EvenementOrganiseren.nl

Event toeleveranciers: 17 tips voor optimale samenwerking

Een evenement organiseren kun je niet alleen. Sterker nog, een evenement is een cocreatie van allemaal experts en verschillende toeleveranciers. Dat betekent dus ook dat je afhankelijk bent van vele tientallen 'tijdelijke collega's'. Hoe hou je die tevreden en hoe zetten ze een stapje extra?

EvenementOrganiseren.nl zette 17 tips op een rij. Zowel in het voortraject, tijdens het evenement en in het natraject stelden wij de vraag: hoe werk je optimaal samen met de toeleveranciers van jouw event?

Bij het organiseren van een evenement geldt eigenlijk altijd: kies voor kwaliteit. Dus qua toeleveranciers: werk met de juiste specialisten, werk samen met kwalitatieve professionals en vermijd de beunhazen en de cowboys, want ja die zijn er ook. 

De basistips voor goede toeleveranciers zijn eenvoudig en moeten on top of mind zijn. Maar als je dan de juiste eventbedrijven gevonden en vastgelegd hebt, dan ga je samen met jouw nieuwe externe collega's het traject in van het organiseren van een evenement. Jouw evenement.



Wat zijn toeleveranciers voor jouw event?

Een evenement begint bij een doelstelling, een traject, concept en slim plan om die doelstelling te bereiken, waarbij je natuurlijk inzet op een origineel, creatief, innovatief en bovenal impactvol event. Het is een absoluut feit dat je daarbij diverse toeleveranciers samen moet smeden tot een team en uiteindelijk tot een event. 

Een toeleverancier kun je daarbij eigenlijk benaderen als een grote en kleine expert en professional op het gebied van 1 of meer van de schakels die samen het event en de beleving vormen. Op EvenementOrganiseren.nl hanteren we deze ruwe indeling van soorten toeleveranciers voor jouw event planning:

Catering
Decoratie & standbouw
Entertainment & Muziek
Foto & video
Marketing & Promotie
Personeel evenementen
Presentatie, techniek & Software
Verhuur & verkoop
Vervoer & verkeer, veiligheid

Het bureau en de evenementenlocatie hebben we daarbij in een andere rubriek ingedeeld om dat zij respectievelijk de spil in het organisatie- en creatieproces zijn en de ander 'de context' van waarbinnen jouw event met al die toeleveranciers vorm krijgt. Zij staan dus los van de lijst toeleverancier event.
 
 


Hoe je samenwerkt met al die toeleveranciers?
EvenementOrganiseren.nl schreef eerder al een helder artikel op onze website over Hoe je samenwerkt met al die toeleveranciers? Nou, zo dus! In dat artikel een aantal zeer bruikbare praktische tips om met toeleveranciers rondom jouw evenement op een goede, heldere en zakelijke manier samen te werken. Hoe kies je bijvoorbeeld de juiste toeleverancier?

Kies de juiste toeleveranciers

De afweging en keus voor de juiste experts en toeleveranciers voor de diverse onderdelen van jouw event kun je als volgt aanvliegen, om pas daarna offertes aan te vragen:

  • maak een keus op basis van eigen ervaringen, of reviews van derden
  • weet wat je vraagt en verwacht van een toeleverancier
  • maak een goede indicatie van het kwaliteitsniveau door beelden te bekijken, voorbeeldcases, etc
  • beoordeel de go, no go bij een toeleverancier ook op de mate van meedenken bij jouw open (aan)vraag
  • beoordeel de creativiteit, originaliteit en innovatieve oplossingen
  • vaar niet alleen op naam of uitmuntende website

 

Hoe haal je het optimale uit de samenwerking met toeleveranciers voor jouw evenement?

EvenementOrganiseren.nl heeft een paar tips op een rij gezet om het jouw toeleveranciers zo prettig mogelijk te maken. En let maar op, je krijgt het ruimschoots terugbetaald: ze gaan echt een stap extra zetten met deze simpele tips.

Voortraject:

  • Zet toeleveranciers vanaf moment 1 bij jou om tafel

Vraag een willekeurige toeleverancier op een evenement waar de grootste irritatie zit en je krijgt 9 van de 10 keer hetzelfde antwoord: we kwamen veel te laat om tafel. En soms zelfs helemaal niet, dan worden dergelijk bedrijven ingehuurd en mogen ze 'draaien'. Maar als je als organisator de toeleveranciers al tijdig om tafel zet, kunnen zij met hun expertise jouw evenement beter maken.

