EvenementOrganiseren.nl

Deelnemerregistratie: de basis tips

Deelnemerregistratie of ook wel het inschrijftraject is enorm belangrijk voor uw evenement. Iedere stap in het inschrijftraject rondom een evenement of congres moet weloverwogen genomen worden. EvenementOrganiseren.nl raadt u dan ook aan om een professionaal deelnemerregistratiebureau in de arm te nemen. Hierbij alvast wat basistips.

Website
De website van uw evenement is het allereerste moment dat uw gast in contact met uw evenement. Dat vergt dus een duidelijke keuze in tone of voice, huisstijl, wellicht een startpunt van interactie en gebruiksvriendelijke routing op de website om zo snel mogelijk tot inschrijving te komen. Een eigen domeinnaam, vormgeving volgens uw wensen en eenvoudig zelf te beheren, zijn daarbij prima voorwaarden om als basis voor uw evenementenregistratie te gebruiken.

Inschrijfformulier
Met een nauwkeurige inschrijving zet u een eerste stap naar een succesvol evenement. Denk ook goed na wat u van uw bezoekers wilt weten. Niet alleen naam en email om zo snel in te kunnen schrijven, maar zoek naar een balans tussen eenvoudig inschrijven voor uw gast en het verzamelen van data waar u tijdens en zelfs na het evenement nog profijt van heeft.

  • Er zijn inmiddels al systemen waar de data aan de inschrijfformulieren direct gekoppeld kan worden aan uw CRM-systeem.

E-mail en HTML-nieuwsbrieven
Via e-mailberichten of speciale nieuwsbrieven houdt u genodigden en/of deelnemers op de hoogte van het laatste nieuws. U stuurt de berichten eenvoudig naar het totale e-mailbestand, of naar selecties daarvan. Bijvoorbeeld naar mensen die zich nog niet hebben opgegeven of naar iedereen die heeft gekozen voor een bepaalde workshop.

Een paar tips mbt email-uitnodigingen of nieuwsbrieven:

  • Maak het zo persoonlijk mogelijk: zowel in de aanhef als de afzender
  • Zorg voor een 'onderwerp-regel' die opvalt in de overvolle mailboxen van uw potentiele gast
  • Test. Maak a/b-mailingen en kijk of versie a beter werkt dan b en probeer zo de juiste snaar te vinden
  • Zorg voor een logisch A tot Z traject per potentiele gast. Een gast die u al 2 mailingen gestuurd heeft moet daarna mailing 3 ontvangen, een nieuwe potentiele gast moet dan wel mailing 1 ontvangen en niet meegaan in dezelfde tekst en tone of voice van mailing 3. Klinkt logisch maar gaat vaak mis.
  • Retarget. Er is veel mogelijk om de potentiele gast die op uw inschrijfsite kwam en niet meteen inschreef, te volgen en in een later stadium nog eens te attenderen op uw evenement.

Rapportages
Uitgebreide rapportages houden u gedurende het traject constant op de hoogte van de status. Hoeveel deelnemers hebben zich al aangemeld? Hoeveel daarvan willen naar welke workshop? Hoeveel vegetariërs moet u doorgeven aan de cateraar? Vanzelfsprekend is de data eenvoudig te importeren en te exporteren.

SMS
U stuurt eenvoudig sms-berichten. Bijvoorbeeld met informatie over een gewijzigde opstapplaats of nog een laatste herinnering. Vanzelfsprekend is de afzender van het bericht zo ingesteld dat de deelnemer direct ziet wie het bericht heeft verstuurd. Ook ideaal als last minute reminder.

Badges, barcodes en RFID
Voorzie uw deelnemers van een badge. Deze badge wordt opgemaakt met de door u gewenste vormgeving en informatie. Door gebruik te maken van een unieke barcode of RFID-chip kan uw deelnemer eenvoudig inchecken bij het evenement. Een hostess heet uw deelnemer vervolgens persoonlijk welkom.

Hard copy mailings
Niet iedere doelgroep is via e-mail optimaal bereikbaar. Daarom kunt u uitnodigingen en informatie ook op papier versturen. Een persoonlijke telefonische opvolging vergroot daarbij aanzienlijk het inschrijfgemiddelde, dus plan daar tijd voor in. Dat geldt overigens ook bij het versturen van een emailing. 


  • Om deskundig begeleid te worden en het maximale uit uw registratietraject te halen, is het aan te raden om voor een professioneel evenementenregistratie bedrijf te kiezen.

>> Lees ook: Stappenplan voor deelnameregistratie
>> Lees ook: Registratie van uw gasten op locatie
>> Lees ook: do's en don'ts voor de eerste uitnodiging voor een evenement
>> Aanbod: Boek een kwalitatieve partner voor deelnemersregistratie op uw evenement