EvenementOrganiseren.nl

Doe dit NIET voor uw volgende evenement; evenementenlocaties aan het woord

Voorafgaande aan het kennisevenement The Next Event hebben 23 verschillende locaties hun kennis met EvenementOrganiseren.nl gedeeld. In tips, trends maar ook in don'ts. Wat moet u in het vervolg niet meer doen?

De don'ts van de verschillende locaties hebben wij voor u op een rij gezet en onderverdeeld in de volgende categorien:


- Communicatie 
- Bereikbaarheid 
- Offertes
- Duurzaamheid
- Budget
- Programma
- Techniek 
- Overige don'ts 


Don'ts op het gebied van:  Communicatie 
Liever een vraag te veel stellen dan te weinig. Heldere communicatie en afspraken voorkomt veel verwarring achteraf. - SugarCity Events

Eerst praten en daarna pas luisteren. Zorg juist dat je eerst goed begrijpt wat de opdrachtgever wilt, voordat je uitlegt hoe jij hier kan faciliteren. SugarCity Events

Wees richting de deelnemers niet te geheimzinnig over de invulling van het evenement, ook als het een verrassing moet zijn. Uw gasten verdienen goed voorbereid te zijn als ze bij ons op EVM19 gaan jetskiën, quad rijden of andere avontuurlijke activiteiten ondernemen, soms ook nog eens met een overnachting in de buitenlucht! Eiland van Maurik




Na diverse contactmomenten niet meer bereikbaar zijn, eerlijkheid duurt het langst… - Event Company

Annuleren met een reden die nooit ter sprake is gekomen - Event Company

Zorg voor een duidelijke badge, niet iedereen heeft zijn leesbril bij zich. World Hotel Wings

Een evenement organiseren zonder echt goed na te denken over het doel en de doelgroep. We zien nog te vaak dat deze twee basis principes niet goed in acht worden genomen. Zonde van tijd en geld. Het is te allen tijde belangrijk om goed in kaart te hebben waarom je een evenement organiseert en daarbij ook de belangen van alle betrokkene goed in kaart te brengen. - Louwman Museum

Doe zonder heldere doelstellingen geen aanvraag. Dit zorgt voor miscommunicatie. Als iemand anders dan de eindbeslisser de aanvraag doet, zorg er dan voor dat je wel van deze eindbeslisser de doelstellingen en verwachtingen duidelijk hebt. SS Rotterdam

Zorg voor een duidelijke badge, niet iedereen heeft zijn leesbril bij zich. Omnivents


Kijk niet naar je eigen belang of mening maar hou het belang van de gasten in de gaten. SS Rotterdam

Don'ts op het gebied van:  Bereikbaarheid 
Een locatie ver van de bezoeker vandaan, bereikbaarheid is belangrijk. World Hotel Wings

Voorkom dat de bezoekers in de file komen te staan, maakt de hele ervaring aangenamer. World Hotel Wings

Een locatie ver van de bezoeker vandaan, bereikbaarheid is belangrijk. Omnivents

Don'ts op het gebied van:  Offertes 
Stop met het opvragen van al die offertes bij verschillende locaties! Niet alleen kost het veel tijd en moeite, het overzicht is ook nog eens weg. Denk eerst goed na over het doel van uw event. Welke locaties lijken het beste aan uw wensen te kunnen voldoen? Ga vervolgens met die drie locaties de diepte in. De Kuip Meetings & Events

Don'ts op het gebied van: Duurzaamheid
Koop geen gebotteld water in
Elke dag gaan er honderden waterflesjes over de toonbank. Dat terwijl je de dorstlesser in ons land uitstekend uit de kraan haalt. Lekker en honderden malen duurzamer! Als foodprint belangrijk is, waarom dan water uit Italië halen als het hier uit de kraan stroomt? Dat kan duurzamer. - DeFabrique



Don'ts op het gebied van: Budget 
Niet voor een dubbeltje op de eerste rang willen zitten: dit gaat altijd ten koste van het evenement. Maar, verlies niet het budget uit het oog! - Werkspoorkathedraal

