1. Zorg voor de prikkelende uitnodiging

Een open deur maar een uitnodiging is hét moment om deelnemers te overtuigen om te komen. Let op de twee momenten waarop potentiele bezoekers kunnen afhaken:  bij het krijgen van de uitnodigingen én vlak voor het vertrek naar het evenement.

De belangrijkste zaken die de uitnodiging moet bevatten:
Geef antwoord op de vraag: wat schiet de deelnemer ermee op om te komen?
Feestelijke programma’s of netwerkborrels hebben een hoge no-show. Zorg ervoor dat de doelgroep al uitkijkt naar de bijeenkomst. Ga voor een prikkelende titel, mooie plaatjes werken ook altijd. Wat wil de doelgroep horen en zien? Biedt ze iets aan van waarde, bijvoorbeeld een golf-clinic, een voetbalwedstrijd of een cursus. Iets wat zij niet willen missen.  

• Heeft het evenement een eerdere editie gehad? Gebruik beelden en/of referenties van bezoekers om potentiele bezoekers te interesseren.
•  heeft u de spreker al geboekt? Laat de spreker een korte videoboodschap inspreken met een oproep om te komen.

• Let op: het tijdstip van verzending; laat de uitnodiging niet verdwijnen in een overvolle mailbox. Wanneer zit uw doelgroep achter de computer? Zeven uur ’s ochtends of acht uur ’s avonds zijn de meest populaire momenten waarop de meeste mensen hun mail bekijken. 

Lees ook: In 8 stappen naar de meest ideale datum voor uw evenement

2. Wie nodigt u uit?

Nodig niet zomaar iedereen uit. Maak een passende uitnodiging voor de doelgroep. Heeft u meerdere doelgroepen? Maak dan verschillende uitnodigingen. Maak de bijeenkomst exclusief, door persoonlijk te mailen. Zorg dat in de uitnodiging naar voren komt dat de uitnodiging exclusief is.

•  geef de uitnodiging een exclusief karakter door aan te geven dat het aantal genodigden speciaal geselecteerd zijn.

3. Maak het aanmelden makkelijk

Waar kan er aangemeld worden? Wat kost het? Wanneer moet je betalen? Zorg dat er in één opslag duidelijk is hoe er aangemeld kan worden. Ga voor jezelf eens na hoe snel je afhaakt als het lastig is om aan te melden. Denk erover om een registratiepartner in de hand te nemen. Registratiesite Aanmelder.nl publiceerde cijfers aangaande het aantal aanmeldingen bij een uitnodiging. Bij de kleinere evenementen voor 50 tot 100 personen moeten er gemiddeld 7,3 mensen uitgenodigd worden om 1 aanmelding te krijgen. Bij evenementen tussen de 100 en 200 personen zullen er iets minder uitnodigingen verstuurd moeten worden: per 5,9 uitnodigingen zal er 1 zich aanmelden. Bij grotere evenementen zal je weer veel meer mensen moeten uitnodigen, namelijk 7,1 genodigden voor één geregistreerde bezoeker.

• stuur je een exclusieve uitnodiging per post? Laat het er dan niet uitzien als een folder, deze worden vaak weggegooid.

4. Reminden

Zorg ervoor dat de bezoekers en de potentiele bezoekers het evenement niet vergeten.

Zorg ervoor dat ze het evenement via verschillende kanalen tegen komen.  Onder de verschillende communicatie-mogelijkheden vallen nieuwsbrieven, media, directe mailings, vakbladen en sociale media. Wie zich reeds heeft aangemeld kan op deze manier naar het evenement toe leven. Wie zich nog niet heeft aangemeld krijgt opnieuw een trigger om het evenement te overwegen.
 

•  een reminder kan ook via sms verstuurd worden. Aangezien we +/- 110 keer naar onze mobiel kijken per dag, gaf onderzoek uit 2017 aan, is de kans groot dat de bezoeker deze herinnering niet mist.

Lees ook over de juiste planning voor het uitnodigingstraject van uw evenement

5. Voorkom no-show

Het gemiddelde aantal afmeldingen ligt tussen de 20 - 30 % bij gratis evenementen.  Denk eens aan het gebruik een registratie- app: in zo een app is te zien wie nog meer aanwezig is bij het evenement. Dat zorgt voor een gevoel van verbinding en commitment naar het evenement toe.
 

• Stuur een rekening. Bij de uitnodiging kun je je aangeven dat de deelname gratis is, maar dat deze niet vrijblijvend is. Meldt een deelnemer zich na een bepaalde datum pas af dan wordt er een rekening verzonden.

Ook al probeert u het aantal no-shows tot een minimum te beperken moet je er wel rekening mee houden. Zorg dat je een flexibele cateringpartner hebt en zet ook niet teveel stoelen neer. Stoelen kunnen altijd nog bijgeplaatst worden.

Lees ook de 30 tips om no-show op uw evenement te voorkomen