EvenementOrganiseren.nl

Zo stuurt u uw congresgast vol energie en inspiratie naar huis

Door D&B Eventmarketing
Een standaard congres? Grote zaal met standaard opstelling, zitten, luisteren, spreken tot de massa, drankje tijdens de pauze en hooguit een korte break-out sessie of activiteit. Nou die tijd moet echt achter ons liggen. Het opnemen van boodschappen en inhoud krijgt een extra impuls als er energie en inspiratie is. D&B Eventmarketing geeft 6 tips om ook uw congresgast vol energie en inspiratie naar huis te laten gaan.

Met de tips van D&B Eventmarketing krijgt uw congres nog veel meer impact. We hebben de tips heel schematisch en stapsgewijs voor u uitgewerkt:

Tip 1: Richt je op de persoon, niet op de massa

  • De gast moet zich welkom voelen, gezien worden
  • Gebruik eigen medewerkers om dat gevoel te creeren
  • Zorg intern, binnen uw organisatie, dat uw medewerkers al op voorhand gekoppeld worden aan de gasten
  • Zorg daarbij ook voor persoonlijke uitnodigingen, registreer op voornaam en investeer tijd in het maken van groepsindelingen/tafelschikkingen. 
  • Creeer een sfeer op het congres die volledig aansluit bij de aard en het imago van het bedrijf
  • En vergeet niet uw gasten ook weer persoonlijk uit te laten en te bedanken voor hun aanwezigheid
     
  • TIP van EvenementOrganiseren.nl: zorg ook in het natraject voor een persoonlijke benadering. Een persoonlijke noot met daarbij een document met de belangrijkste learnings is van meerwaarde voor uw gast.
     

Tip 2: Doorbreek de standaard setting en verras uw gast

De standaardopstelling is vertrouwd en geeft zekerheid, maar de verrassing zorgt voor energie en alertheid. D&B Eventmarketing geeft twee voorbeelden:

Tijdens het Sigma Congres ‘Vandaag over Morgen’ daagden de sprekers de bezoekers uit om anders naar zichzelf, hun werk en hun omgeving te kijken. De setting werd hier helemaal op aangepast; vanaf een centraal, langzaam ronddraaiend podium werd gepresenteerd, de gasten zaten rondom het podium gepositioneerd en grote projectieschermen zorgde voor ondersteunende content. 

Onze opdrachtgever Raet kwam bij ons met de vraag om hun Raet klantendag anders dan de voorgaande edities vorm te geven. Een programma waarbij de combinatie van een inhoudelijk programma en het geven van een energieboost voorop stond. De gasten werden getriggerd met een event in de vorm van een festival. Een ‘congresfestival’ dat voor ieder wat wils te bieden had, met verschillende ruimtes en settings.


Tip 3: Sprekers bepalen het succes

Al is de locatie nog zo mooi, de beleving nog zo groot, de catering het lekkerste dat uw gast ooit heeft gehad, als de sprekers niet 'aankomen' is het congres niet geslaagd. Tips van D&B Eventmarketing:

  • Laat de gebaande paden en bekende namen los
  • Een spreker uit een andere branche kan een perfecte metafoor leggen
  • Kies een voor het verhaal van een bevlogen ondernemer of start-up
  • Prop het congres niet helemaal vol met sprekers
  • Houd rekening met de korte concentratieboog van uw gast
     
Paul Bransz van D&B Eventmarketing:
Zoek je eigen sprekers in het wild. Nederland kent vele podia voor beginnende sprekers. Leuke kleine en grote inspiratieplekken. Natuurlijk zijn daar de TEDx Talks in Amsterdam en Utrecht. Maar ook Delft, Eindhoven, Haarlem en nog veel meer andere gemeenten organiseren sprekersfestijnen.

 

Tip 4: Enthousiasme creeer je in het voortraject van een evenement

Potentiele gasten van het congres maakt u al enthousiast in een passend voortraject:

  • Zorg voor een passend communicatietraject
  • Het is meer dan aanzetten tot inschrijven, verzamel ook alvast input onder de doelgroep. Bijvoorbeeld door te vragen wat er speelt, welke onderwerpen zijn top of mind en waar ligt de behoefte?
  • Een goed voortraject managet ook de verwachtingen en zorgt voor een minimale no show op het evenement

 

Tip 5: Beleving!

Beleving kan op diverse manieren worden toegevoegd aan het congresprogramma. Zelfs kleine creatieve toevoegingen hebben een positieve impact:

  • Vragen uit de zaal? Gebruik geen standaard interruptiemicrofoon, maar bijvoorbeeld een gooibare microfoon - de catchbox - of grote ballen waarop de gasten hun vragen aan de spreker kunnen schrijven. En dan samen ervoor zorgen dat ze op het podium terecht komen. Gegarandeerd humor en reuring in de zaal.
  • Of laat gasten aan het begin van de dag kennismaken met hun buurman of -vrouw aan de hand van de ‘verhalen’ die je sleutelbos vertelt.
  • Er zijn tegenwoordig ook heel veel digitale tools op je mobiele telefoon die kunnen helpen meer dynamiek in het congres te brengen.

 

Tip 6: Het congres is niet alleen voor de mensen in de zaal

Iedere locatie, ieder congres heeft een maximum aan capaciteit. Dat betekent per definitie dat meer niet-komers zijn, dan gasten die live aanwezig zijn.

  • Betrek de niet aanwezige doelgroep ook bij het event 
  • Deel bijvoorbeeld een compilatiefilm, een sfeerverslag of een webinar met spreker(s). Dat kan van grote waarde zijn in het natraject, maar er zijn tegenwoordig ook genoeg mogelijkheden om het evenement live te streamen


     
  • Maak een visueel verslag van het congres als prettige creatieve samenvatting live op locatie, maar zeker ook in de 'nazorg' voor zowel aanwezige als niet-aanwezige gasten

 

Meer weten van D&B Eventmarketing en hoe zij uw congres de maximale impact geven?
Tot slot, ieder event dat wij organiseren voor onze opdrachtgevers is uniek. Wil je verrast worden door onze creativiteit en het uithanden nemen van de organisatie van je congres? Neem contact met ons op of lees meer over onze aanpak in de D&B Congresbooster.