Volgens de Dikke van Dale is een symposium: een wetenschappelijke bijeenkomst. Ook Wikipedia benadert het woord symposium vanuit de wetenschappelijke insteek: 

Een symposium, ook wel een wetenschappelijk congres of wetenschappelijke conferentie genoemd, is in de wetenschap een bijeenkomst van wetenschappelijk onderzoekers voor de presentatie van hun werk en uitwisseling van ideeën. 

Op mijnwoordenboek.nl een online veel gebruikte raadpleger, wordt zwart op wit de link met een congres of conferentie gelegd: 

1) Bijeenkomst 2) Conferentie 3) Congres 4) Wetenschappelijke bijeenkomst ter bespreking van een bepaald onderwerp.

Toch zijn er wel zaken die een symposium anders maken dan een congres of kennis event:

1. Het heeft een wetenschappelijke insteek

2. Er wordt wetenschappelijk onderzoek gepresenteerd

Symposium stappenplan en checklist:

Toch verschilt de checklist en het stappenplan voor het organiseren van een symposium niet veel met die voor het organiseren van een congres. Echter moet je bij een symposium rekening houden met de expert, de onderzoek, als spreker. En dat zijn niet altijd de beste communicatoren. Waar moet je rekening mee houden met de expert als spreker?

Het toonaangevende EventBranche.nl voorspelde al voor 2017 de opkomst van de expert als spreker. Logisch als het gaat om kennisoverdracht, maar nog buiten de wetenschapper, zal ook de ervaringsexpert meer op het podium staan. Denk hierbij aan verslaafden tijdens een congres over verslavingen, of het probleemgezin en hun buren als het gaat om een congres over buurtbemiddeling.

In beide gevallen behoeft de expert en/of de wetenschapper training om te spreken op een symposium. Wat tips:

• Zorg, afhankelijk van de ervaring van de spreker, voor een korte training
• Een interviewvorm kan het ijs breken en maakt van de spreker een 'antwoorder'
• Bied de mogelijkheid om ook vragen (voor en) na afloop door de expert te laten beantwoorden
• Denk vooral niet: oh, een expert, die weet wel wat hij/zij moet zeggen
• Bedien uw expert met vragen uit de zaal. Dat kan live maar ook in het voortraject.

Organiseren symposium:

Bij het organiseren van een symposium is een aantal zaken kraakhelder:

• Het vergt veel tijd en een goede voorbereiding
• Een draaiboek inclusief een goede checklist is onmisbaar
• Combineer kennisoverdracht, wetenschap met beleving en misschien zelfs fun
• Elk symposium is een uniek evenement. Toch heeft ook elk symposium en congres een geraamte, dat elke organisator van een kennisevent de nodige houvast geeft.

We nemen je mee langs de belangrijkste zaken. Wil je persoonlijk advies, gratis en vrijblijvend, neem dan contact op met ons expertteam voor het organiseren van een symposium.

Symposium stappenplan in 10 stappen:

1. Wat is de doelstelling? Zet bij iedere stap de doelstelling centraal

2. Wat is je doelgroep? Beschrijf deze zo nauwkeurig mogelijk

3. Kun je die doelgroep opsplitsen voor deel-events / break outs op subdoelgroep

4. Ontwikkel een concept en programma. Zorg dat de combinatie van effectief, creatief en innovatief samenkomen met de doelstelling en de wensen van de doelgroep

5. Maak een keus: zelf organiseren of een bureau?

6. En kan het live en fysiek, of moet je een noodsprong maken naar een online symposium? En hoe kom je tijdens online bijeenkomsten tot betrokkenheid en energie

7. Hou alle stakeholders aangelijnd en blijf klankborden

8. Zorg dat je binnen je budget en begroting blijft. Gebruik bijvoorbeeld de eenvoudige budgetlijst en zorg voor een budgetverantwoordelijke

9. Maak een omzet-kosten berekening, waarbij je zowel ticketverkoop als sponsoring in de opbrengsten meeneemt

10 Houd rekening met een organisatieplanning en voorbereiding van minimaal 6 maanden

Bij een symposium is het vrij normaal om al maanden van te voren een save the date te claimen

Zorg dat het soort evenementenlocatie, bereikbaarheid, OV, beleving, faciliteiten, kosten, etc passen bij de wensen en eisen van jouw symposium om tot maximale impact te komen

Marketing en promotie

Welke huisstijl hoort bij het evenement? Als je dat hebt bepaald, voer het dan consequent door in de communicatieplan, promotieplan en publiciteitsplan.

