partij af hoe het traject voorafgaande aan het evenement verloopt
Beheer de financiële administratie en verstuur facturen
Wie van de organisatie coördineert het produceren en leveren van de badges en deelnemerslijsten op locatie?
Ontvangst en registratie deelnemers, sprekers, exposanten en andere betrokkenen
Instrueer eventueel hostesses

-Vlak voor het evenement
Verstuur een duidelijke briefing
Loop alles zelf door, loop door de locatie, ervaar wat de gasten ook gaan ervaren
Zorg voor een hotline, een persoon uit het organisatieteam die altijd bereikbaar is voor last-minute vragen
Soundcheck, contactmoment met de leveranciers, werkt alles? Staat alles klaar? 

-Tijdens het evenement
Loop het draaiboek met iedereen door
Wijs de verschillende verantwoordelijken aan
Zorg voor een aanspreekpunt voor alle leveranciers
Zorg voor gastheren/-vrouwen

-Nazorg en evaluatie
Coördinatie opzet en uitwerking evaluatie deelnemers, sprekers
Bijwerken deelnemersbestand
Evaluatie met opdrachtgever(s) en deelnemers 
Maak een financieel overzicht

 

Inspiratiecases:

In de categorie Congressen en kennis events won de case van Tata Steel:
Opdrachtgever: Tata Steel
Inzender: IDTV


IDTV case video 100 jaar Tata Steel - The Transformation Game from IDTV on Vimeo.

Learning: Door middel van een spelvorm kon iedereen uit de waardeketen van Tata Steel,  +/- 500 personen, meebeslissen over de ontwikkelingen van de staalfabriek voor de komende 50 jaar. Door de game en door het proces hebben de deelnemers meer inzicht gekregen in de uitdagingen waar Tata Steel nu en in de toekomst mee te maken heeft.

Lees meer over deze eventcase van Tata Steel

Genomineerde eventcase van de Gouden Giraffe Event Awards: 
Casenaam: Forward Thinking Leadership
Opdrachtgever: DenkProducties & AFAS Software

 
 

Lees meer over de eventcase Forward Thinking Leadership

Genomineerde eventcase van de Gouden Giraffe Event Awards: 
Casenaam: Klimaattop Zuid
Opdrachtgever: Gemeente Breda

Lees meer over de eventcase Klimaattop Zuid 

Tip: lees ook deze artikelen

Aanmelden nieuwsbrief

Wil je ook elke week een update ontvangen vul hieronder dan je naam en e-mail adres in.

x