Samenwerken met een bureau? Maak een goede afweging en let ook hierop.. Je wordt verantwoordelijk gesteld voor het organiseren van het jaarlijkse klantevenement. Klinkt leuk maar al gauw kom je erachter dat het minder makkelijk is dan dat het klinkt. De keuze voor het programma, de catering, het voor- en natraject. Misschien toch maar een professionele partij inhuren? Een belangrijke afweging. Evenementen organiseren kan op twee manieren: Veel tijd investeren en een volledig beeld van de markt van de benodigde diensten/goederen zien te krijgen. EvenementOrganiseren.nl geeft je bij deze keuze een enorm aanbod aan kennis, tips, producten, bureaus, toeleveranciers en locaties. Een evenementenbureau in de arm nemen, waarbij je rekening moet houden met kosten voor het bureau, maar waar je ook heel veel voor terugkrijgt: niet alleen kan een goed bureau jou volledig ontzorgen in het organisatieproces, maar ook creatief, conceptmatig en qua effectiviteit en strategisch inzetten van het evenement is een goed bureau dé oplossing. Beide opties hebben voor- en nadelen. Maak een realistische inschatting van: grootte en complexiteit van het evenement; benodigde organisatietijd (altijd meer dan je denkt); beschikbare tijd (altijd minder dan je denkt) van alle betrokken organisatoren; continuïteit: wie neemt het over als een van de organisatoren uitvalt? beschikbare budget; beschikbare kennis, kunde, netwerk, expertise en ervaring; enthousiasme en affiniteit met het onderwerp; laat bij jouw overwegingen meespelen of je de organisatorische en eventuele financiële risico’s van het evenement wilt en kunt dragen. De volledige checklist vindt je in dit artikel: Zelf organiseren of een evenementenbureau? De checklist Kies je voor een evenementenbureau? Wat voor een bureau past bij jouw evenement? Er zijn verschillende partijen die je in kunt schakelen voor de ondersteuning van jouw evenement. Wij begrijpen dat het lastig kan zijn hier een keuze in te maken. De evenementenbureaus moeten het vaak hebben van de referenties, de aanbevelingen die opdrachtgevers uitwisselen. Maar er zijn meer zaken belangrijk bij de keuze voor het passende evenementenbureau.. Lees meer over de verschillende typen evenementenbureaus. Wat je niet moet doen bij de inzet van evenementenbureaus EventBranche.nl maakte een overzicht van de punten die nog vaak misgaan bij de bij de inzet van bureaus. Neem dit lijstje even door en controleer of jij deze 'eventfout' kan voorkomen: Geen gebruik maken van de creatieve ideeën van een bureau Geen gebruik maken van het bureau om u te adviseren bij het integreren van het evenement in uw marcom-mix Geen gebruik maken van de adviesrol van het bureau om aan de hand van uw doelstelling tot de grootst mogelijke impact te komen Geen gebruik maken van bureaupartners onder de toeleveranciers (kan veel schelen) Offertes opvragen zonder duidelijke doelstelling of briefing Grote plannen maar geen realistisch budget hebben Een intern bedrijfsevenement laten organiseren zonder rekening te houden met de Werkkostenregeling Als opdrachtgever volledig meegaan in de tot standkoming van het concept/evenement, maar uiteindelijk niet beslissingsbevoegd zijn Een evenementenbureau kiezen op basis van hun website, zonder te checken wat er achter zit Te veel bureaus in een pitch stoppen Strategische bureaus verwarren met organiserende bureaus Te korte leadtijd Onduidelijke/ te algemene briefing Briefing zonder DNA, doelstelling, gewenste gedragsverandering te bespreken Geen middenweg vinden in eigen controle en vrijheid voor het bureau Geen wat als plan Geen referenties van het bureau checken Geen openheid bieden aan het bureau, in alles!