Zorg voor een goede informatieve website. Dit is een wezenlijk onderdeel van de communicatie. Dat geldt niet alleen tijdens het congres zelf, maar zeker ook in het voor- en natraject. Welke social media ga je gebruiken? LinkedIn vereist een andere strategie dan Facebook en Twitter. Maak een goede contentplanning, wanneer je wat naar buiten brengt.

Ook jouw congres is vast gebaat bij publiciteit. Mainstream media hebben en enorm bereik, dat misschien niet altijd even relevant is. Bepaal van welke media je aandacht wilt en vergeet daarbij zeker de vakmedia niet.

Free publicity is lekker, maar je hebt niet de regie. Als je adverteert bepaal je zelf je boodschap en het medium. Ook het opstellen van een mailinglist is een goede investering. Bij een symposium kan je doel zeker zijn om de wetenschappelijke en vakmedia te bereiken. Nodig ze uit, of betrek ze zelfs. 

Lees ook:
Relatiemarketing - de impact van relatie evenementen

Toeleveranciers

Welke goederen en diensten heb je nodig voor je congres? Zorg voor een goed en compleet overzicht. Een cateraar is een uitstekend voorbeeld. Wordt het een traditionele cateraar of kies jij ook voor vegan catering. Denk bij toeleveranciers ook aan groendecoratie en audiovisuele techniek. Vaak heeft het congrescentrum de nodige basisvoorzieningen. Check dus goed wat er wel en wat er niet is. En zorg bij jouw evenement voor het vinden van de juiste partners en gebruik te maken van toeleveranciers met de meeste toegevoegde waarde. 

Deelnemersregistratie

Voor een goede deelnemersregistratie is het raadzaam de journey van de deelnemer af te leggen. Maak een registratiesite of een deelnameformulier op je website. Bepaal samen met de deelnemerregistratie hoe het traject voorafgaand aan het evenement verloopt.

Beheer de financiële administratie en verstuur de facturen. Wie in je organisatieteam coordineert het produceren en leveren van de badges en deelnemerslijsten op locatie. Is de deelnemerslijst onderdeel van de evenementenapp? 

Bepaal hoe de ontvangst verloopt van de deelnemers, maar ook van sprekers, exposanten en andere betrokkenen. Zorg voor een goede instructie van hosts en hostesses.

Lees ook:
Dit zijn de do’s voor de uitnodiging van een evenement

Vlak voor het evenement

Zorg ervoor dat de actielijst kort voor het congres zo kort mogelijk is. Er gebeuren altijd onvoorziene zaken, dus daar kun je maar beter ruimte voor hebben. Zorg dat alle betrokkenen een heldere briefing krijgen. Loop alles – inclusief het hele draaiboek – goed door. Staat alles en iedereen, incusief toeleveranciers klaar, werkt alles? Een uiterst nauwkeurige finale check kan een boel ellende voorkomen.

Tijdens het congres 

Monitor tijdens het event voortdurend. Loopt het programma door, waar zie je mogelijke bottlenecks ontstaan en hoe reageren deelnemers. Belangrijk gedurende het hele congres is dat er voldoende zichtbare aanspreekpunten zijn. Je wilt te allen tijde eventuele knelpunten voor zijn, dus zorg dat je steeds vooruit denkt op het programma.

Nazorg en evaluatie

Een bedankje in elke vorm is zeer attent naar zowel deelnemers, toeleveranciers als sprekers. Een goede evaluatie met alle betrokken partijen is altijd leerzaam en kan een stevig fundament leggen voor een eventueel volgende editie. Verzamel de geproduceerde content en maak een plan hoe dit te gebruiken. Verzamel en verwerk alle data in de systemen, zodanig dat je dat bij een volgende editie tijd en moeite scheelt.

Belangrijk tijdens de evaluatie zijn zeker ook de financien. Klopte de vooraf opgestelde begroting. Waar waren er afwijkingen en wat waren de oorzaken daar van.