  • Maak ze deelgenoot van jouw doelstelling

Iedere toeleverancier op jouw evenement heeft het recht om het grotere plaatje te kennen. Doelstelling, wie komen er, programma, etc. Neem ze mee in jouw plannen en de doelen van jouw bedrijf, zodat ze ook echt onderdeel zijn van het grotere plaatje.

  • Breng ze in contact met de andere toeleveranciers

Het gevoel dat je het samen doet is goud waard bij ieder evenement. Het zorgt ook voor begrip van de verschillende werkzaamheden per toeleverancier. Extra tip is dan ook om een ieder inzichtelijk te maken hoe de opbouw eruit ziet en wie wanneer aan de slag is. Samen is beter dan los van elkaar.

  • Deel contactgegevens in het draaiboek

Je ziet nog wel eens evenement organisatoren die hun draaiboek afschermen als ware het een staatsgeheim, maar de tip is natuurlijk: deel het draaiboek en juist ook de contactgegevens met elkaar. Je zult zien dat in bijvoorbeeld een app-groep al voor het evenement een goed gevoel kan ontstaan.

  • Maak heldere afspraken

but zeker not least: maak afspraken, helder en inzichtelijk zodat iedereen weet waar hij of zij aan toe is. En kom die afspraken na.

 

Tijdens het event:

  • Weet wie, wie is

Als spil in de eventorganisatie is het zo ongelooflijk fijn dat jij weet wie, wie is. Het liefst bij voornaam. Fotootjes van de contactpersonen kunnen ook in het draaiboek gedeeld worden.

  • Zorg voor een teamgevoel

Even bij elkaar komen voor dat het daadwerkelijk gaat beginnen, een ouderwetse peptalk of succeswens is al heel prettig.

  • Crewcatering

Vergeet het vooral niet, want net als bij de gasten op je evenement: zelfs het beste gevoel kan doorbroken worden bij een gebrek aan eten en drinken. Zorg dus voor crew catering. Oh, en behandel ze dan wel als volwaardige 'gasten' en serveer ze niet de left overs of het droge broodje kaas.

  • Complimenten, waardering en vertrouwen tonen

Dat je iets moet en zult gaan zeggen als er iets niet goed gaat, dat is logisch, maar als evenementenorganisator ook oog hebben voor dat wat goed gaat en het ook benoemt. Een compliment kan heel prettig zijn.

  • Korte en heldere communicatielijnen

Zorg ervoor dat het helder is wie voor wie het aanspreekpunt is en hoe je snel met elkaar in contact kunt komen. Dat kan met diverse communicatiemiddelen, -tools en zelfs apps.

  • Bied een helpende hand indien nodig

Pas op, wordt niet de evenement organisator die zich overal mee bemoeit en die voor irritatie zorgt, maar daar waar mogelijk: bied een helpende hand.

  • Afsluitende dankborrel

 

Zoals het een goed teamleider betaamt: doe even een borrel in na afloop en ga even met elkaar zitten als dank voor alle inspanning.

 

 

 

Na het evenement:

  • Geef en vraag om terugkoppeling

Kort na het evenement een terugkoppeling van dat wat in jouw ogen heel goed ging, is heel prettig en altijd goed. Vraag ook of jij nog dingen kunt verbeteren.

  • Dankmoment

Plan een moment in om live, per telefoon of per mail nog even een bedankje te sturen. Ja ze worden er ook voor betaald, maar dat kleine extraatje zorgt voor een goede band.

  • Deel uitkomsten, foto's en video

Zijn er uitkomsten van een enquete of gastenonderzoek? Deel het, zeker als je zo slim bent geweest om ook een vraag op te nemen over dat wat de toeleveranciers hebben neergezet. Zijn er foto's of video's? Deel ze, tag ze, retweet, etc.

  • Houd contact

Het is heel simpel om een paar dagen na het evenement het contact te verbreken en elkaar te vergeten, maar waarom niet nog 1 of 2 momenten inplannen om contact te houden en onderhouden.

  • Proactief review delen

Erg slimme en goede geste, bij succesvolle samenwerking, is proactief een review delen of sturen of online zetten bij de desbetreffende toeleverancier.

Tip: lees ook deze artikelen

Aanmelden nieuwsbrief

Wil je ook elke week een update ontvangen vul hieronder dan je naam en e-mail adres in.

x