EvenementOrganiseren.nl

Het maken van een ijzersterk programma doe je zo

Op de zomerse maandag 11 juni deelden eventplanners uit heel Nederland hun praktische tips voor het ontwerpen van een ijzersterk programma. Convention Bureau Gelderland en Aaaaha! Bureau voor live communicatie organiseerden voor de derde maal de Summerclass, ditmaal in het volledig vernieuwde Musis Sacrum te Arnhem. Dagvoorzitter Erik Peekel ontwierp een ijzersterk programma met veel kruisbestuiving en interactie. In dit artikel zetten we de beste tips voor je op een rij. Zo ontwerp jij een ijzersterk programma voor jouw evenement.

Tips van het Health Valley Event

Als kick off van de dag was er een inspiratiesessie, met de set up van college tour, waarin succesvolle organisatoren aan het woord kwamen om hun tips en kennis te delen. Hoe maak je nou een ijzersterk programma? Linda van Schuijlenborgh, die onder andere het Health Valley Event organiseert, deelde haar aanpak. Met misschien wel de schokkendste tip van allemaal om je sprekers maar 15 minuten spreektijd te geven. Dit klinkt heel kort, de meeste sprekers hebben namelijk een standaard speech van een uur. Maar toch is 15 minuten het beste voor de concentratie en de aandacht van de luisteraars. Huur daarom ook een professionele dagvoorzitter in die aangeeft wanneer de spreker zijn/haar verhaal moet afronden zodat je programma niet uitloopt. Wees ook niet bang om wat onbekende sprekers uit te nodigen. Je hebt een bekende spreker nodig als publiekstrekker, maar vaak zijn het juist de onbekende sprekers die inspireren met een vernieuwend verhaal.  

 

Tips van de seminars van RTL Z

Maurits Ouweneel, als meesterbrein achter de ondernemersshow van RTL Z, was de tweede spreker tijdens de inspiratiesessie. Hij vertelde hoe belangrijk het is om je event aan te pakken als een chef-kok. Wat betekent dit dan? Als chef-kok zijnde wil je alleen de allerbeste ingrediënten voor je gerecht, in dit geval voor je event. Nodig daarom alleen maar de beste sprekers uit. Sprekers waar je zelf ook 100% achter staat. Als je de beste sprekers hebt uitgenodigd, kijk dan naar je planning en plan je allerbeste spreker in voor de eerste pauze. Zo zorg je ervoor dat je gasten met andere gasten hun positieve ervaringen delen. Vergeet ook niet dat de muziekkeuze heel belangrijk is wanneer er niemand aan het woord is, muziek bepaalt voor een groot deel hoe de sfeer is en beïnvloedt daarmee de beleving van je gasten. Door als chef-kok om te gaan met je event onderscheid je jezelf van andere eventplanners. Je onderscheidt je door alleen met de beste kwaliteit te werken.

 

Tips van het Fashion en Design Festival Arnhem

Als hekkensluiter voor de pauze deelde Riëlle Schoeman van het Fashion  Design Festival Arnhem haar kennis voor het maken van een ijzersterk programma. Door haar werk in de mode- en design-wereld weet zij als geen ander hoe belangrijk het is om te blijven vernieuwen. Dat was dan ook direct haar eerste tip, zorg dat je altijd blijft vernieuwen. Neem niet letterlijk het draaiboek van vorig jaar over. Kijk naar de trends en speel daar op in. Als je een jaarlijks event hebt dat elk jaar precies dezelfde opzet heeft dan raken de gasten verveeld en komen ze niet meer terug. Zorg dat er in je programma een element van verrassing zit, zoals bijvoorbeeld een dans als opening van je programma, gasten houden ervan om verrast te worden. Om in te spelen op trends, om te vernieuwen en je gasten te verrassen is het heel belangrijk om onderzoek te doen naar je doelgroep. Wat vinden mijn gasten interessant? Wat houdt hen bezig? Waarmee kan ik mijn gasten verblijden? Dit jaar zet het Fashion + Design Festival bijvoorbeeld in op duurzaamheid. Zo maak je een ijzersterk programma!

 

Masterclass IJzersterk programma

Na een geanimeerde lunch was er ruimte voor de deelnemers om in groepen hun eigen ervaringen te delen. Wat zijn nou de krachten en de zwaktes van de events die door de deelnemers georganiseerd zijn? Een belangrijk punt dat naar boven kwam tijdens deze gesprekken is dat de manier waarop je een event vooraf beleeft bijna net zo belangrijk is als het event zelf. Die ervaringen bepalen met welke stemming de gasten het event binnenstappen. Het komt vaak voor dat gasten hun auto hebben geparkeerd en daarna naar de ingang van de locatie willen, maar dat het toch nog even zoeken is. Het is dan heel eenvoudig om een paar routebordjes op te hangen. Daardoor gaan de gasten met een positievere houding het event in. Ook werd besproken hoe belangrijk het is om juist verrassende sprekers te vragen. De kracht van storytelling biedt veel kansen om zakelijke evenementen effectiever te maken. Een deelnemer gaf als voorbeeld een groep acteurs, die die problematiek voor de deelnemers écht tot leven bracht. Zo’n programma onderdeel heeft veel meer effect dan een professor die wat cijfers laat zien.

Competitie

In de Summerclass competitie daagden de verschillende groepen deelnemers elkaar uit om een ijzersterk programma te ontwerpen. Eén van de deelnemers droeg de case aan: de kunstenaars van Schiedam wereldberoemd maken via een doelgroep-event. Er kwamen flink wat creatieve ideeën naar boven drijven. Het winnende team bedacht een programma waarbij de deelnemende galleriehouders eerst Schiedam en vervolgens de kunstenaars konden ontdekken. De winnende teamleden ontvingen een Gelders verrassingspakket.