Door onderstaande checklist te volgen is de basis van de inrichting van jouw evenement op orde. Dus voor dat je gaat zoeken naar het huren van event meubilair, of de decoratie van jouw evenement, maak gebruik van de inrichting evenement checklist. Vaar daarnaast op de kennis en expertise van de juiste partner en begin bij het begin:  

1.      Bepaal de doelstelling(en) van het evenement:  

Voordat je begint met de inrichting van het evenement, moet je weten wat de doelstellingen van de verschillende onderdelen van jouw evenement zijn. Die doelstellingen zullen invloed hebben op de keuzes die je maakt bij de inrichting.  

En het klinkt zo logisch: een evenement organiseer je alleen als er een heldere doelstelling is, maar de praktijk en de ervaring leren toch anders. Vaak wordt er al een begin gemaakt met de organisatie voordat de doelstelling kraakhelder is. Om tot een concrete doelstelling te komen, volg dan onderstaande stappenplan: 

• Wat is de aanleiding voor het evenement 
• Welke boodschap dient te worden gecommuniceerd tijdens het evenement
• Wat de reden is van het communiceren van de boodschap
• Wat de reden is van de keuze voor een evenement. 
• Welke andere communicatiemiddelen er zijn. 
• Welke verborgen verwachtingen er mogelijk zijn. 
• Welk effect moet het evenement teweeg brengen 

>> Meer weten over het effectief opstellen van de doelstelling van jouw evenement?   
 

2.      Bepaal het aantal gasten en ook het type gast en pas daar jouw event meubilair op aan:  

Het aantal gasten bepaalt vanzelfsprekend hoeveel meubilair je nodig hebt. Zorg ervoor dat er voldoende zitplaatsen zijn voor iedereen. Daarbij is het essentieel om het volgende te achterhalen:  

• Hoeveel gasten er komen? 
• Het is belangrijk om te weten wie er komt: denk hierbij bijvoorbeeld aan leeftijdsgroepen en de relatie van de gasten tot elkaar 
• Koppel de kennis die je hebt van het aantal en het type gast aan de eerder beschreven doelstellingen. Van daaruit creëer je een setting die uitnodigt tot de communicatie. Daarbij is het meubilair van groot belang. Voorbeeld: een zittafel nodigt uit tot zakelijk contact, een statafel is veel informeler. 
   
• Tip:
• Zitten er in jouw doelgroep van gasten ook duidelijke subdoelgroepen? Durf dan bij de inrichting van jouw evenement ook diverse settingen te creeren, ook in een plenaire setting. 
• Tot slot moet je ook altijd qua gebruiksgemak de vraag stellen: hoe lang zit je? Is de ruimte goed ingericht op basis van wat jouw gasten daar doen? 
   
• Tip:
• Het doel dat je hebt gedefinieerd moet je vertalen, via het type gast, naar een setting die ondersteunt bij het bereiken van dat doel. Dat klinkt wat vaag, maar wordt meteen helder als je het vertaalt naar de praktijk.
   
• Als het doel is: verbinden en je nodigt de medewerkers van de afdelingen uit, dan heb je leeftijdsverschillen, functie-verschillen, etc. Dan kies je voor verschillende settingen, zodat een gast een plek vindt waar hij of zij zich prettig voelt. Gelijkwaardigheid kan daarbij ook een doel zijn, één boodschap voor allen, dan kun je juist weer kiezen voor een homogene setting. 

3. Kies de juiste locatie en visualiseer de event-reis van jouw gast:  

De locatie moet geschikt zijn voor het evenement en passen bij de doelstellingen en het thema van het evenement.   

Daarbij is het enorm belangrijk om de ‘reis’ van een klant op het evenement en in de locatie te visualiseren. Als dat beeld helder is, dan kun je van daaruit naar de optimale keuzes voor de inrichting van jouw event komen. 

Voorbeeld: een industriële locatie met een club, foyer en grote zaal.

• Ontvangstruimte inrichting:

De ontvangstruimte van jouw gasten moet in de basis en dus in de inrichting goed werken voor dat doel en dat is ook letterlijk het ontvangst van jouw eventgast. Dus zorg je voor een inrichting die bijdraagt aan een prettig eerste gevoel, je wilt je mensen op gemak stellen.

