Maak de opening op maat

Een bestaande act met een persoonlijke touch is 10 x zo speciaal. Wanneer de dansact shirts draagt met jouw bedrijfsnaam of wanneer de band jouw bedrijf even persoonlijk toespreekt dan raakt het de bezoekers. Een kleine moeite met grote impact. Een gepersonaliseerde video om het evenement mee te beginnen werkt ook altijd goed. In een korte compilatie een aantal collega's aan het woord laten. Gaat het om een productpresentatie? Laat een aantal vaste klanten aan het woord. Persoonlijke verhalen en persoonlijke aandacht werkt altijd beter. Een aansprekend voorbeeld? Tijdens het awardwinnende evenement van Tata Steel (zij wonnen de Gouden Giraffe Event Award Relatie Evenement) werd een nummer geschreven en voorgedragen door zangeres en cabaritier Carolien Borgers,:
Te zien vanaf minuut 01:10. 3 minuutjes de tijd? Bekijk dan vooral de hele video om inspiratie op te doen voor een succesvol relatie evenement. 
 

  Zorg dat het past 

Voor een feestelijke dinnershow kun je ervoor kiezen om de avond te beginnen met entertainment, bij een medisch congres is een openingsdebat een beter idee. Iedereen moet meteen alert zijn en meegenomen worden. Leent het evenement zich voor een opening met entertainment? Kijk dan eens naar dit inspiratie evenement van Creativiva, een entertainmentbedrijf uit Toronto. Zij gaven een show waarin zij de uitgebreide mogelijkheden van entertainment voor evenementen showden. 

Voor ons nuchtere Nederlanders kunnen een aantal van deze acts over-de-top zijn. Voor veilig gaan? Acts met dans en licht doen het altijd goed op Nederlandse evenementen als opening. 
 

  Niet alles hoeft live te zijn voor échte impact 

In een video kan echt een statement gemaakt worden, een boodschap overgebracht worden. Denk er eens over na om een evenement te beginnen met een video. De kracht hiervan zit in een goede voorbereiding. Laat het evenement beginnen ver voordat het live evenement begint. Vraag partners, werknemers, klanten om input en laat het zo vastleggen dat de boodschap helder is en de toon voor het evenement wordt gezet.  
Een voorbeeld uit de praktijk halen wij uit de European Best Event Awards in het Portugese Coimbra. Daar won het evenement: Renaming of the Johan Cruijff ArenA van evenementenbureau XSAGA , een gouden BEA World Award. In aanloop naar de opening van de Johan Cruijff ArenA werd publiek op straat gevraagd het voetbalstadion opnieuw te openen. Een video met impact en gevoel, met zo een video een evenement beginnen zorgt voor kippenvel. Bekijk de video: 

Voor jou als organisator is het maken van een video veel werk, laat het daarom over aan de professional. Schakel hiervoor een videograaf en bespreek met hem of haar jouw wensen en jouw doelstelling. 
 

  Kick-off met interactie 

Tijdens het evenement Generation Discover Festival van BrandBase voor Shell The Netherlands werd het evenement geopend met muziek. Deze muziek werd door de aanwezigen zelf gemaakt. Het ging hierbij weliswaar om een evenement voor kinderen maar dit type interactie wordt, mits het goed wordt aangepakt, door elke doelgroep gewaardeerd. Overleg met jouw entertainmentpartner wat de mogelijkheden zijn. 

 

   Overige tips voor een unieke opening:

- Alle ogen op het podium gericht?
Begin achterin de zaal. Iedereen verwacht een standaardbegin op het podium, des te groter is de verrassing wanneer er ineens dansers naast en achter het publiek zijn. Maar ook een presentator die meteen interactie creëert met vragen in de zaal, zorgt voor een uniek begin.  
- Flexibele zitplaatsen
Een ruimte die flexibel ingezet moet kunnen worden zonder vaste stoelen? Laat iedereen een eigen plaats kiezen met een do-it-yourself stoel van karton waarmee iedereen voor eigen zitgelegenheid kan zorgen. Of denk bijvoorbeeld aan het flexible eventmeubilair van Modubilo.
- Plenair geen optie?
Een opening hoeft niet altijd plenair te zijn, denk ook eens aan een andere setting, bijvoorbeeld een festivalvloer met kennis en inhoudelijke sessies verspreid over de festivalvloer. Eindig wel gezamelijk met een eindshow, in festivalstijl. Belangrijk voordeel: met een festivalsetting zijn er meer interactiemogelijkheden dan met een plenaire opening. 
- Persoonlijk
Om het verhaal van jouw bedrijf/organisatie te kunnen delen is het belangrijk dat er een bekend gezicht op het podium staat. Niet bekend van televisie maar bekend van de werkvloer. Laat dus niet alleen de presentator of de dagvoorzitter aan het woord. Is deze persoon niet comfortabel op het podium? Creëer dan een setting waarin hij aan tafel geïnterviewd wordt. Een generale repetitie is hierbij van groot belang. 
-  Duidelijkheid is een must 
Voor eventgasten is het belangrijk te weten wat zij kunnen verwachten van een evenement. Zij vinden het prettig om te weten hoe het globale programma er uitziet en wat zij per lezing/sessie kunnen verwachten. Schets de opbouw van het programma altijd aan het begin van het evenement.