EvenementOrganiseren.nl

Hybride events: hoe organiseer ik een hybride pitch event?

Door NetworkTables
Pitch events, waarbij meerdere partijen een pitch doen, zijn altijd al complexe evenementen. Laten we de Gouden Giraffe Event Awards als voorbeeld nemen en dan eens kijken wat er gebeurt als je van live fysieke events naar een online / hybride setting gaat. Partner van de Gouden Giraffe Event Awards, NetworkTables, hielp ons tijdens de pandemie met de oplossing. Zij delen nu hun kennis: hoe organiseer je een online of hybride pitch event?

Zogeheten pitch evenementen behoeven meer finesse in het concept en de uitvoer dan bijvoorbeelde reguliere presentatieshows. De deelnemers, bijvoorbeeld aan een awardshow, zijn degenen die zich moeten presenteren, hun cases verdedigen en dat ook nog eens voor een jury. Om de oplossing en de complexiteit te duiden, nemen we in dit artikel de Gouden Giraffe Event Awards 2021 als voorbeeldcase: 

De Gouden Giraffe Event Awards is al jaren het podium waar de beste live communicatie en experience marketing cases gepresenteerd worden. Het hoogtepunt van het traject rondom de event awards van Nederland? Learn from the Best, het pitch evenement waar alle cases zich presenteren voor de jury, maar ook nog eens in het bijzijn van honderden geinteresseerden. 

Tijdens het pitch evenement presenteert iedere case zich aan de jury en het publiek met een video, uitleg over de doelstelling, het concept, de impact, etc en tot slot worden juryvragen beantwoord. Een boeiend live evenement met veel interactie, kennisdelen, netwerk en een hoog competitie gehalte, afgerond met de awardshow in de avond. Maar door corona en de bijhorende maatregelen was er geen mogelijkheid om in 2021 al die mensen fysiek live samen te brengen.

'Van de beste evenementen leren staat centraal in het concept van ons pitch evenement', zegt Robin van Leeuwen van de Gouden Giraffe organisatie. 'Omdat we ook nog eens te maken hadden met een recordaantal van 70 ingezonden eventcases was in person simpelweg uitgesloten.'

Samen met NetworkTables werd een online / hybride oplossing neergezet. Laten we daar eens stap voor stap door heen gaan:

Hoe bereid je een online pitch event voor?

Het uitgangspunt voor dit ptich evenement was, net als bij vrijwel alle andere pitch events, het toegankelijk en openbaar maken van de jurypresentatie om zo bezoekers te laten leren. Daar zit het succes. In de zoektocht naar een snelle online event oplossing, was NetworkTables de ideale partner door hun jarenlange ervaring met online event oplossingen.

'Als in-person events niet kunnen, dan kan het pitch evenement prima virtueel gerund worden', was de overtuigende ervarings-insteek van NetworkTables. 'De truc daarbij is om de presentatoren van hun pitch, direct tot in de huiskamers van alle andere kijkers, deelnemers en juryleden gestreamd te krijgen. Inclusiviteit all over. Daarbij heeft het virtuele pitch event zelfs een voordeel:

  • de jury pitch zelf kan door de deelnemer vooraf opgenomen worden
     
  • daardoor ben je verzekerd van de perfecte pitch
  • het haalt de live spanning weg bij deelnemers
  • voor de organisator van het pitch evenement kun je zo nog strakker plannen

 

Hoe zorg je voor goede interactie?

Belangrijk bij dit pitch evenement is de mogelijkheid van de jury om na de presentatie zelf, vragen te kunnen stellen. Ook dat moet live gebeuren. Door vanuit de vooropgenomen presentatie vloeiend te schakelen naar een live video-verbinding is direct contact tussen deelnemers en jury mogelijk. Waarbij binnen NetworkTables ook hier het publiek kon blijven meekijken en luisteren zonder zich te mengen in de disccussie. Net als tijdens een fysiek pitch event dus, maar dan online, vanaf en vanuit iedere denkbare locatie.

Tot slot is er dan ook nog de mogelijkheid voor de jury om wel in een gesloten virtuele ruimte samen te overleggen. Gelukkig zijn daar software oplosssingen voor. Binnen NetworkTables kun je daar simpelweg de Roundtable tool voor inschakelen. 

Een voorbeeld van een pitch event schema:

> 14:00 – 14:10
Opening presentation physical / virtually (Streaming)

> 14:10 – 16:00
24 x 10-minute pitches between the nominees and the judges, broadcast to the audience

> 16:00 – 16:20
Judges privately deliberate on the winner. 

> 16:20 – 16:30
Announce the winner and acceptance speech. 

 

Van 1 op 1 presentatie tot besloten ronde tafels

Een hybride pitch evenement vraagt om verschillende virtuele ruimtes om een hybride pitch event goed te laten verlopen. Alleen maar streamen is bij een dergelijk evenementtype niet de oplossing. Zorg eerst voor een virtuele omgeving waar 1 op 1 contact tussen deelnemer en jury mogelijk is. Daarbij is een stream van die interactie naar de bezoeker essentieel. Om vervolgens de jury na de pitches in een bepaalde categorie meteen de mogelijkheid te geven te overleggen, heb je dus ook nog een besloten virtuele ronde tafel setting nodig.  

'Daarbij is het heel belangrijk om al die switches automatisch te laten verlopen. Niemand wil daarbij honderden verschillende virtuele ruimtes inrichten met allemaal individuele tijdsblokken, met ook nog eens honderden verschillende toegangslinks. Het moet naadloos in elkaar overlopen, zonder dat daar extra 'input' voor nodig is', aldus Matthijs Otto van NetworkTables, die ook het Gouden Giraffe pitch event op die wijze vorm gaven. 

 

Welke lessen leren we van dit online / hybride pitch evenement?

  • Het is belangrijk om de sfeer van leren, meekijken en de spanning van een pitch event ook in de online / hybride vorm vast te houden. 
  • Daarbij is het voor een virtuele oplossing noodzakelijk om vooraf strak en goed te plannen, vanuit 1 platform om alles goed en naadloos te laten verlopen.  Houd het simpel. 
  • Voor een online event is de host daarbij essentieel. Misschien zelfs nog wel belangrijker dan op een fysiek pitch event, want hier moet het publiek engaged blijven, continu. Dus hou de energie hoog om tot een succes te komen.
 

Tip: lees ook deze artikelen

Aanmelden nieuwsbrief

Wil je ook elke week een update ontvangen vul hieronder dan je naam en e-mail adres in.

x