EvenementOrganiseren.nl

Jouw evenement naar een virtueel online event? Zo doe je dat

Je ziet het overal ontstaan: de geplande live evenementen verschuiven naar online en zelfs virtuele online events. Logisch want nu live voor veel bedrijven niet kan, zijn de online events de manier om in ieder geval in contact te zijn met collega's, relaties, klanten of om kennis over te dragen. Maar hoe ziet een evenement in een virtuele locatie er dan uit en hoe gaat dat in zijn werk?

Evenementorganiseren.nl kroop 'online' om tafel met het team van Digivent.nl. Dit platform doet een mooie en krachtige belofte: Beleef online events alsof je er live bij bent. En laat dat nou net de variant zijn die het dichtst bij de kracht van live contact en communicatie komt. Digivent.nl is daarbij een oplossing waar binnen hun team van experts, al de prettige mix aanwezig is om het online event tot een impactvolle beleving te maken: een mix van jarenlange eventervaring, televisiemakers en digitale experts.

Jan Eleveld van Digivent.nl komt met zijn decennia lange eventervaring tot de volgende conclusie als het om de online variant gaat: 'Met Digivent krijgen jouw online events écht impact, omdat je voor de deelnemers een vergelijkbare beleving creëert als bij fysieke live events. Digivent biedt een virtueel platform, waar deelnemers bijeenkomen om op interactieve wijze te kijken en te luisteren naar sprekers en optredens. En waar zij in contact kunnen komen met andere bezoekers, sprekers, experts en sponsoren. Net als bij een live event.'

Samen namen we een kijkje in het online platform waar je eenvoudig jouw event kunt hosten, branden en tot interactie kan komen. Daar rolt een soort checklist en draaiboek uit die een goed beeld geven van de weg en de mogelijkheden door een online evenement:

  • Registratie

De registratie kan volledig binnen Digivent.nl plaatsvinden, maar ook de koppeling met een externe registratie(partner) is mogelijk. De geregisseerde bezoekers krijgen een inlog en wachtwoord waarmee ze eenvoudig toegang krijgen tot het evenement en de virtuele locatie van die dag.

  • De registratie vindt plaats aan de 'balie' inclusief host(es). De 'desk' bevindt zich in de lobby, wat tijdens het event de plek is en blijft van waaruit je de hele dag je eigen sessies kiest. 

  • Ontvangst

Na de registratie komt de lobby verder tot leven. Daarbij kun je als organiserend bedrijf kiezen voor een virtuele gastheer of gastvrouw, de CEO, de contactpersoon van de bezoekers of bijvoorbeeld een BN'er of 1 van de top keynotes.

  • Volg het programma

In de lobby bekijk je in alle rust het programma en kun je eenvoudig kiezen voor de verschillende ruimtes waar de diverse sprekers, workshops, netwerksessies of beursvloeren zich bevinden. Eenmaal in de ruimte van jouw sessie naar keuze volg je de sprekers als nooit te voren: opgenomen in een grote greenscreen studio zijn de effecten en mogelijkheden immens. Voor de bezoeker levert het beleving en een prettig beeld op:

  • De sessie van een spreker kan eenvoudig schakelen van een totaal view, naar close up en van spreker naar ingezoomd beeld van presentatiescherm.

     
  • Beursvloer, brochure, video, presentatie, live contact

Een grote uitdaging binnen de online events is het neerzetten van een online beursvloer. Binnen Digivent.nl zie je op de 'beursvloer' de verschillende logo's of andere uitingen per bedrijf. Klik je op bijvoorbeeld het logo dan kom je in een digitale beursstand, waar je diverse opties hebt: live contact in een chatroom, een presentatie volgen, de brochure dowloaden of een video bekijken van het bedrijf. 

  • Netwerken

Tot slot is er binnen Digivent ook een eenvoudige tool om bezoekers te laten netwerken. In het netwerkdeel kan gewerkt worden met 1 op 1 sessies maar ook ronde tafel gesprekken op onderwerp behoren tot de mogelijkheden.

  • Hybride events

Platforms als die van Digivent maken het ook mogelijk om het gehele event in een hybride vorm te gieten, waarbij er wel degelijk een live evenement plaatsvindt, maar waar ook online gasten het evenenement kunnen beleven. 

Zo ziet een online event er samengevat uit:

Aanmelden nieuwsbrief

Wil je ook elke week een update ontvangen vul hieronder dan je naam en e-mail adres in.

x