Eenmaal op de locatie, op de dag van het evenement, zijn er een aantal standaardpunten die u moet controleren. Doe alsof u zelf gast bent en controleer vanaf binnenkomst, met de schriftelijke afspraken in de hand, de volgende zaken:
 

• Parkeermogelijkheden
  Controleer de parkeerplaatsen en de eventuele afspraken met de bewaking over doorgangsbeleid en betalingsregeling.
   
• Rij ook de toegangswegen en check op wegopbrekingen etc
   
• Bewegwijzering en signing / routing
  Controleer zowel binnen als buiten of de afgesproken bewegwijzering is aangebracht en of de route logisch is. Controleer ook de tekst (en de spelling van de bedrijfsnaam) op een collectief verwijsbord. Controleer niet alleen de signing en routing naar de locatie toe, maar zeker ook in de locatie.
   
• Lees: Tips, voorbeelden, advies voor goede signing op uw evenement ?
   
• Maak kennis met externe krachten
  Maak kennis met de mensen achter de receptie, hostessen, verkeersregelaars, horecapersoneel etc, zodat ze je gezicht kennen als er telefoontjes of vragen zijn. Als zij ook de gasten ontvangen, spreek dan het verloop van de dag met hen door, zorg dat ze weten waar de toiletten, garderobe etc zijn. Kortom instrueer uw evenementenpersoneel zo dat een ieder de ultieme gastheer/gastvrouw voor uw eventgast is.
   
• Contactpersoon
  Is de contactpersoon dezelfde met wie je eerder contact had? Zo niet, wie is dan je aanspreekpunt en houvast gedurende de dag? Maak zo snel mogelijk kennis en neem de gang van zaken voor de dag nog eens helemaal door.
   
• Beleg op de dag zelf, ruim voor het evenement begint, een bijeenkomst met alle contactpersonen van de partijen die tijdens het event een rol spelen. Nemen alles nog 1 keer door, vertel wie wat doet en wie, wie is. Zo ontstaat het ultieme cocreatie gevoel, zet u iedereen op scherp en weten partners van elkaar wie waarvoor aanspreekpunt is.
   
• Sanitaire voorzieningen
  Controleer of de toiletten schoon zijn en of er voldoende aanvullingen (wc-papier, zeep) voor de dag voorradig zijn. Controleer of het toiletpersoneel aanwezig is en loop ook hier de afspraken na.
   
• Garderobe
  Controleer of de garderobe conform de overeenkomst is opgesteld en of het (eventuele) personeel aanwezig is en goed geinstrueerd.
   
• Lees ook: de ideale garderobe voor uw evenement
   
• Opstelling/inrichting van de accommodatie
  Komt die overeen met de afspraken en zijn er bijvoorbeeld voldoende zitplaatsen (gerelateerd aan het doorgegeven definitieve aantal gasten)? Loop ook hier als gast door uw eigen evenement. Die check zorgt ervoor dat u nog last minute aanpassingen kunt doen.
   
• Audiovisuele voorzieningen
  Is alle gereserveerde apparatuur aanwezig en werkt alle apparatuur? Is de technicus aanwezig of oppiepbaar en op de hoogte van de gang van zaken? Hoe is de belichting en het geluid op de dag zelf? Kortom: doe tijdig een doorloop en vaar op de expertise van uw kwalitateive audiovisuele verhuurder.
   
• Catering / Restauratieve voorzieningen
  Controleer als eerste of de koffie in de sprekerskamer of viproom aanwezig is. Controleer of de koffiebuffetten, de lunchruimte en de overige ruimtes voor restauratieve verzorging zijn ingericht (of in de loop van de dag worden ingericht) conform de afspraken. Zorg daarbij goed voor uw gasten, maar zeker ook voor al uw partners en evenementenpersoneel.
   
• Lees ook: Partycatering behoeft een aparte checklist.
   
• Externe goederen
  Controleer of zendingen van leveranciers zijn aangekomen en waar de materialen zijn opgeslagen. Zorg in de doorloop dat de personen die het 'geleverde' op het evenement gaan gebruiken/pakken, exact weten waar het staat.
   
• Veiligheid
  Controleer of alle nooduitgangen vrij zijn en of de zichtbare veiligheidsvoorzieningen getroffen zijn. Loop een rondje met de manager en bespreek de procedure van ontruiming en het signaal dat klinkt bij een noodsituatie. Je kunt ook een verzamelpunt afspreken waar iedereen zich na ontruiming meldt. Deze informatie kunt je aan het begin van een bijeenkomst bij de huishoudelijke mededelingen aan de gasten geven (vertellen).
   
• Afhankelijk van het soort evenement, het soort gasten, de locatie, het thema of onderwerp, etc behoeft veiligheid natuurlijk meer of minder aandacht. EvenementOrganiseren.nl helpt u met de afweging wat nodig, mogelijk en wenselijk is als het veiligheid rondom evenementen gaat.
   
• Wifi
  Er zijn nog maar weinig evenementen of congressen waarbij de smartphone niet een onderdeel is. Daarom is WiFi op de evenementenlocatie essentieel. Al in het voortraject heeft u natuurlijk afspraken gemaakt, eventueel extra routers ingezet en een dubbelcheck gedaan of het netwerk de voor uw benodigde capaciteit aan kan. Op de dag zelf moet u een laatste check doen, want niets zo vervelend als het niet werkt.
   
• Toegankelijkheid
  Er is meer dan routing en signing als het gaat om de toegankelijkheid van de evenementenlocatie. Het is namelijk goed en een (morele) verplichting om ook voor de minder mobiele gasten voorzieningen te hebben en de toegankelijkheid te garanderen. Daar heeft u in het voortraject afspraken over gemaakt en wellicht zelfs de locatie op uitgezocht, maar controleer op de dag zelf of die voorzieningen in de praktijk inzetbaar zijn.
   
• Losse tips:
  - controleer de entree: schoon, geen piepende deur, geen rotzooi, etc
  - maakt u gebruik van een (rode) loper? Bedek deze met plastic tot uw gasten komen
  - hoe is de temperatuur in de locatie?
  - zijn er in de directe omgeving nog storende geluiden (grasmaaiers, bouwwerkzaamheden, etc)?

Lees ook: 
>> 60 zaken waarop u een evenementenlocatie moet controleren