Daar zit de kracht van een bedrijf als Party Rent Group, want dan ga je verder dan meubels in een ruimte zetten. Dan wordt de inrichting namelijk doelstellingsgericht. In die ontvangstruimte zet je met het meubilair ook meteen de sfeer van het event. 

• Plenaire ruimte inrichting:

Vervolgens gaan jouw gasten naar een ruimte waar de boodschap gecommuniceerd gaat worden. Dan is afleiding niet prettig en kies je sneller voor een functionele en comfortabele inrichting. Dat betekent niet saai, want juist hier zorgt bijvoorbeeld kleur voor de context van de boodschap. 

Die kleursetting en de keuze van het materiaal binnen de inrichting kunnen aansluiten op de kleuren of het DNA van het organiserende bedrijf of merk, maar juist ook bij de boodschap. Samengevat: in de ruimte waar de live communicatie plaatsvindt, staat het meubilair echt in dienst van de communicatie en de boodschap. 

• Netwerkruimte / borrelruimte na afloop

Na afloop van het inhoudelijke deel, ga je bij veel evenementen terug naar de ontvangstruimte, die dan vaak als borrelruimte wordt bestempeld, maar ook hier denken wij als inrichters van een eventsetting anders over: de plek waar je na de inhoud samenkomt, moet in het teken staan van wederom ontmoeten en netwerken, alleen dan ook nog eens op basis van de opgedane kennis of inhoud.

Dan heb je voor de netwekrborrel-ruimte in onze beleving drie opties:

1. Ontvangstruimte is ook de plek waar je na afloop van de inhoud samenkomt om te netwerken

• Voordeel: budgettair interessant / operationeel eenvoudig
• Nadeel: je zoekt één inrichtingsconcept voor twee verschillende uitdagingen. Dan doe je dus of een concessie aan het concept en de inrichting van het ontvangst-moment, of je doet een concessie voor de ruimte waar je aan het eind van het event juist op basis van de inhoud samenkomt. 

2. Modulaire inrichting: de ontvangstruimte wordt tijdens het inhoudelijk deel aangepast, zodat na afloop van de inhoud dezelfde ruimte een totaal andere inrichting heeft

Daarbij is het onderscheidend vermogen van Party Rent de modulaire inrichting en meubels. Een witte stoel is bij ons eenvoudig los te koppelen, waarbij het onderstel blijft, maar bijvoorbeeld het witte zitvlak in een handomdraai zwart wordt. Dat kunnen we ook met tafels en overig meubilair.

Of we creëren een paar lounge plekken die er in de ontvangstruimte niet waren. Zo kun je modulair, door slimme toevoegingen of juist iets weg te laten, eenvoudig tot een totaal ander gevoel binnen eenzelfde ruimte komen.

• Voordeel: met niet al te veel extra meubilair toch tot een nieuwe setting komen
• Nadeel: je hebt wel een locatie nodig waarbij het mogelijk is om tijdens het inhoudelijke deel de setting aan te passen (qua geluid, logistiek en werkzaamheden)

3. Totaal nieuw inrichtingsconcept: hierbij wordt de ontvangstruimte tijdens het event volledig ‘omgebouwd’ en met een compleet nieuwe setting tot een ‘andere ruimte omgetoverd’

Ga je voor deze keuze, dan is het essentieel dat je goed weet of jouw inrichtingspartner qua logistiek, snelheid en kwaliteit mee kan in deze keuze. Koen Siemes: “Party Rent heeft daar in de vele jaren van expertise en ervaring op duizenden events, een perfect concept voor ontwikkeld.

Daarbij sluiten onze logistieke planning, de wijze van vervoer, effectiviteit op locatie, maar ook onze productontwikkeling, volledig aan op de wensen en eisen voor een snelle en efficiënte opbouw. Heb je dat niet op orde, dan kan optie 3, het compleet nieuwe inrichtingsconcept, een zorg worden. Dus kies voor de juiste kwalitatieve inrichtingspartner.

