EvenementOrganiseren.nl

30 tips om no show te voorkomen

No Show. Gasten die zich wel hebben aangemeld voor uw evenement, maar zonder afzegging niet komen opdagen. Het is een groot probleem in de evenementenbranche. Voorkom de hoge kosten en waste. Voorkom de no show. EvenementOrganiseren.nl heeft ruim 30 tips voor u op een rijtje gezet.

Experts, ervaring, schade en schande, het zorgde allemaal voor onderstaande lijst een tips om de no show zo veel mogelijk te beperken en daarmee geld en waste te besparen:?

  • Zet social media in voor het creëren van een loyale community
  • Zorg voor een hogere attentiewaarde door een persoonlijke uitnodiging
  • Bied waardevolle informatie of een relatiegeschenk om potentiele bezoekers aan het evenement te binden
  • Draag zorg voor een relevant programma en maak gebruik van crowdsourcing om dit vorm te geven.
  • Zorg voor continuïteit in het uitnodigingstraject en neem telefonisch contact op met bezoekers om hun aanmelding definitief te bevestigen.
  • Faciliteer een online whitepaper, webinar of videoverslag voor de mensen die op het laatste moment toch niet aanwezig kunnen zijn.
  • Nodig op tijd uit: de uitnodiging voor je evenement stuur je ongeveer acht weken van tevoren.
  • Persoonlijke uitnodigingen doen het altijd beter dan algemene, dus zorg er tijdig voor dat je database goed op orde is.
  • Verder blijkt een papieren uitnodiging nog altijd meer attentiewaarde te hebben dan een digitale, dus dat is ook iets om rekening mee te houden.
  • Verder is je uitnodiging natuurlijk in lijn met het thema van het evenement, zodat je gasten de communicatie rond je evenement ook als zodanig herkennen.

  • Bevestig iedere aanmelding.
    Vaak vergeten, maar zo belangrijk: de bevestiging van de aanmelding. Even een berichtje met daarin de ontvangstbevestiging zorgt ervoor dat de gast zich gezien voelt en eerder geneigd is daadwerkelijk te komen. Wanneer je je ontvangstbevestiging vergezeld laat gaan van een korte en persoonlijke ‘leuk-dat-je-komt’-tekst, vergroot je die impact. De meest belangrijke gasten kun je het beste bellen; dat biedt je ook de mogelijkheid deze gast te vragen wanneer hij denkt te arriveren, omdat je hem persoonlijk wilt ontvangen.
  • Reminders en social media: ongeveer vijf weken van tevoren stuur je een reminder per mail. Hiermee bied je de genodigden die zich nog niet hebben aangemeld, de mogelijkheid dat alsnog te doen. Dit is ook het moment waarop accountmanagers hun klanten na kunnen bellen om hen te vragen of ze aanwezig zullen zijn.
  • Ondertussen kun je op LinkedIn een groep aanmaken, waarop je mensen uitnodigt voor verschillende themadiscussies die ook tijdens het evenement een rol spelen. Een groot voordeel hiervan is dat je betrokkenheid creëert terwijl je de genodigden tegelijkertijd uit de anonimiteit haalt.
  • Ook andere sociale media zijn hier geschikt voor: discussies op Facebook of statusupdates op twitter zorgen ervoor dat het evenement meer gaat leven, wat de kans op no show aanzienlijk verkleint.
  • Een beetje prikkelen mag ook: de genodigden moeten het gevoel krijgen dat ze dit evenement echt niet mogen missen.
  • Ongeveer een week van tevoren stuur je alle gasten die zich hebben aangemeld, nog een korte reminder mét afmeldingsmogelijkheid. Op deze manier krijg je misschien wel wat afmeldingen, maar als je daar van tevoren al van op de hoogte bent, kan de catering daar op inspelen.
  • Vergeet overigens niet dat de afmeldingsoptie eenvoudig moet zijn: hoe meer handelingen iemand moet verrichten om zich af te melden, hoe kleiner de kans dat hij die moeite neemt.
  • Een dag voor het evenement of op de ochtend zelf stuur je alle gasten natuurlijk nog even een - liefst persoonlijk - SMS-berichtje: “vandaag is het zover, we beginnen om…, wij verheugen ons op je komst!”

     

  • Persoonlijke aanpak werkt
    Het mag duidelijk zijn: no show verminder je vooral door een persoonlijke aanpak in combinatie met meerdere contactmomenten. Iedere genodigde moet zich gezien en welkom voelen. No show is niet te voorkomen, maar als je er aandacht aan besteedt, kun je het percentage no show wel naar beneden brengen. Dat scheelt in de kosten en het is veel beter voor de wereld van vandaag en morgen: je hoeft na afloop namelijk minder voedsel weg te gooien. Sommige bedrijven gaan trouwens nog wat verder: die sturen de genodigden die niet kwamen opdagen, een factuur. Het geld dat dit oplevert, maken ze over aan een goed doel.

Bron: Charlotte van Dijk / de Rijtuigenloods
 


TIPS uit de praktijk: Persoonlijk, persoonlijk, persoonlijk

EventBranche Magazine organiseerde onlangs een ronde tafel over no show in de inspirerende omgeving van het Oude Magazijn op het terrein van De Wagenwerkplaats in Amersfoort . Experts gingen de discussie aan en deelden tips. Die hebben we voor u gebundeld. Het resulteerde in 10 tips die u per direct kunt gebruiken en inzetten op weg naar een zo laag mogelijke no show.

