EvenementOrganiseren.nl

5 tips en lessen voor het organiseren van een online event

Hans Janssen (foto, rechts) en zijn DenkProducties wonnen eerder al een Gouden Giraffe, maar ook Hans en zijn team moesten nu met hun befaamde events en live communicatie momenten online. Ook daar viel DenkProducties op. En dus zijn de lessen van Janssen en zijn team de lessen die we allemaal moeten leren: lessen en tips voor digitale eventproducties en online events.

Hans Janssen deelt zijn kennis en inzichten op zijn LinkedIn-pagina en deelt ze ook graag met jullie, opdrachtgevers en organisatoren van evenementen:

Eerlijk is eerlijk: ik denk dat ik nog nooit zo hard heb gewerkt als de afgelopen twee maanden. Wat een bizarre tijd! Je zult begrijpen: we schakelen bij DenkProducties in sneltreinvaart over op digitale seminars. Maar waar we voor 'fysieke zaaltjes' 15 jaar de tijd hadden om ons huidige niveau te halen, moest dat in digitale eventproductie in 15 weken.

Ik heb nog nooit zo'n snelle en steile leercurve doorgemaakt als de afgelopen maanden. Hier vind je mijn 5 belangrijkste leerpunten.

#1: Denk als een TV maker

In congressen en seminars is het productionele plaatje best overzichtelijk: zorg voor goede sprekers, regel alle techniek, geef de spreker een bemoedigende schouderklop en zeg 'zet hem op!'

Hoe anders is dat bij digitale events. Daar ben je gewoon live TV aan het maken. Een congresdraaiboek is 3 pagina's, dat van een digitale productie is 20 pagina's. Elke minuut, camerastandpunt, splitscreen, instart of pip-je zijn voorbereid. Een callsheet per minuut heb je nodig. En een echte showcaller die het team door elke minuut heenpraat.

  • Les: doorloop elke minuut in je hoofd. Denk niet 'ah die doet zijn/haar ding wel' maar ga in gedachte door elk fragment van het programma en visualiseer.

 

#2: Het zwarte gat tussen zender en ontvanger

Hoe goed je spreker ook is, als de verbinding het laat afweten, heb je niets. We hebben afgelopen maanden de gekste gevallen meegemaakt. Van onredelijk strenge VPN connecties en firewalls tot een spreker die een gloednieuwe camera kocht (die veel te veel bandbreedte eiste) en een Amerikaanse stad die plots zonder internet kwam vanwege de verkiezingsuitslag.

Je verbinding is de twilight zone tussen zender en ontvanger.

Je kunt niet genoeg tijd besteden aan het voorbereiden, testen en dubbelchecken van je verbindingen.

  • Drie lessen:
  1. Test test test! Test ELKE verbinding met ELKE spreker op minimaal 3 momenten.
  2. Elimineer elimineer elimineer! Ruim alle mogelijke hindernissen uit de: géén VPN, géén firewalls, geen draadloze verbindingen.
  3. Plan B. Zorg voor een backupverbinding. Vooraf ;-)

 

#3 Geef je sprekers hun show terug

Als je nu terugkijkt op de eerste webinars dan waren die best wel een beetje sneu. Een spreker die onwennig achter de webcam zit en (nét naast de camera) de diepte in kijkt. Vaak inhoudelijk niks op aan te merken, maar bloedeloos saai.

Denk je dat een spreker hier het beste uit zichzelf haalt? Ehhh nee dus.

Een sprekers kan pas echt schitteren in de juiste entourage. Geef ze hun show terug! Een vette studio, lekker veel licht. En spektakel. Dat kennen we al jaren van TV en dat moet hier ook gewoon terugkomen.

  • Tip: extra gaaf = laat je publiek echt in beeld komen. In deze studio in Utrecht is 3D tot in de puntjes doorgevoerd. Het publiek is echt digitaal aanwezig:

 

#4: Pas op met breakouts

Hét grote voordeel van digitaal leren is dat je mensen met één druk op de knop in breakoutgroepen zet en met één druk op de knop weer plenair haalt. Probeer dat maar eens in het echt ;-)

Toch heb ik gemerkt: breakouts werken niet altijd. Eigenlijk werken ze vooral incompany waar mensen echt vaak zin hebben (nee: hunkeren om) elkaar weet te zien en spreken. Dan zijn breakouts te gek.

Veel mensen hoeven niet zo nodig nieuwe vrienden te maken.

Maar in events met losse ticketing is er ook veel koudwatervrees. Veel mensen hoeven niet zo nodig nieuwe vrienden te maken. En trekken zich abrupt terug als ze in groepjes gegooid worden. Waarmee een breakout soms een eenzame en matte bedoening wordt.

  • Tip: alleen breakouts doen als mensen elkaar écht willen ontmoeten óf als de spreker het werken in groepjes helemaal in het verhaal verankerd heeft.

 

#5: Sprekers ga staan!

Het valt me steeds meer op. Het publiek wil echt een optreden zien, geen tafelmonoloog. Hoe goed zo'n verhaal inhoudelijk misschien ook is, het is gewoon veel prettiger om te kijken naar iemand die staand een bevlogen verhaal vertelt. Daar zit altijd meer power in. Meer impact. Je laat als spreker zien dat je echt je best doet. Dat wil een kijker echt heel graag.

Tip: tafel is om aan te eten en te werken, niet om aan te presenteren.

 

Bonustip: never a dull moment

Tot slot: dé crux in digitaal leren is 'van een kijker een deelnemer maken'. Dat doe je maar op één manier: moddervette content vol actie en afwisseling. Zorg dat mensen elke minuut betrokken zijn. Bouw een boeiende mix van verhalen, tips, quizzes, zelftests, reflectiemomenten en talkshows. Verveling is de vijand van leren. Hou ze aan het beeldscherm gekluisterd!

 

Foto: Nathan Reinds

Aanmelden nieuwsbrief

Wil je ook elke week een update ontvangen vul hieronder dan je naam en e-mail adres in.

x