• Voordeel: je hebt geen nieuwe locatie of extra ruimte nodig om toch tot een totaal ander en nieuw inrichtingsconcept van dezelfde ruimte te komen. Die aansluit bij de doelstelling en de functie op dat moment: de ontvangstruimte is volledig ingericht op dat eerste gastvrij gevoel van een event. Diezelfde ruimte is na afloop van de inhoud volledig ingericht op het netwerken en delen van ervaringen, indrukken en inhoud.
• Nadeel: je hebt extra budget nodig, niet alleen voor een twee set meubels, maar ook qua personeel. 

4. Kies de juiste meubels: 

Kies meubels die passen bij de doelstellingen en het thema van het evenement. Kijk ook naar de functionaliteit en de ergonomie van de meubels.

Naast bovenstaande lessen over het nadenken van hoe de inrichting van een ruimte op jouw event het doel van dat moment en die ruimte invult, de verschillende opties om ruimtes en inrichting tijdens het event aan te passen en de voor- en nadelen, zijn er ook wetenschappelijke onderzoeken gedaan naar de keuze voor het juiste meubilair.  

Wist je bijvoorbeeld dat: 

1. Effecteiver vergaderen / meeten: zorg voor statafels en staand ontmoeten

2. Kies voor meubilair met rondingen om het sociale gevoel te bevorderen

3. Kunst in de evenementenlocatie voor meer creativiteit bij de bezoekers

4. Denk goed na over de kleursetting van jouw evenement 

5. Planten en bloemen voeden de creativiteit van jouw gasten 

>> Wat zegt de wetenschap over de inrichting van jouw event? 

5. Maak een plattegrond:  

Maak een plattegrond van de locatie en bepaal waar het meubilair moet staan. Houd rekening met de looproutes en de plaatsing van de catering.

Essentieel hierbij is het samenspel van 4 belangrijke functionaliteiten van de eventinrichting: 

1. Sfeerbepalend 
2. Functioneel / comfort 
3. Ondersteunend aan het doel van die ruimte en dat moment tijdens jouw event   
4. Voldoe altijd aan de wet- en regelgeving en voorschriften op het gebied van veiligheid 

“Bij Party Rent kunnen wij voor een opdrachtgever met de juiste input voor onze collega s zorgdragen voor een plattegrond van hun evenement, die aan alle vier de punten voldoet.” 

6. Kies de juiste verlichting en zorg voor goede geluidskwaliteit: 

Bij Party Rent zitten vele experts op het gebied van de inrichting van jouw evenement. “Maar dat betekent niet dat we ons louter focussen op de inrichting, meubels of materialen. Wij zijn ons er enorm van bewust dat een goed evenement een samenspel is tussen experts. Zoek dus altijd een partner die het samenspel begrijpt, in overleg gaat met licht- en geluidexperts, want samen bepaal je de sfeersetting en het uiteindelijke inrichtingsconcept.”

• TIP: 

Ook hier moet je goed nadenken over de doelstelling van dat moment op jouw event. Licht en geluid zijn net als meubels sfeerbepalend en hebben invloed op hoe een gast dat moment beleeft.   

7. Zorg voor passende en aanvullende decoratie: 

Net als bij het inrichtingsconcept en het meubilair, moet ook aanvullende decoratie in het teken staan van de doelstelling van die ruimte en dat moment. Decoreren om het decoreren is zonde van het budget.

Daarnaast is een perfecte aansluiting van meubels, inrichting en decoratie het summum. Je ondersteunt de doelstelling en je zet de sfeer neer. Breng daarom altijd de inrichtingspartner in contact met de decorateur en/of vaar op het netwerk van jouw inrichtingspartner. 

Iedere locatie en ieder evenement heeft weer totaal andere randvoorwaarden en uitdagingen. Je kunt dus nooit zeggen: 100 stoelen, 20 tafels, dan hebben we 2 personen nodig. Je zult echt rekening moeten houden met de logistieke uitdagingen per event en per locatie. Dus zorg voor voldoende personeel en de juiste logistieke oplossingen.

>> Neem contact op met de inrichting en verhuur experts van Party Rent