Geen rommel, maar iets van waarde
Wil je gasten na afloop van het event iets meegeven? Top! Geef wel iets wat waarde toevoegt aan de relatie met je gast en het evenement. Laat de dikke pak reclame en nutteloze gadgets met logo’s achterwege en kies liever voor kortingsbonnen en herbruikbare gadgets als powerbanks.  - DeFabrique

Bezuinig niet op event budget 
Krappe budgetten zorgen er vaker voor dat organisers moeten bezuinigen. Breng de volledige gewenste customer journey in beeld. Kan deze volledig uitgevoerd worden zoals gewenst? Indien er besparingen moeten plaatsvinden, bepaal deze kritisch n.a.v. de het belang en de relevatie voor de bezoekers. Probeer gebruik te maken van een sponsor om bezuinigingen te voorkomen. MECC Maastricht

Annuleer geen locatieopties op basis van budget zonder eerst de locatiehouder te spreken. Er is altijd ruimte voor dialoog en onderhandeling. Vaak is de juiste locatie niet de meest voordelige.  TheaterHangaar

Don'ts op het gebied van: Techniek 
Data is geen doel maar een middel
Om als goed geoliede machine van start te gaan met het organiseren van je evenement is het formuleren van een doelstelling essentieel. Het succes meet je door data te verzamelen en te analyseren. Verlies de gast alleen niet uit het oog en zie driftig data verzamelen als bijzaak. - DeFabrique



Als opdrachtgever moet je absoluut niet besparen op eten en drinken. Hoe aantrekkelijk het ook is om je gasten omver te blazen met tools en de laatste technologieën: uiteindelijk is het eten dat verbindt. Jouw gasten kijken absoluut uit naar de eetmomenten en het culinaire aanbod dus zorg dat je hiermee verrast. NBC Congrescentrum


Don'ts op het gebied van: Programma
In een bijeenkomst urenlang in plenaire sessies informatie zenden naar je deelnemers. Zorg voor interactie tussendoor. In de vorm van een break, clinic of een gezamenlijke activiteit. Samen presteren en successen vieren. Papendal

Bezuinigen op de pauze / lunchtijd / borrel. De tijd om te netwerken (in real live) is vaak zeker zo waardevol als de inhoud van een (lange) sessie. Madurodam

Overige don'ts 

Zet niet meer dan 3 aanvragen uit bij verschillende opdrachtnemers om te vergelijken met elkaar. ?SS Rotterdam

De locatie niet bekijken alvorens een offerte voor een groot Event bij ons neer te leggen - Event Company

Vertrouw op uw tentenleverancier voor het totaalpakket van vloeren, verlichting, verwarming, airco, sanitair, stroom, decoratie etc. Hij weet welke leveranciers over de nodige ervaring met tentenaccommodaties beschikken en kan u helpen te besparen op onnodige kosten. Veldeman 

Probeer niet alles zelf te doen, maar vertrouw op een competente tentenleverancier die u helemaal kan ontzorgen. Zijn team kan u in elke fase van uw project begeleiden: van het meedenken over de juiste oplossing (sales) over de logistieke coördinatie van alle voorzieningen (project management) tot de coördinatie op de werf zelf (werfleider en montageteam). Veldeman 

Sluit de ogen niet voor de toegevoegde waarde van de event specialist, ieder heeft zijn/haar eigen expertise; dus maak hier gebruik van en wordt hier met elkaar sterker door…. Losberger De Boer

Op evenementen waar standhouders een rol spelen deze tijdens het evenement af laten bouwen. Op deze manier krijgen de gasten het gevoel dat het evenement is afgelopen en vertrekken deze ook.  Van Nelle Fabriek Events

Herhaling van een event
Daag je locatiehouder en klant uit om iets innovatiefs neer te zetten. Hiermee zorg je dat jouw evenement succesvol wordt en blijft hangen bij jouw gasten. SugarCity Events