EvenementOrganiseren.nl

Evenement Organiseren? Doe het net even anders (deel I)

Het organiseren van een evenement kan nou eenmaal niet in een handomdraai, maar wie zich de hand er niet voor omdraait heeft veel alternatieven voor de invulling van zijn of haar evenement. Doe het net even anders. EvenementOrganiseren.nl neemt u mee door een evenement en biedt net even wat andere oplossingen. In deel I: van voortraject tot welkomstdrankje.

Het voortraject: betrokkenheid + data
Het is natuurlijk heel logisch dat u als organisator binnen uw bedrijf, samen met een evenementenbureau, tot een concept en inhoudelijke invulling komt die bij uw gasten/doelgroep van het evenement horen. Die invulling komt tot stand door de data die u in de jaren verzameld heeft van uw interne dan wel externe doelgroep in combinatie met de doelstelling van uw evenement. Maar een absolute aanrader is om zelf wel de kaders te stellen, maar vervolgens bij uw potentiele bezoeker/gast te rade te gaan: wat wil hij/zij? Welke kennis willen ze mee naar huis nemen? Is netwerken belangrijk voor ze en wie willen ze ontmoeten? Over welke onderwerpen willen ze meer weten? Welke sprekers horen daar volgens hen bij? Welke artiest of soort muziek, of zelfs playlist? Kortom, leg een deel van uw regie in handen van uw bezoeker.

Voordelen:

  • betrokkenheid in het voorstadium en dus zal men sneller 'komen'
  • uw content/inhoud sluit per definitie aan op de wensen van uw bezoekers
  • grotere tevredenheid
  • het geeft u houvast in het lastige proces om tot de juiste content/inhoud te komen
  • door vooraf uw gasten hierover te ondervragen, verzamelt u weer waardevolle data

Nadelen:

  • honderd gasten, honderd meningen
  • laten kiezen uit bijvoorbeeld sprekers is lastig in verband met beschikbaarheid
     
  • u kunt met een sprekersbureau in overleg om bijvoorbeeld gedurende een week, de week van stemmen voor uw potentiele bezoeker, een optie te nemen op 3 sprekers. Leg het concept uit en wellicht gaat een sprekersbureau mee, zeker als de optietermijn niet te lang is en redelijk ruim van te voren
  • u moet een drempel over om een deel van de invulling in handen van derden te leggen

    Lees ook: Hoe krijgt u zo veel mogelijk bezoekers naar uw evenement?


     

Het uitnodigingstraject van uw evenement
Het kan allemaal heel simpel heel basis: maak kosteloos via Google Docs en Form aan, vul zelf de vragen in en laat bezoekers via een embeded formulier zich inschrijven. U krijgt uiteindelijk xcel-sheet met lijsten van inschrijvingen. Maar, het kan veel efficienter, beter en waardevoller door samen te werken met een bedrijf dat gespecialiseerd is in deelnameregistratie voor evenementen. Een mooie website met goede content, simpel inschrijven, directe opvolging, etc etc. Maar ook hier kan het net even anders, zeker als het gaat om de uitnodigingsvormen. Een paar tips/voorbeelden:

  • organiseer een webinar waarbij u uw sprekers of uw bedrijf alvast in contact brengt met potentiele bezoekers


    Foto: webinar van AVEX
     
  • zorg voor opvallend nieuws/persberichten over uw evenement, zodat het de talk of the town wordt, zo besloot The Next Web in het voortraject de lat hoog te leggen...


     
  • stuur niet vanaf een info@ adres uw uitnodigingsmail, maar laat accountmanagers hun accounts benaderen
  • kies voor een video-uitnodiging, een audio-uitnodiging, een opvallend poststuk of een volledig gepersonaliseerde uitnodiging


     
  • zet een BN'er in om uw potentiele gast in het uitnodigingstraject uit te nodigen, zoals EventBranche.nl deed met hun jaarlijkse BeachBrancheBarbecue:


Lees ook: Stappenplan evenement organiseren: tips voor de uitnodiging


 

Parkeren en sigining
NIets zo vervelend op een evenement als de weg zoeken. Neem uw gast zo snel mogelijk bij de hand en trek ze letterlijk met een glimlach en een persoonlijk touch uw evenement in.

  • u kunt verkeersinformatiesystemen/borden inhuren zodat u uw gasten met speciale signing naar de locatie kunt leiden

    Foto: Safety Group, met onder het label Vervoers Projecten Nederland
     
  • kies eens voor Valet-parking. waarbij uw gasten voor de deur uitstappen en collega's van uw bedrijf de auto wegzetten
  • biedt een extra service op de parkeerplaats: een bedrijf dat de geparkeerde auto's controleert op sterretjes in de ruit en ze repareet. Tegenwoordig is er ook al op locatie bijvullen van de brandstof. De auto wassen...
  • zorg voor entertainment op de route van de parking naar de evenementenlocatie
  • kies voor signjuggling: personen die met de borden en bewegwijzering jongleren en zo de weg wijzen voor uw gasten


    Signjugglers van BlueLuna tijdens de Gouden Giraffe 2015
     
  • zet uw collega's in om uw gasten persoonlijk de weg te wijzen
     
  • Zorgt u voor evenementenvervoer per bus, trein of welk ander groepsvervoersmiddel dan ook, geef uw gasten dan onderweg al iets memorabels. Een korte cateringstop met entertainment op een parkeerplaats, een spreker onderweg of een quiz


Welkom, garderobe en inchecken

  • vul de beveiliging aan de deur aan met een komische noot: dat kan in de vorm van een acteur, maar bijvoorbeeld ook een robot of 'stem', of de CEO die de deur openhoudt en iedereen persoonlijk welkom heet, of dit:

  • de directie als garderobe-bemanning is ook altijd goed voor een glimlach
  • laat uw gast alvast iets beleven voor hij zich registreert, dus waarom niet direct achter de deur een belevingswereld: laat ze bijvoorbeeld een keus maken uit twee routes. zorg voor een projectie route, augmented reality of VR, etc.
     

    Lees ook: De ideale garderobe voor uw evenement
    Lees ook: 9 tips voor evenementenregistratie op locatie


Welkomstdrankje en hapjes

  • Maak van het welkomstdrankje meer dan een man of vrouw met een dienblad...maak het entertainment, dos uit, verras:


foto: Meisjesmetsmaak.nl

  • kies voor een complete diversiteit aan hapjes en uitgiftepunten ipv het standaard buffet:

  • laat het hapje en drankje onderdeel zijn van het netwerken. Kies er bijvoorbeeld voor dat de helft van uw gasten een drankbonnetje heeft, de andere helft een bonnetje voor het eten. Of laat ze samen een hapje maken
     
  • vraag naar persoonlijke voorkeuren, hobby's, kleuren etc en leidt ze daarmee naar 'hun' hapje en drankje. Daar ontmoeten ze dan ook gelijkgestemden.

Foto: Cuisine on Tour, Personaliseer je diner

>> Binnenkort in deel II van Net even Anders: inhoud, content, sprekers