Stress voorkomen in aanloop naar jouw evenement Iedereen kent af en toe wel momenten van stress. Bij de organisatie van een bedrijfsevenement komt veel kijken. Sommigen zullen er veel ervaring mee hebben, anderen zullen slechts een enkele keer zo’n evenement in opdracht moeten organiseren. Maar de bekende last-minute event stress ken jij als het goed is ook. Op het laatste moment moet toch het programma nog omgegooid worden, de keynote spreker meldt zich af. Wij zetten een aantal tips in aanloop naar jouw evenement op een rij om stress te verminderen. Stress is een chemische reactie, deze reactie wordt veroorzaakt als je in contact komt met spanning of druk. Het organiseren van evenementen gaat bijna altijd gepaard met enige vorm van stress. De gouden tips voor het stressvrij organiseren van jouw evenement: Blijf georganiseerd Zorg dat er overzichtelijke en duidelijke lijsten gemaakt worden. Verwerk hierin wie waarvoor zorgt. Het voordeel van het maken van lijstjes is het af kunnen strepen van afgewerkte taken. Wat blijft liggen? Wat zien we over het hoofd? Lijstjes zorgen voor orde en overzicht. Planning Wanneer starten met organiseren? Begin op tijd wordt altijd gezegd, maar wat is op tijd? Starten met organiseren: hoe lang van tevoren? Als vuistregel geldt: Grote bijeenkomsten: 6 maanden tot 1 jaar; Kleinere evenementen: 3 tot 6 maanden. Hoeveel voorbereidingstijd nodig is, hangt natuurlijk ook af van het type evenement. Geef de registratie uit handen Zorg ervoor dat je met de juiste registratiepartij samenwerkt voor jouw evenement. In aanloop naar jouw evenement kunnen zij het één en ander uit handen nemen. Last-minute wijzigingen in de gastenlijst nemen zij voor hun rekening, een soepel verlopende registratie, de eventwebsite of het regelen van parkeertickets. Communicatie Maak voorafgaande aan het evenement een communicatieplan, hierin staan alle contactmomenten met de doelgroep opgenomen. Een communicatieplan zorgt voor structuur en structuur zorgt voor rust. Wijs binnen het team een verantwoordelijke aan om dit plan te vullen met de juist content. Wanneer deze zaken klaar staan, hoef je daar in de drukte in aanloop naar jouw evenement niet druk om te maken. Maak het communicatieplan niet te lang en houd de belangrijkste vragen in het achterhoofd: Waarom wil je communiceren? Wat is het doel van de communicatie over je evenement? Wat wil je ermee bereiken? Is het organiseren van een evenement toch niet voor jou weggelegd? Dan is het natuurlijk ook mogelijk om een evenementenbureau aan te stellen voor de organisatie van jouw evenement. Dit vergt een kosteninvestering maar de tijdsinvestering zal minder groot zijn, hierdoor verklein je de kans op stress.