EvenementOrganiseren.nl

Checklist hybride evenementen (I): 12 tips en do's

Door NetworkTables
In no time vond live communicatie en experience marketing haar weg naar online. En veel merken en bedrijven roepen nu om het hardst: wij gaan ons focussen op hybride eventconcepten. Maar er schuilt ook een gevaar, want bij hybride evenementen (een mix van live en online) hoort een lijstje do’s en don’ts dat wel eerst tussen de oren moet zitten. Pionier Matthijs Otto van NetworkTables deelt zijn kennis en visie in een reeks artikelen.

Waar live communicatie en experience marketing voor COVID-19 vrijwel altijd in fysieke eventconcepten werden gegoten, moesten we opeens massaal naar de online / digitale en hybride events. En veel merken en bedrijven roepen nu om het hardst: wij gaan ons focussen op hybride eventconcepten. Over hybride evenementen heeft iedereen een mening of een visie. Belangrijk om te beseffen dat er mensen in de eventbranche zijn die zich al vele jaren voor deze pandemie toelegden op de hybride vorm. Niet omdat ze een virus zagen aankomen, maar omdat ze de kracht en de kansen van hybride zagen en omarmden. 

Een van die zieners is Matthijs Otto van NetworkTables.com. Hij deelt zijn jarenlange kennis, ervaring en inzichten. Otto neemt je de komende tijd mee van do's en don'ts van hybride evenementen naar zijn toekomstvisie waar evenementen krachtige online communities zijn, waarbij live en online met elkaar verbonden zijn en tot een slim samenspel komen.

Eerst maar eens een blik op de do's van hybride events werpen:

Hybride evenementen, zo doe je dat:

  • Durf anders en groter te denken
    Ga vooral dingen doen en ontdekken en blijf niet stil zitten, kom in beweging en zie dit als periode waarbij je teruggaat naar de core: mensen verbinden. Dit hoeft niet perse in de RAI met zoveel mogelijk mensen. Dit kan ook kleiner en op meerdere momenten. Durf jij anders en groter te denken of ga je hetzelfde proberen?
     
  • Hybride event over meerdere dagen
    Spreid je hybride event over meerdere dagen en zorg voor een gezonde balans in netwerkmogelijkheden voor zowel fysieke als virtuele deelnemers. Ga dus niet alleen exposanten fysiek een podium geven, maar organiseer bijvoorbeeld een "online match / follow-up Day" waarbij exposanten online meetings doen met zowel fysieke als virtuele deelnemers.
     
  • Zorg live voor interactie met online
    Betrek je virtuele publiek bij fysieke events door bijvoorbeeld een scherm met Q&A (van virtuele deelnemers) te tonen op het podium aan de spreker.
     

Open een virtuele helpdesk
Open een virtuele helpdesk-room in zoom/teams waar iedereen terecht kan met problemen, om te voorkomen dat je onterecht in paniek raakt omdat er 5 mensen tegelijkertijd bellen dat de stream niet werkt of zij wel iemand zien maar niet horen. Blijkt nu net dat die 5 van de 500 zichzelf allemaal op mute hebben staan... Bij bijna elk event boven de 50+ virtuele deelnemers is er bij ons een helpdesk-room die wordt gehost door organisatoren zelf of ons support-team. Onmisbaar!

 

  • Stream de fysieke sessies
    Stream je fysieke sessies, dit is zo makkelijk tegenwoordig dat je een dief van je eigen event bent als je het niet doet. Kleine moeite om even een camera aan een stream te koppelen en uit te zenden. Genoeg audiovisuele partijen die wij kunnen aanraden, waar we pakketjes mee maken en hierdoor niet gelijk 6000 euro hoeven af te rekenen. Vraag ook je evenementelocatie of zij zelf materiaal hebben en naar een stream kunnen streamen (dit heet rtmp).
     



Organiseer, faciliteer en structureer het netwerken
Organiseer en structureer netwerkconcepten om deelnemers te trekken. Als je alleen kenissessies bijwoont, waarom dan niet vanuit huis die stream kijken? Mensen zijn lui. Geef ze vooraf kans te matchen, meetings in te plannen en ergens onderdeel van te zijn voordat ze in de auto of het vliegtuig stappen. Als jij 5 afspraken hebt, zeg je minder snel af.


 

  • Houd de locatie scherp
    Kies je locatie op hybride mogelijkheden, houd ze scherp. Moeten zij niet standaard iemand hebben zitten die gewoon de streams regelt? Net als iemand in de bioscoop de film aan zet...#opportunity om je te onderscheiden als locatie.
     
  • Omarm eventtechnologie en vaar op hun kennis
    Omarm eventtechnologie, dit is de core van je evenement in plaats van de locatie. Je event website / tool is waar alles moet samenkomen en deelnemers hun persoonlijke programma moeten kunnen samenstellen. Aan een virtuele deelnemer uit de VS ga je geen fysieke sessies tonen om naar toe te gaan; wel de livestream etc. Hier kan zoveel mis gaan als je denkt dat hybride "een makkie is"! In feite zijn het twee events in 1 waardoor alles alleen maar complexer wordt. Zorg dus dat je het makkelijker maakt voor deelnemers met een tool waarbij simpliciteit centraal staat. Laat de magic dus ook over aan eventnetworking en of session-scheduling tools en vertrouw erop dat zij weten hoe je dit doet. Als eventsoftware partij zie je al snel 200+ unieke events met allemaal hun eigen concepten en approach van dichtbij voorbij komen, terwijl organizers er misschien 5-30 per jaar organiseren. Wie weet er dan beter wat wel en niet werkt?
     
  • Geen lange invulformulieren, maar focus op de bezoekersflow
    Focus op user experience, dus niet op hoe iets eruit ziet maar op de flow. Zo min mogelijk stappen is key. Leuk dat je zoveel mogelijk data wilt verzamelen, maar de tijd van formulieren is voorbij! Denk aan je doelen en prioriteiten. Welkom in de wereld van conversie. Waarom denk je dat er op Google.com maar 1 invulveld staat?
     
  • Kies voor 3 ticket types
    Splits sowieso de registratie op in 3 ticket types: 

    virtueel
    in-person
    combinatie 

    Zo kan je later de juiste mensen de juiste informatie tonen/sturen. Dit voorkomt enorm veel verwarring.
     
  • Denk aan de timezones
    Denk aan je timezones! Kies 1 tijdzone, zorg dat de eventtechnology tool die je gebruikt de tijden automatisch aanpast op de gebruiker.
     
  • Van eventticket naar subscription model
    Ga nadenken over je businessmodel, past het verkopen van 1 ticket nog wel bij wat je biedt? Of bied jij eigenlijk het hele jaar lang door toegang tot een community waar je relevante kennis opdoet en mensen kunt ontmoeten? In dat geval verkoop je dus een subscription, niet een ticket. Welkom in de subscription world ;) Denk aan Netflix, Spotify, Zoom etc.

>> Lees ook: hybride evenement organiseren de don'ts

Tip: lees ook deze artikelen

Aanmelden nieuwsbrief

Wil je ook elke week een update ontvangen vul hieronder dan je naam en e-mail adres in.

x