Foto: Clickshots 
 

Ontmoetingen en vergaderingen blijven noodzakelijk in het dagelijkse werkende leven.  In Nederland vergaderen werknemers en relaties gemiddeld 300 uur (!) per jaar. Dan kan er maar beter voor gezorgd worden dat de ontmoetingen leuk, nuttig en interactief zijn.

Overweeg eens een nieuwe en interessante manier om te zorgen dat iedereen gefocust blijft. Wij durven voorzichtig te zeggen dat onderstaande 10 ideeën gegarandeerd de productiviteit en innovatie verbeteren. Het effect is natuurlijk wel afhankelijk van het type vergaderingen en het type bedrijf. 

1. Wijzig eens van locatie 

Door een nieuwe omgeving is het gezelschap direct alerter en actiever. De reis naar de locatie toe zorgt ervoor dat iedereen even 'losweekt' van de eigen werkplek. Hierdoor kan vervolgens iedereen met een frisse blik naar de vergadermaterie kijken.

Credit: Sargent Events Geneva

2. Losse meubelstukken  

Maak vergaderruimtes, kamers en conferentiecentra comfortabeler. Dit kan door middel van onderstaande kussens. Ze zijn licht, makkelijk te verplaatsen en kleurrijk wanneer gewenst. Het is leuk voor de toehoorders om te kunnen variëren qua zitplek.

Credit: Sixinch

3. Verstelbare bureaus

Staand vergaderen zorgt voor meer productiviteit. Maak de vergadering niet te lang, want staan en vergaderen vergt meer energie. Ga voor kort en energiek. De vergaderruimte is flexibel in te zetten, want je kunt natuurlijk ook zittend werken aan deze tafels. 

Credit: AJ Products UK
 

4. Samen werken aan creativiteit

Stimuleer het teamgevoel door samen creatief bezig te zijn. De productiviteit wordt verbeterd door even af te wijken van de dagelijkse werkzaamheden. Maak bijvoorbeeld een groepsschilderij. Maak er een opdracht van, waarin creativiteit en samenwerking centraal staan. Is het kunstwerk gelukt? Dan kan deze op kantoor of elders opgehangen worden. 

Credit: Sola Adewumi, Cncnigeria, Airtel Nigeria

5. Gamification 

Geef werknemers en relaties een plek om creativiteit te stimuleren. Als je met het gezelschap even de zinnen verzet, zorgt dit voor een adempauze. Soms is het vinden van een oplossing makkelijker in een informele ruimte.  Denk eens aan een pooltafel, een pingpongtafel, tafelvoetbal of een dartbord voor een betere sfeer en een hogere productiviteit.

6. Schommelstoelen

Iedereen wil zich wel weer eens als een kind voelen. Schommelstoelen zijn een eigenzinnige manier om werknemers of aanwezigen te amuseren. Het maakt de conversatie interessanter en informeler. Al wiebelend op een stoel kunnen maar zo nog meer mooie ideeën op tafel komen. Wie wil nou niet zo een vergadertafel?  

7. Neem eens plaats op de vloer 

Gegarandeerd een ander gesprek wanneer je op een totaal andere manier gaat zitten dan normaal. Je hoeft het pand niet te verlaten, creëer een vergaderruimte met een deken en enkele kussens op de vloer. Pas het aan aan de deelnemers en de mobiliteit van de deelnemers.

Credit: Event Anne

8. Comfortabele banken/ stoelen

Ga voor vergaderingen en conferenties eens voor comfortabele banken. Standaard stoelen zijn qua ruimte oppervlak praktischer maar een harde houten zitting kan op den duur voor irritatie en afleiding zorgen. Upgrade deze prive zitting met een bekerhouder, een inklapbare tafel en een stopcontact.

Credit: Yuan

9. Sticky Walls

Help mensen uit hun stoel door hun gedachte of opmerkingen op een post-it te laten schrijven. Arrangeer deze  op een bord of op een willekeurige muur. Alle ideeën zijn welkom. Hangt het bord of de muur vol, maak dan een selectie. 

10. Interactieve Infographic

Ga eens voor een poll. Ben je op zoek naar gesprekken onder aanwezigen? Wil je een discussie opwekken? Ga dan voor een poll. In onderstaand voorbeeld nemen deelnemers hun eigen gekleurde touw welke zij verbinden aan het voor hun relevante antwoord.  Dit had natuurlijk ook via een online enquete gekund maar op deze wijze zorg je voor meer interactie en beweging tijdens de ontmoeting/vergadering. 

Credit: Design Foundry

 

Denk ook eens aan het gebruik van technische tools voor het creeëren van verbindingen tussen de aanwezigen:

- Als je een evenementen-app hebt, moedig dan mensen aan om contact te maken met anderen met dezelfde interesses, zodat ze mensen hebben om letterlijk naar uit te kijken tijdens het evenement.

- Je kunt meetings opzetten via sommige evenement-apps

- Gamify het netwerkproces door punten aan te bieden voor elke persoon die verbonden is. Dit kan een leuke en zachte duw geven om mensen meer proactief te maken- Overweeg smart matching-apps om het proces te vereenvoudigen en betere matches te maken
 

Event Promotion: 17 Meeting Ideas to Encourage Learning Retention first appeared on EventMB 

EventBranche.nl is trots onderdeel van het EventMB-