Het blijft een lastige beslissing, al ligt er een meter sneeuw. U had immers zo veel tijd, energie en geld in het evenement gestopt, maar het moet: u moet uw evenement afgelasten, want de voorspelling is dat er tientallen centimeters sneeuw gaan vallen. Daarmee is de reis naar uw evenement veel te gevaarlijk voor uw gasten. Hierbij een checklist van 6 punten waar u aan moet denken bij het cancellen van een evenement: 

1. Maak de call om uw evenement af te gelasten aan de hand van de officiele kanalen

Laat u niet misleiden door sites die bekend staan om hun koppen, want een sneeuwbui kan op sommige websites al snel een muur van sneeuw zijn, om maar zo veel mogelijk kijkers te trekken.

Wilt u zeker zijn en een goed fundament hebben voor uw lastige beslissing? Ga er dan voor om de officiele verwachtingen te gebruiken om uw call te maken. 

Dan is dit een handig lijstje met links:

• KNMI: officiele weerswaarschuwingen (zie foto) 
• ANWB: actuele verkeersinformatie 
• Buienradar: neerslagverwachting op locatie
   
• Niet doen: op uw onderbuik varen, want zowel het valt wel mee als het gaat helemaal mis, moeten gebaseerd zijn op de beschikbare officiele informatie die u heeft ingewonnen en niet op uw weertalent...
   

2. Partners en team inlichten
First things first, zodra de beslissing genomen is, dient u eerst uw collega's allemaal op de hoogte te brengen van het nieuws, om vervolgens alle partners en toeleveranciers van uw evenement in te lichten. Begin daarbij altijd met de eventbedrijven die de grootste rol spelen: locatie, catering, bureau, AV, etc etc. 

• Niet doen: twee veel gemaakte fouten. 1 volledig met de oogkleppen op alles op de gasten richten en ondertussen partners en toeleveranciers niet op tijd benaderen. 2. Niet alle toeleveranciers tijdig inlcihten. Locatie, catering, bureau, AV, decoratie...de grote toelevanciers zult u niet zo snel vergeten te bellen, maar u moet iedereen bereiken. Want ook voor de illusionist is dit zijn of haar evenement.
   

3. Communiceer kort, krachtig en helder naar uw gasten

In de meeste gevallen gaat het bij slecht weer, weeralarmen of verkeersinfarcten om extreem last minute afgelastingen. Dat betekent dat u snel, kort, krachtig en helder moet communiceren naar al uw gasten.  Kom direct to the point. Leg uit waarom en zorg voor contactgegevens mochten er vraag zijn. EvenementOrganiseren.nl heeft een top 5 gemaakt van kanalen die het meest effectief kunt inzetten:

1. Telefonisch - Direct contact, persoonlijk, aandacht.
2. SMS of WhatsApp - Contact in de 'broekzak' 
3. Via persoonlijke emails - Mogelijkheid om persoonlijk aan te schrijven
4. Via de event-app - Mits aanwezig, met een pushbericht makkelijk aandacht getrokken
5. Social media/website - Een meer algemere aankondiging, met het voordeel dat het snel gedeeld wordt

• Niet doen: enorm grote lappen tekst mailen en vervolgens verwachten dat iedereen het wel gezien heeft. Of voice mails inspreken en denken dat het gehoord is. De gouden regel hier is: er moet of persoonlijk contact zijn geweest of er moet een bevestiging binnen zijn gekomen.
   
• Een mooi voorbeeld als tip: een dag voor het evenement een mail verstuurd om de afgelasting van het evenement aan te kondigen. Daarin gevraagd een reply te sturen ter bevestiging. Zij die de volgende ochtend geen reply hadden gestuurd, werden 's ochtends vroeg gebeld. Daarna is alles openbaar gezet en zorgden social media volgers voor een nog groter bereik.
   

4. Stop niet met communiceren
De mededeling van de afgelasting verloopt correct en helder, iedereen is op de hoogte, niemand komt alsnog, maar toch bent u er nog niet. Sterker nog, u zult weer een compleet nieuw communicatietraject in moeten gaan. Neem uw (teleurgestelde) gast zo snel mogelijk mee naar de 'zonnige' toekomst: wanneer wordt het evenement ingehaald en waar? Neem meteen ook uw partners mee naar de vervangende editie.

• Niet doen: het nieuwe evenement benaderen als het oude evenement. Dan zou u de vergissing kunnen maken door alleen de aangemelde gasten te benaderen en bivjoorbeeld alleen hun input van dat vorige moment mee te nemen. Nee, u kunt nu weer de complete bak aan prospects benaderen, wellicht kunnen en willen zij nu wel. Ook spelen er misschien wel weer nieuwe onderwerpen die u ook nu weer actief op moet halen.
   

5. Zorg voor correcte afhandeling
Betaal netjes al uw facturen tijdig. Uw partners, toeleveranciers , bureaus, etc mogen vanzelfsprekend geen schade ondervinden door de afgelasting. Met die facturen kunt u vervolgens naar punt 6...

• Niet doen: de afhandeling koud behandelen. Zorg voor persoonlijk contact, leg uit, omarm en zorg dat iedereen weer veel zin heeft om op een later tijdstip alsnog het evenement neer te zetten.
   

6. Neem contact op met uw evenementenverzekeraar
Het is onvermijdelijk: er zullen kosten gemaakt worden. De facturen, de rekeningen  zijn in principe, in geval van bijvoorbeeld extreem noodweer, afdoende om in te dienen bij uw verzekeringsmaatschappij. Dan moet u wel over een goede evenementenverzekering beschikken inclusief slecht weer dekking.

• Niet doen: te lang wachten met de dekking voor slecht weer. Bij slecht weer denken, oh die dekking komt nogwel...kan heel vervelend zijn, want een slecht weer dekking kan in de meeste gevallen tot anderhalve week voor het event worden afgesloten.
  
  De ideale specialist op het gebied van evenementenverzekeringen: 

• Met Klap verzekerd van een professioneel evenement

    
  
  La Guardiaweg 84, 1043 DK Amsterdam

   Als professional zorgt u ervoor dat uw  evenement een feest wordt. Daar wilt u van verzekerd zijn, en uw klanten ook!

  Meer informatie

Lees ook:

>> De Evenementenverzekering: 15 tips
>> Een evenement verzekeren