EvenementOrganiseren.nl

Weten hoe alle toeleveranciers op jouw evenement een stap extra zetten?

Het organiseren van een evenement is echt een vak apart. Niet alleen is het een kunst om met een creatief concept, originele en slimme keuzes en innovaties tot grote impact te komen, je krijgt ook nog eens te maken met vele toeleveranciers. Een evenement is altijd cocreatie, ook jouw evenement. Dat betekent dus ook dat je afhankelijk bent van vele tientallen 'tijdelijke collega's'. Hoe hou je die tevreden en hoe zetten ze een stapje extra?

Werk samen met specialisten. Werk samen met kwalitatieve professionals? Vermijd de beunen en de cowboys. De basistips voor goede toeleveranciers zijn eenvoudig en moeten on top of mind zijn. Maar als je dan de juiste eventbedrijven gevonden en vastgelegd hebt, dan ga je samen met jouw nieuwe externe collega's het traject in van het organiseren van een evenement. EvenementOrganiseren.nl heeft een paar tips op een rij gezet om het jouw toeleveranciers zo prettig mogelijk te maken. En let maar op, je krijgt het ruimschoots terugbetaald: ze gaan echt een stap extra zetten met deze simpele tips.

Voortraject:

  • Zet toeleveranciers vanaf moment 1 bij jou om tafel

Vraag een willekeurige toeleverancier op een evenement waar de grootste irritatie zit en je krijgt 9 van de 10 keer hetzelfde antwoord: we kwamen veel te laat om tafel. En soms zelfs helemaal niet, dan worden dergelijk bedrijven ingehuurd en mogen ze 'draaien'. Maar als je als organisator de toeleveranciers al tijdig om tafel zet, kunnen zij met hun expertise jouw evenement beter maken.

  • Maak ze deelgenoot van jouw doelstelling

Iedere toeleverancier op jouw evenement heeft het recht om het grotere plaatje te kennen. Doelstelling, wie komen er, programma, etc. Neem ze mee in jouw plannen en de doelen van jouw bedrijf, zodat ze ook echt onderdeel zijn van het grotere plaatje.

  • Breng ze in contact met de andere toeleveranciers

Het gevoel dat je het samen doet is goud waard bij ieder evenement. Het zorgt ook voor begrip van de verschillende werkzaamheden per toeleverancier. Extra tip is dan ook om een ieder inzichtelijk te maken hoe de opbouw eruit ziet en wie wanneer aan de slag is. Samen is beter dan los van elkaar.

  • Deel contactgegevens in het draaiboek

Je ziet nog wel eens evenement organisatoren die hun draaiboek afschermen als ware het een staatsgeheim, maar de tip is natuurlijk: deel het draaiboek en juist ook de contactgegevens met elkaar. Je zult zien dat in bijvoorbeeld een app-groep al voor het evenement een goed gevoel kan ontstaan.

  • Maak heldere afspraken

but zeker not least: maak afspraken, helder en inzichtelijk zodat iedereen weet waar hij of zij aan toe is. En kom die afspraken na.

 

Tijdens het event:

  • Weet wie, wie is

Als spil in de eventorganisatie is het zo ongelooflijk fijn dat jij weet wie, wie is. Het liefst bij voornaam. Fotootjes van de contactpersonen kunnen ook in het draaiboek gedeeld worden.

  • Zorg voor een teamgevoel

Even bij elkaar komen voor dat het daadwerkelijk gaat beginnen, een ouderwetse peptalk of succeswens is al heel prettig.

  • Crewcatering

Vergeet het vooral niet, want net als bij de gasten op je evenement: zelfs het beste gevoel kan doorbroken worden bij een gebrek aan eten en drinken. Zorg dus voor crew catering. Oh, en behandel ze dan wel als volwaardige 'gasten' en serveer ze niet de left overs of het droge broodje kaas.

  • Complimenten, waardering en vertrouwen tonen

Dat je iets moet en zult gaan zeggen als er iets niet goed gaat, dat is logisch, maar als evenementenorganisator ook oog hebben voor dat wat goed gaat en het ook benoemt. Een compliment kan heel prettig zijn.

  • Korte en heldere communicatielijnen

Zorg ervoor dat het helder is wie voor wie het aanspreekpunt is en hoe je snel met elkaar in contact kunt komen. Dat kan met diverse communicatiemiddelen, -tools en zelfs apps.

  • Bied een helpende hand indien nodig

Pas op, wordt niet de evenement organisator die zich overal mee bemoeit en die voor irritatie zorgt, maar daar waar mogelijk: bied een helpende hand.

  • Afsluitende dankborrel

 

Zoals het een goed teamleider betaamt: doe even een borrel in na afloop en ga even met elkaar zitten als dank voor alle inspanning.

 

 

 

Na het evenement:

  • Geef en vraag om terugkoppeling

Kort na het evenement een terugkoppeling van dat wat in jouw ogen heel goed ging, is heel prettig en altijd goed. Vraag ook of jij nog dingen kunt verbeteren.

  • Dankmoment

Plan een moment in om live, per telefoon of per mail nog even een bedankje te sturen. Ja ze worden er ook voor betaald, maar dat kleine extraatje zorgt voor een goede band.

  • Deel uitkomsten, foto's en video

Zijn er uitkomsten van een enquete of gastenonderzoek? Deel het, zeker als je zo slim bent geweest om ook een vraag op te nemen over dat wat de toeleveranciers hebben neergezet. Zijn er foto's of video's? Deel ze, tag ze, retweet, etc.

  • Houd contact

Het is heel simpel om een paar dagen na het evenement het contact te verbreken en elkaar te vergeten, maar waarom niet nog 1 of 2 momenten inplannen om contact te houden en onderhouden.

  • Proactief review delen

Erg slimme en goede geste, bij succesvolle samenwerking, is proactief een review delen of sturen of online zetten bij de desbetreffende toeleverancier.

Aanmelden nieuwsbrief

Wil je ook elke week een update ontvangen vul hieronder dan je naam en e-mail adres in.

x