EvenementOrganiseren.nl

Uitnodiging voor uw evenement? 13 gouden tips

Het concept staat. De sprekers zijn rond, heel misschien op een last minute topper na, maar uw evenement staat. De aanmeldsite voor het evenement is perfect. Dan wordt het tijd om in het proces van het organiseren van een evenement de eerste uitnodiging de deur uit te doen. Wat moet u nu juist wel of niet doen?

Wie, wat, waar, wanneer, waarom en hoe

  • Datum, tijden, locatie, wat valt er te halen, waarom is het interessant voor de ontvanger van de uitnodiging en aanmeldmogelijkheid in de uitnodiging
  • Gooi vooral niet alle informatie, facts en figures in de uitnodiging. Doe dat in het vervolgtraject.
     
  • Laat de eerste uitnodiging zuiver: Welk evenement, wat is er te halen, wanneer, waar en hoe schrijf ik me in. Dus maak het zo simpel mogelijk om in te schrijven.


 

Uitnodiging: zes weken van te voren

  • Verzendmoment: zes weken voor het evenement. Daarvoor eventueel al een save the date.
  • Te ver van te voren is voor velen nog niet te plannen, te kort voor het event en de agenda staat vol.


    De persoonlijke benadering
  • Maak de uitnodiging persoonlijk. Daarbij hoort een check, dubbelcheck van de verzendlijst.
  • Spelfouten of op de verkeerde naam aanschrijven is slordig en funest voor het aantal inschrijvingen.
     
  • Durf bijvoorbeeld voor een video te kiezen: hoe leuk is het om in een video kort en persoonlijk te worden aangesproken. Dat straalt uit dat u alles voor uw gast wilt doen en met een goede call to action kan het bijzonder effectief zijn.



Fungeer als een klantenservice

  • Reageer direct op reacties. Zowel negatief, als positief. Zowel per mail en telefoon als op social media. Een ‘klantenservice’ rondom het uitnodigingstraject is een must.
     
  • Durf daarbij bij reacties via social media, ook in de openbare ruimte te reageren. Ook hier kan een video weer wonderen doen om een ontevreden reactie om te buigen. Of laat een spreker reageren, nagelang de reactie over een inhoudelijk onderdeel van het event gaat.

    Help herinneren
     
  • Een herinnering is geen schande. Mensen hebben vaak meerdere uitnodigingen nodig. Zorg dat je per herinnering steeds iets meer waardevolle informatie prijs geeft.
  • Overlaadt uw potentiele gast niet met berichten, want dat werkt averechts.
     
  • Denk van te voren na over opvolgtrajecten. En zorg er daarbij voor dat er steeds per potentiele gast een traject doorlopen wordt en dat een persoon die een eerste herinnering krijgt, niet meegaat in de bulk van 3e herinneringen. Kortom een opvolgtraject op maat.