EvenementOrganiseren.nl

12 tips voor evenementen registratie: het voortraject

Het registratietraject van een evenement is vaak het eerste contact met je potentiele bezoekers. Een goed doordacht voortraject richting je doelgroep is dan ook essentieel. Begin op tijd, zorg voor een kloppende genodigdenlijst en ken de digitale grenzen zijn slechts een greep uit de 12 beste tips voor het voortraject van een evenement. Expertisepartner deRegistratiebalie helpt u in 12 stappen naar een goed voortraject.

1. Begin op tijd en gebruik alle mogelijkheden
Begin op tijd met nadenken over het registratietraject. Het belang van een goede registratiepartner zit hem in een goede opbouw van het registratietraject, zowel voor-, tijdens- als na het evenement. Dit wordt uiteindelijk de basis van uw Return On Investment (ROI) berekening. Maak daarom zo volledig mogelijk gebruik van de mogelijkheden van bijvoorbeeld een badge, voorregistratie en evaluatie.

2. Houd het simpel
Een aantal essentiële punten voor de registratiepagina zijn: programma, locatie, spreker(s), OV mogelijkheden, routebeschrijving met parkeerbeleid en eventueel de kosten. Gebruik beeld voor de juiste sfeersetting, bijvoorbeeld met foto’s van vorige edities. Schrik niet af, maar nodig uit.

3. Zorg voor een volledige en kloppende genodigdenlijst
Zorg voor een juiste genodigdenlijst met volledige en kloppende gegevens van de diverse bezoekersgroepen. Het zou namelijk erg vervelend zijn als een deel van de personen niet uitgenodigd wordt of dat de aanhef niet klopt. Erg slordig, met een hoog no-show percentage tot gevolg.

4. Maak onderscheid in het soort bezoeker en zorg voor herkenbaarheid
Maak onderscheid in bezoekersgroepen. Zo kunnen bijvoorbeeld verschillende mailteksten worden aangemaakt, kunnen badges er grafisch verschillend uitzien (makkelijk te herkennen tijdens het evenement) en kan de evaluatie aangepast worden op de verschillende groepen. Dit oogt persoonlijk, zorgt voor herkenbaarheid op het evenement en zorgt voor een effectievere evaluatie.

5. It’s NOT all about numbers!
Als 50% van uw bezoekers is uitgenodigd door uw genodigden en geen feeling blijkt te hebben met het onderwerp heeft u mooie bezoekersaantallen, maar is uw evenement dan geslaagd? Richt u dus niet alleen op de aantallen, maar vooral op de kwaliteit.

6. Ken de digitale grenzen
Push de digitale mogelijkheden niet te veel in uw evenement, maar stem dit af op de bezoekers. Gemak en duidelijkheid staan voorop, want als online registreren al lastig genoeg is, houd het daar dan ook bij en gebruik Facebook, Linkedin en Twitter alleen als het publiek daar daadwerkelijk gebruik van maakt.

7. Wervend, informatief en persoonlijk
Zorg voor een uitnodigingsmail met een korte en bondige tekst: werf, informeer en zorg voor een directe link om in te schrijven, niet meer niet minder. Maak de uitnodigingsmail daarnaast persoonlijk. Niet alleen in de aanhef, maar juist ook in de rest van de mail. Dit voorkomt no-show.

8. Doe het samen
Uw sponsoren en partners zijn waardevol voor u. Het regelen van hun vrijkaarten met Excel lijsten kan veel tijd kosten en fouten opleveren. Regel dit daarom via het registratieproces zodra bekend is wie de sponsoren zijn en geef ze een eigen vouchercode.

9. Een positief piramidespel
Als het evenement het toelaat, laat dan mensen een collega of relatie uitnodigen. Een uitnodiging die bestemd is voor 1 persoon zorgt toch voor een drempel. Verlaag deze en laat uw gast een introducé uitnodigen. U kunt zelf altijd nog weigeren of goedkeuren.

10. No show verlagen
Eén van de middelen om de no show zo laag mogelijk te krijgen, is het sturen van een SMS. Niet alleen als reminder, maar bijvoorbeeld ook direct na het online aanmelden, om te bedanken waardoor een grotere verbondenheid met het event ontstaat. Neem de gast in het hele traject aan de hand.

11. Het totaalplaatje
Het moet wel kloppen van A tot Z, ook qua huisstijl, kleuren en logo’s. Zorg er dus voor dat de huisstijl of de stijl van het evenement overal op consistente wijze terugkomt. Van website tot badge. Alles is immers op maat aan te passen.

12. Let op de spelling
'Je' en 'u' door elkaar heen, namen verkeerd gespeld of toch een DT-fout. De top 3 van spellingsfouten ontdek je vaak tijdens of na het evenement. Hoe kan dit voorkomen worden? Voordat teksten als definitief worden opgestuurd, stuur het naar 3 of 4 collega’s en laat ze de teksten aandachtig doorlezen. Altijd wel iemand die suggesties geeft voor aanpassingen. Het duurt maar 30 min. en staat veel netter.

Fotocredits: DeRegistratiebalie

Bekijk ook: Stappenplan evenementen registratie: live op locatie en evaluatie