EvenementOrganiseren.nl

Tips en stappen voor het organiseren van een succesvol hybride event

Een hybride evenementen is eigenlijk niets meer of minder dan een fysiek evenement dat door middel van een live uitzending ook wordt gedeeld met de online doelgroep. Maar wanneer kies je voor een hybride event, wat zijn de te doorlopen stappen, de belangrijkste tips en waar moet een live uitzending aan voldoen?

Door je evenement te combineren met een interactieve live uitzending zorg je niet alleen voor een groter publiek, maar ook voor meer betrokkenheid van je doelgroep bij het evenement. Maar wanneer kies je voor hybride? Allereerst dien je te kijken naar het percentage van je doelgroep dat het evenement daadwerkelijk gaat bezoeken. Is dit minder dan 30%, ga dan voor een hybride evenement. Kijk vervolgens naar het soort hybride evenement dat je wilt organiseren, hierbij kun je kiezen uit de volgende mogelijkheden:

  • Livestream op live event: het evenement wordt live gestreamd op een online kanaal. Eventueel met een de mogelijkheid tot interactie.
  • Eigen online programma vanaf het live event: de hoogtepunten van het evenement worden gestreamd en daarom heen vinden discussies, interviews en analyses plaats met verslaggevers en gasten ter plekke. Ook hier kan prima een vorm van interactie plaatsvinden met het online publiek.
  • Hybride event voor individuele kijker: hij of zij kijkt/discussieert mee van achter de computer.
  • Hybride events waarbij de deelnemers ‘op afstand’ samen zijn: dit kan in een ruimte waar letterlijk samen gekeken en gediscussieerd wordt, maar het kan ook op een gelijktijdig evenement op een andere locatie.
  • Hybride events waarbij de online deelnemers, online samen komen: denk hierbij aan bijvoorbeeld Google Hangouts of een Skype GroupCall.
  • Hybride break-outs, ronde tafels: een mix van live en online deelnemers

Kosten hybride event
Na het kiezen van type, maak je een budgettering. Het livestreamen, een online platform, de videoproductie zelf, het zijn kostenposten waar je niet om heen kunt. Ook al wegen die kostenposten op tegen de duidelijke voordelen (doelgroep vergroten, interactie, registratie en dus content voor natraject, etc etc), toch is het wel goed om een overzicht te geven van de kosten. Meeting Professionals International (MPI) deed een onderzoek naar de kostenverdeling. Voor een basis hybride event worden volgens MPI 7.500,- tot 22.000,- euro kosten gemaakt, met uitschieters naar beneden en extreme uitschieters naar boven. Daarbij blijft de verhouding van de kosten ongeveer gelijk:

-             Video productie (licht, geluid, schermen, microfoons etc) (42%)
-             Streaming (Camera's, high speed internet, mankracht) (30%)
-             Virtueel platform (10%)
-             Advies (8%)
-             Content (6%)
-             Internet (2%)
-             Decor (1%)

De randvoorwaarden van een geslaagde online uitzending

De beelden zijn dynamisch
Er zijn minimaal drie of vier camera’s aanwezig die vanuit verschillende standpunten registreren. Dit maakt dat u als kijker letterlijk ‘dichtbij’ de inhoud en de ervaring kan komen. Het schakelen van de shots houdt u geboeid aan het beeld.

De uitzending is interactief
Hybride evenementen hebben ook een groot verschil met TV kijken: de deelnemers zitten met hun handen vlakbij een toetsenbord. Bedenk daarom hoe uw online kijkers mee kunnen doen; bijvoorbeeld door vragen te stellen (via chat of Twitter) die live behandeld worden. Ook andere vormen van interactiviteit zijn mogelijk, zoals een poll, quiz of een gezamenlijke online brainstorm.

De tijd is beperkt
Als deelnemer aan een hybride evenement is het een bijzondere ervaring om te merken dat u met allerlei mensen verspreid over het hele land (of wereld) naar dezelfde inhoud zit te kijken. ‘Watching alone together’. Om die energie te focussen en zoveel mogelijk mensen tegelijkertijd online te hebben, duurt een goede uitzending ongeveer twee uur; een redelijke span of attention voor online publiek. Bovendien kunt u dan ook heel duidelijk laten voelen dat er nog veel meer ‘evenement’ is, dat de online kijker verder moet missen. Moeten ze de volgende keer maar wel komen.

Er is een duidelijk thema
Het is relatief makkelijk om kijkers te werven op basis van een aansprekend onderwerp. Cherry-picking is het devies: kies een duidelijk thema en bouw daar uw uitzending omheen. Idealiter is dat het onderwerp dat het meest leeft onder uw doelgroep. Zo trekt u kijkers die uw evenement of congres nog niet kennen, maar na het zien van de online uitzending ongetwijfeld overwegen om volgende keer ook eens fysiek te komen kijken.

Entertaining als een sportuitzending of talkshow
Een goede uitzending is zo entertaining als het verslag van een voetbalwedstrijd of een moderne talkshow. Er is altijd een presentator, er zijn gasten en er is een moderator die de online bijdragen regisseert. Het zijn de simpele wetten van de televisie; u zou toch dom zijn als u van al die jaren ervaring geen gebruik maakt.

Tot slot de stappen die je moet doorlopen voor een geslaagd hybride event:

-             Marketing, communicatie (werving, registratie)
-             Techniek (streaming, av, internet)
-             Presentatie én moderatie
-             Content (vorm en interactie)
-             Projectmanagement

Hybride events: 10 tips
1. Hoeveel % van je doelgroep komt naar het evenement? Minder dan 30%? Ga dan hybride.
2. Geef de NEE optie in het registratieformulier en benader deze mensen voor online deelname.
3. Live en online behoeve 2 aparte programma’s en benaderingen.
4. Huur een expert in om op locatie internetfaciliteiten door te meten
5. Zorg voor een virtuele host, gespreksleider.
6. Verbind live en online, dus informeer en brief uw sprekers.
7. Zorg voor een compleet communicatietraject voor, tijdens en na het evenement.
8. Verwacht een toename van 33% van de deelnemers.
9. Zoek ervaren livestreaming en techniekpartners
10. Verrijk en hergebruik de content in het natraject. Kortom, deel de ervaringen.

Bron: oa LiveOnlineEvents