Eventproductie vanuit de expertise van Unlimited Productions:

5 tips op weg naar een soepele productie van jouw event:

1. De juiste en tijdige voorbereiding
2. Zorg voor een kloppende tekening
3. Kies de juiste locatie voor jouw event en productie
4. Zorg voor de goede logistieke planning
5. Maak gebruik van de juiste technologie

1. De juiste voorbereiding

Begin ruim van tevoren met het plannen van je evenement. Maak een gedetailleerde tijdlijn en realistische planning met specifieke deadlines, waarin voldoende tijd is opgenomen om alle aspecten van het evenement goed te regelen, zoals locatie, sprekers, entertainment, catering, techniek en decor. Dit helpt tevens om middelen efficiënt toe te kunnen wijzen en onverwachte uitdagingen effectief aan te pakken. Zeker voor evenementen in de lente en zomer is het belangrijk om techniek en site voorzieningen op tijd vast te leggen.

Een aantal zaken om bijvoorbeeld van tevoren goed te bekijken: heeft de locatie genoeg toiletvoorzieningen? Allicht wel voor een beurs maar niet voor een ander type evenement. Het wordt steeds warmer in Nederland, kan de locatie het warme weer aan of moeten we extra klimaat voorzieningen treffen en meebrengen?

Over het algemeen gezien gebeurt 99% van de voorbereidingen tijdens pre-productie, en de laatste puntjes op de i gebeuren op locatie evenals last minute aanpassingen.

2. Een kloppende tekening is key

Een technisch producent maakt technische tekeningen en plattegronden voor jouw evenement, brengt een gedetailleerd bezoek aan de locatie en houdt rekening met alle gezondheids- en veiligheidsoverwegingen. Mocht er nog geen kloppende technische tekening van de locatie beschikbaar zijn, dan kan een technisch producent de locatie inscannen en er een complete kloppende tekening van maken.

Technische tekeningen zijn tevens een goede manier om te schetsen hoe een evenement er uit zal komen te zien. Beslissingen kunnen makkelijk worden genomen over de plaatsing van elementen zoals podia, catering, meubilair en aankleding met als bijkomend voordeel dat je met het ontwerp kunt bewegen en spelen.

In de definitieve tekening is aan alles gedacht, van stoelen, videoschermen en aggregaten tot een lichtplan. Op locatie weet dan ook iedere leverancier waar zijn spullen geplaatst moeten worden en er opgebouwd kan worden. Ook wordt bijvoorbeeld nagedacht over de bereikbaarheid van nooduitgangen in geval van een calamiteit. Zo is het belangrijk voor een in- en uitstroom, maar ook een eventuele ontruiming, dat de gangpaden breed genoeg zijn.

3. Kies de juiste locatie

Kies een locatie die past bij de grootte en aard van je evenement. Denk aan factoren als capaciteit, voorzieningen, parkeren en bereikbaarheid. Bezoek de locatie persoonlijk om er zeker van te zijn dat deze aan alle eisen voldoet en een prettige ervaring voor de aanwezigen biedt.

Een technisch producent kan ondersteuning bieden bij het selecteren van de juiste locatie en heeft vaak met veel van de beschikbare locaties gewerkt. Door de ervaring met honderden evenementen kennen zij de locaties vaak door en door, inclusief transport- en logistieke uitdagingen. Ook hebben zij vaak kloppende tekeningen en 3D modellen van de locatie beschikbaar.

• Ga je aan de slag met een outdoor evenement? Lees dan het artikel Hoe organiseer je een outdoor bedrijfsopening?

4. Een goede logistieke planning

Logistiek speelt een cruciale rol bij de productie van evenementen. Een goede logistieke planning is belangrijk om zowel de opbouw als het evenement zelf in goede banen te leiden. Tijdens de opbouw zorgt de logistieke planning er samen met een effectieve manier van aansturen voor dat alle betrokken mensen en materialen op de juiste tijd en in de juiste volgorde aanwezig zijn. Tijdens het evenement zelf zorgt een goede planning voor overzicht, bijvoorbeeld bij het parkeren en ontvangen van gasten en crew, alsook de logistieke flow van gasten door de ruimte.

5. Maak gebruik van de juiste technologie

Audiovisuele (AV) apparatuur van goede kwaliteit is essentieel voor een geslaagd evenement. Om je bezoekers tijdens je evenement geïnteresseerd en betrokken te houden, is het belangrijk om hun zintuigen zoveel mogelijk te prikkelen, bijvoorbeeld door middel van geluid en visuele (audio, video) middelen.

Het gebruik van AV apparatuur brengt jouw evenement als het ware tot leven, of het nu gaat om een presentatie, een toespraak, een conferentie, training of een bijeenkomst. Wanneer de AV correct wordt gebruikt, zal het jouw publiek aanspreken en hen helpen zich te verbinden met de boodschap die je probeert over te brengen. Het zal een blijvende indruk op hen achterlaten.

• Weten waarom jouw evenement een technisch producent nodig heeft?