Online events en techniek: 10 tips en 5 don'ts Door René Pouwelse Advies Regie Productie In drie artikelen heeft Rene Pouwelse, expert en adviseur op het gebied van evenementenregie en evenemententechniek, jou als opdrachtgever aan de hand genomen met alles dat je moet weten voor een online event. In dit laatste artikel een overzicht van 10 do's en tips voor het organiseren van online events en 5 don'ts. Ga je een online evenement organiseren, dan zijn dit de 10 tips en 5 dingen die je niet moet doen, volgens expert Rene Pouwelse: 10 Tips en Do's bij het organiseren van online evenementen: Bereid je goed voor. Zorg dat je de meeste energie en tijd steekt in de inhoud en vorm van je programma. Betrek vervolgens je technische partij daarbij in een vroeg stadium. Dan wordt al snel duidelijk wat er kan, wat niet en met welke kosten je te maken krijgt. Weet dat techniek geld kost. Denk liever aan de waarde van je event en hoe de kijker het beleeft dan te bezuinigen op een camera of lamp. Als je het doet, doe het dan goed. Zorg voor stabiel bekabeld internet met voldoende bandbreedte. Wifi is door veel invloeden van buitenaf geen veilige optie. Als internet op locatie lastig is, zijn er partijen die dit via 4G kunnen regelen en dat wordt vaak met meerdere back-up systemen uitgevoerd. Hou rekening met technische zaken die niets met de kijker te maken hebben. Zoals afkijkmonitoren voor sprekers of dagvoorztter. Een aftelklok voor de presentator. Een ‘oortje’ zodat de regisseur naar de presentator kan communiceren. Voldoende ruimte voor de regie zodat die op veilige afstand van elkaar kan werken. Repeteer het hele programma. Eerst technisch maar ook met alle betrokkenen. Je zult dingen tegenkomen die je niet had voorzien. Zorg voor een mooie achtergrond (decor) achter elk camerashot. Maar wel met de persoon als belangrijkste onderwerp. Zet een professionele dagvoorzitter of presentator in. Hij of zij kan de kijker echt ‘meenemen’ in het programma. Deze kan ook -in overleg met de regisseur- ingrijpen als het nodig is. Maak bij wat uitgebreidere programma’s ook gebruik van een stagemanager/floormanager of opnameleider. Deze zorgt op aangeven van de regisseur dat alle sprekers in het programma op tijd op hun plaats zijn, een microfoon hebben, of andere dingen die belangrijk zijn. Daardoor hoef je daar zelf niet meer op te letten en kun je je focussen op andere dingen. Gebruik ‘teasers’ om de kijker gemotiveerd te houden (‘straks praten we nog met…, of ‘zometeen nog een belangrijke mededeling, award uitreiking, leuke quiz, geweldige artiest’ etc.). En gebruik daarvoor ook video. Gebruik video en tekst in beeld om helder te communiceren en de kijker doorlopend te informeren. 5 no go's voor jouw online evenement: Ga niet streamen via Wifi Maak het niet te lang, online kijken is vermoeiend. Bouw eventueel een pauze in maar zorg dat je een ‘teaser’ of ‘cliffhanger’ hebt om de kijker te enthousiasmeren op tijd terug te zijn. De kijker laat zich niet dwingen maar informeer en enthousiasmeer om hem geboeid en betrokken te houden. Let op het afspelen van muziek waar auteursrechten voor gelden. Kies eventueel voor rechtenvrije muziek. Dit geldt ook voor videocontent die je vooraf produceert. Gebruik geen zwart achterdoek als decor. Hierdoor wordt het beeld ‘plat’ en saai. Al met al is er veel te weten over de technische kant van online events. Het voordeel van bestaande studio’s is dat over de meeste aspecten al is nagedacht en hiervoor zijn ingericht. Op locatie krijg je te maken met dezelfde dingen en dan zijn dit wat handvatten om je richting te bepalen. In alle gevallen, laat je adviseren door professionals. Online events zijn echt heel anders dan off-line! René Pouwelse