Susanne Bothe-Werz – accountmanager new business TeKa Groep

‘No-show is voor ons herkenbaar en vervelend.’

  • TIP: ‘Durf nieuw te zijn en je doelgroep te triggeren. Dat kan betekenen dat je eigen doelen ondergeschikt zijn aan dat wat de gast wilt’

Simon Renes – directeur Effectgroep

‘Al jaren een problematiek, waar we als organisatoren wellicht te weinig urgentie aan geven.’

  • TIP: ‘Uit dit gesprek trek ik één hele grote discussie: wij moeten eventconcepten maken waar no-show gewoon helemaal geen issue is. Ze moeten voor de deur willen liggen…’

Marieke Zeeman – evenementen en relatiemarketing ING

‘Bij ons is de no-show problematiek vooral een aanzet om creatief te zijn.’

  • TIP: ‘Maak het persoonlijk, persoonlijk, persoonlijk. Zowel voor, live als natraject. En zorg voor money can’t buy belevenissen.’
     


    Nog meer tips en tricks van Edwin Hendriks - deRegistratiebalie:

1. De context van no-show

‘Voor elk type evenement is no-show een ander begrip. Bij een concert zorg je dat je jouw kaarten weggeeft of doorverkoopt als je zelf niet kunt gaan. Bij een gratis beurs ga je “gewoon niet” als het niet uitkomt.  Bij een persoonlijke uitnodiging voor een gala moet er echt wel een reden zijn om af te zeggen. Belangrijk is dus om het begrip no-show in de context te zien met je evenement en vandaaruit ook bepaalt hoe nadelig de no-show is en wat er aan gedaan kan worden.’

2. Persoonlijk, persoonlijk, persoonlijk

‘Bouw een band op met de bezoeker maak het uitnodigingstraject persoonlijk.  Het betrokken houden van de bezoeker kan door bijvoorbeeld alvast een bericht van een spreker te delen onder de aanwezigen van zijn/haar sessie. “Beste xxx, Fijn dat u voor mijn sessie gekozen heeft. Ik zal u in mijn sessie mijn visie geven op . . . Ik reken op uw komst. ”

3. Maak het makkelijk én moeilijk

‘Maak afmelden tot 2 weken voor het evenement makkelijk door in elke communicatie een afmeld optie te geven zonder verplichte opgaaf van reden. Verander de afmeldmogelijkheid 2 weken voor het evenement door aan te bieden dat men iemand als vervanger kan sturen want de kosten zijn gemaakt. Laat bezoekers iemand meenemen. Het commitment van beide bezoekers naar elkaar maakt dat men eerder andere afspraken afzegt en toch naar het evenement komt.’

4. Helder programma

´Nog vaak worden uitnodigingen verstuurd zonder dat het programma vaststaat. Dit kan soms niet anders maar als u een onduidelijk programma aanbiedt, weet dan dat de genodigde de inschrijving met potlood in de agenda zet en veel makkelijker afzegt.´

5. Enquête vooraf

´Met de uitkomsten van de evaluatie van de vorige editie kan bepaald worden wat de bezoekers top vonden op de mindere onderdelen is dan een aanpassing gewenst. Speel daar dus op in en benoem dat eventueel. Een groot fietsenmerk zorgde voor commitment, binding en een afgebakende gastenlijst door vooraf te vragen wat bezoekers wilden zien, horen en beleven.´

6. U komt toch ook SMS

´SMS is een zeer effectief medium met een hoge attentiewaarde. In vergelijking met een e-mail wordt een SMS door een veel grotere groep direct na ontvangst gelezen. Maar let op de SMS moet wel persoonlijk zijn. Beste XXXX, De beursvloer is ingericht de laatste puntjes zetten we nu op de i. tot morgen.´

7. Afzegging congres

´Maak van no-show een onderwerp in een mail/nieuwsbrief met titel “afzegging congres” in het bericht maak je melding dat er toch altijd mensen zijn die wegblijven zonder bericht. En dat terwijl er wel 10 redenen zin om te komen namelijk:. . . . . .Wees bijvoorbeeld eens heel open en geef aan hoe hoog de no-show de laatste editie was. Na deze mail zijn er zeker mensen die niet meer af durven te zeggen. Na afloop kan dan mailing ingepland worden om iedereen (show en no-show) te bedanken voor het terugdringen van de no-show.´
 

  • De ultieme no show video: Don’t spoil the party

Stuur de deelnemers een paar dagen voor het evenement een bericht met de laatste optie om hun deelname af te zeggen. Maak ze bewust van de gevolgen die no show heeft voor duurzaamheid. Het filmpje ‘ Don’t spoil the party’ geeft hier een duidelijk beeld van en blijft vaak goed hangen:

Toch no show?

Wees streng voor bekende no-show recidivisten. Sluit ze uit van toekomstige evenementen of zet ze op een wachtlijst. Al was je evenement gratis, je kunt toch een rekening sturen voor de verspilling die hun afwezigheid heeft veroorzaakt en het bedrag doneren aan een goed doel. Trouwe deelnemers kun je juist bedanken. Bijvoorbeeld met een leuk cadeautje of prioriteitsstatus voor het volgende evenement.