EvenementOrganiseren.nl

Dit zijn de do's voor de uitnodiging van een evenement

Op welke uitnodiging reageer jij? Welke uitnodigingen vallen voor jou op en wat zorgt ervoor dat je allereerst klikt en nog belangrijker: dat je daadwerkelijk gaat aanmelden? Zo gaat dit ook bij jouw potentiële bezoekers, ze openen de mail niet zonder een pakkend onderwerp. En als ze de mail niet openen, dan komen ze nooit naar het evenement.

Dan is er nog de inhoud en het ontwerp. Doe je moeite om een ontwerp op te laten maken of ga je voor een eenvoudige en directe mail? Laten we de do’s voor een emailuitnodiging eens op een rij zetten.
 

Do’s; Doe dit met je volgende uitnodigingsmail:
 

  • Volg de 'clicks' en scheid uw e-maillijst op basis van diegenen die uw e-mail hebben geopend en degenen die dat niet hebben gedaan.

 

  • Geef de lezer een aantal voordelen waarom ze zouden moeten komen, houd de tekst wel kort. Marketeers noemen dit een waardevoorstel.

 

  • Personaliseer e-mails voor evenementen. Ze mogen niet op flyers lijken die je naar de halve wereld stuurt. Als ze dat doen, zullen mensen zich niet verplicht voelen om te reageren omdat het een massale uitnodiging lijkt.

 

  • Overweeg een andere e-mailuitnodiging (of op zijn minst met een andere onderwerpregel) te sturen naar mensen die je evenement al eens eerder hebben bijgewoond.

 

  • Maak ze mooi. Mooi is smaakgevoelig, maar zorg dat de uitnodiging en de opmaak past bij uw event, het thema van het event of uw eigen huisstijl. Gebruik een sjabloon, ontwerper of HTML-expert om een ontwerp te maken dat de toon zet voor uw evenement

 

  • Stuur de e-mail opnieuw naar degenen die deze niet hebben geopend. Probeer de mail te verzenden op een tijdstip waarop de meeste mensen niet heel druk zijn en wanneer ze al veel andere mail ontvangen. Lees onderaan dit bericht meer over de beste tijdstippen van verzending. 

  • Stuur herinneringen per e-mailgebeurtenis naar diegenen die een paar dagen ervoor een reactie hebben ontvangen om opwinding te creëren en ervoor te zorgen dat ze het event niet vergeten.

 

  • Als u wilt dat de informatie verspreid wordt via internet,  zorg dan dat de mail hyperlinks bevat om snel te schakelen met social media om het event de delen. 

 

  • Tip: denk ook eens aan een registratietool: een tool biedt de mogelijkheid om eenvoudig een evenementenwebsite aan te maken, waarbij u de bezoekers vanuit de tool kan uitnodigingen. U heeft dan direct overzichtelijk wat het openingspercentage is, en u kunt direct betrokkenheid creeren via de tool.  

 


Het beste tijdstip om een mail te versturen verschilt voor de B2B en de B2C markt:

 

B2B

Zoals eerder aangegeven is bij de meeste ontvanger de mailbox op maandagochtend goed gevuld. Stuur dus geen mail tussen vrijdagmiddag en zondagavond. Het advies is: het liefst aan het begin van de week dan aan het einde van de week. Achter de meeste computers worden de mails ’s ochtends afgewerkt. Zo is de dinsdagochtend een geschikt tijdstop, veel marketingpartijen geven aan dat dit tijdstip een goede openingsratio heeft.


B2C
Gaat het om B2C dan kan het nuttig zijn om de mail in het weekend te verzenden. Na de drukte van de werkweek hebben de meeste mensen meer tijd om rustig een bericht na te lezen. In de hectiek van de werkweek is hier minder tijd voor. Toch op een doordeweekse dag? Kies dan voor de randtijden: ’s morgens tussen 8 en 11 uur of ’s avonds tussen 18 en 21 uur. 

Lees ook