Ben je bezig met het organiseren van de aandeelhoudersvergadering van jou bedrijf, dan is onderstaande checklist de basis. In deel II gaan we kijken hoe je van een normaal vrij standaard event, een heuse belevenis maakt, zonder onderstaande los te laten.

Checklist Aandeehloudersvergadering, de samenvatting:

1. Een Algemene Vergadering Aandeelhouders organiseer je minimaal één keer per jaar
2. De AVA moet plaatsvinden binnen zes maanden na het afsluiten van het boekjaar
3. De oproepbrief moet 8 dagen voor de dag van de AVA verstuurd worden
4. Dit mag ook per mail, maar dan moet dat een akkoord hebben van de aandeelhouders
5. Tot 1 februari 2023 mag de AVA ook online plaatsvinden
6. Notuelen van de Aandeelhoudersvergadering zijn wettelijk niet verplicht, een besluitelijst wel

Wat is een aandeelhoudersvergadering?

Voor onder meer beursgenoteerde bedrijven, maar ook andere vennootschappen (zowel van een naamloze als een besloten vennootschap), is het minimaal éénmaal per jaar ograniseren van een zogeheten Algemene Vergadering Aandeelhouders (AVA) wettelijk verplicht. Tijdens 'de vergadering' moet de jaarrekening worden vastgesteld en legt de directie/bestuur verantwoording en rekenschap af aan de aandeelhouders. In deze vergadering doet de directie verslag van de gang van zaken en doet een voorstel over de bestemming van een eventuele winst. In deze algemene vergadering van aandeelhouders worden ook de directieleden benoemd dan wel ontslagen.

Wanneer moet een aandeelhoudersvergadering georganiseerd worden?

Zoals beschreven: minimaal één keer per jaar moet een AVA belegd worden en wel binnen zes maanden na afloop van het boekjaar. 

Wanneer moeten aandeelhouders een uitnodiging, of ook wel de zogeheten oproeping, in huis hebben?

Het is wettelijk vastgelegd dat aandeelhouders niet alleen per brief worden opgroepen, maar dat deze oproep, inclusief agenda, in beginsel 8 dagen voor de dag van de AVA moet worden verzonden. Wordt de oproepingsbrief te laat verzonden, dan kan dit rechtsgeldigde gevolgen hebben voor de besluiten op de AVA. Rechtsgeldige besluiten kunnen dan alleen worden genomen als alle stemgerechtigden zijn vertegenwoordigd op de aandeelhoudersvergadering.

• Oproeping is ook mogelijk langs elektronische weg indien de aandeelhouders daarmee instemmen (Wijze van Oproeping, artikel 2:223 lid 3 BW).
  
   

Behoeft een aandeelhoudersvergadering notulen of een besluitenlijst?

Op grond van de wet is het niet noodzakelijk om notulen op te maken van de aandeelhoudersvergadering. Het is gezien de vervaltermijn voor vernietiging van besluiten echter wel belangrijk dat notulen worden opgesteld van iedere aandeelhoudersvergadering. Het bestuur van een besloten vennootschap is slechts verplicht om een besluitenlijst bij te houden. Deze besluitenlijst moet voor de aandeelhouders ter inzage worden gelegd op het kantoor van de vennootschap. Het niet bijhouden van de besluitenlijst levert een economisch delict op. (bron: Dirkzwager.nl)

Lees meer:

>> Binnenkort: Hoe je van jouw aandeelhoudersvergadering een evenement maakt