EvenementOrganiseren.nl

Awardshow organiseren? Wat u wel en niet moet doen

Wat je wel en niet moet doen bij de organisatie van awards. Alles over en voor het event van de verkiezing, het stemmen, de jury, het feest, de prijzen en de uitreiking.

Nederland is echt een awardland. Grote kans dat u dus ook een keer aan de beurt komt: het organiseren van een awardshow. En of die award voor de interne collega's is, voor klanten of relaties, een aantal tips zijn universeel voor het organiseren van een award evenement.Bij het organiseren van een awardshow maakt u veel dezelfde keuzes als bij het organiseren van ieder ander evenement. De keuzes voor evenementenlocatie, eventbureau, partycatering, etc loopt u door en na met onze checklist evenement organiseren. De tips en checklisten voor specifiek de awardshow vindt u hieronder:

De naam van uw award
Zodra de beslissing genomen is om een award te organiseren namens uw bedrijf, kunt u meteen weer terug naar de tekentafel, want wat is uw doel met de award. Afhankelijk van dat doel komt u tot de best passende naam. Moet uw bedrijfsnaam er in verweven worden? Moet het een opvallende naam zijn om zo veel mogelijk media te bereiken? Moet het een award zijn op initiatief van uw bedrijf, maar een hele branche uitdragend? Onderschat de naam niet. Bekende awards ter inspiratie:

De jury
De absolute gouden tip: zorg voor juryleden die geen belangen hebben bij een eventuele winnaar. Dat klinkt simpeler dan het is, maar in het kort: zet bij een evenementenaward geen eventbureaus of locaties in de jury, want dan zijn er links of rechtsom commerciele belangen. En als uw jury dat smetje heeft, doet dat enorm afbreuk aan de waarde van uw award. Juryleden met een wetenschappelijke achtergrond, vakjournalisten, brancheorganisaties, zij zorgen voor onafhankelijkheid.

Stemmen
Kiest u voor een jury award dan is het een absolute must om een gedegen, eerlijk en bovenal transparant jurysysteem te hebben. Is dat er niet, dan zal er altijd en veel gediscussieerd worden. Is het er wel, dan kunt u alle inzenders/genomineerden voorzien van een juryrapport, is voor iedereen de jurerering helder en objectief. Om dat nog te versterken kunt u er altijd voor kiezen om de inzendingen anoniem te laten zijn, zodat de jury niet weet wie de inzender is.

  • Een absolute tip voor het verzamelen van data, maar ook voor de betrokkenheid bij uw prijs: laat uw potentiele gasten in het voortraject en/of zelfs live stemmen. Een publieksprijs is aantrekkelijk op het vlak van emailadressen, betrokkenheid en de activatie van genomineerden, want zij gaan campagne voeren. De andere kant van de medaille: vaak wint dan de partij met het grootste bereik...en of dat nou is wat u met uw award wilt uitstralen. Een mooie middenweg is: een jury een paar genomineerden laten bepalen en vervolgens de vakjury en publieksstemmen te middelen.

Uitleg van de winnaar
Het is een veel gehoorde kritiek bij awards: dat het totaal onduidelijk blijft waarom iets of iemand gewonnen heeft. Behalve misschien nog die ene zin van een juryvoorzitter op het evenement. Toch is die kritiek eenvoudig te tackelen: publiceer de case op uw site, op social media, in speciale nieuwsbrieven etc. Maar geef u gasten ook live op het evenement de mogelijkheid om zich nog te verdiepen in de genomineerden. Dat kan op diverse manieren. Drie voorbeelden:

  • live jurysessie voor de show;
  • televisieschermen met alle genomineerden;
  • een tentoonstelling van alle nominaties
  • een moment tijdens de show waar heel kort en krachtig bijvoorbeeld met video uitleg gegeven wordt

De uitreiking
Durf. Dat is toch wel het woord dat bij een awarduitreiking hoort. Durf het standaard conceptje van podium, scherm, zaal, los te laten. Zorg voor beleving, een awardsfeer en verrassing. Zo houdt u de spanning en de sfeer vast en wordt de show een beleving ipv een lange zit.

Ok, goed op letten nu, want EvenementOrganiseren.nl heeft het al een aantal keer meegemaakt en het is echt dodelijk: kiest u ervoor om bijvoorbeeld de 3 finalisten naar voren te halen om de spanning op te bouwen, dan heeft u nog slechts 2 keuzes: of u begint met de nummer 2 of met de nummer 3. Begint u met de nummer 1 dan bent u of de aandacht kwijt, of het momentum. Begint u met nummer 3 of 2, dan moet u daarna wél de nummer 1 en dus de grote winnaar bekend maken. 'And now, the number 3: mister X....and number 2: mister Y....en terwijl er dan nog 1 iemand op het podium staat: And who will be the winner....wat spannend...Mister Z....oh ja joh. Maar echt het gebeurt. 

Nog even een korte doorloop en checklist, met specifieke punten voor het organiseren van een awardshow:

  • Contact

Onderschat niet het feit dat inschrijvers, maar ook bezoekers op de één of andere manier veel meer vragen hebben dan bij een ander evenement. Iemand in uw organisatie als aanspreekpunt is dus geen overbodige luxe.

  • De uitnodiging

Voor de werving van inschrijvingen is het aan te raden om meteen kraakhelder aan te geven wat de meerwaarde is van meedoen/winnen. Ook voor bezoekers: leg de meerwaarde bloot, anders bent u één van de vele.

  • De techniek

Check, dubbelcheck, triplecheck. 

  • De juiste namen, alle namen

U mag niemand vergeten. Er mag geen naam fout geschreven worden en/of in beeld komen. Uw presentator moet de namen van winnaars/genomineerden goed uitspreken. Dat kost allemaal wat tijd, maar het moet, punt.

  • De awards klaar zetten en uitreiken

Ook weer eentje in de categorie 'moetje': rondom de uitreiking van awards ontstaat eigenlijk altijd een soort prettige hectiek. U kunt zorgen dat wat er moet gebeuren, gebeurt, door de vaste onderdelen strak in te plannen en te oefenen. Waar staan de awards, wie geeft aan, wie reikt uit, wat gebeurt er met de winnaars na afloop,etc etc

  • Juiste afstemming met techniek

Bij ieder evenement belangrijk, maar bij een awardshow, zeker bij een podiumshow maakt de techniek, video en audio de avond. Dus moeten de juiste muziekjes en video's op exact het juiste moment ingestart worden. Denk ook aan een muziekje voor als genomineerden naar voren/beneden moeten komen. Een spanningsmuziekje, etc

  • Placeren

Tijdens awardshows willen bekenden, bedrijven, groepen relaties graag  bij elkaar zitten. Samen vieren, samen winnen of juist niet winnen. Daar moet u rekening meehouden bij het placeren van uw gasten. Denk hierbij ook aan VIP-plekken voor de genomineerden (en hun gevolg) en de jury.