EvenementOrganiseren.nl

16 tips om van uw zakelijke evenement een festival te maken

Door Landgoed te Werve
Een denktank van 100 eventorganisatoren die samen de ultieme eventtrend uitwerken tot 16 hapklare tips. Dat gebeurde in de prachtige omgeving van Landgoed Te Werve in Rijswijk, daar brainstormden de eventprofs in eventlocatie Te Werve Buiten over de festivallisering van zakelijke evenementen, congressen en andere live bijeenkomsten. Voor u: 16 tips om ook uw evenement die prettige festivalsfeer te geven.

16 tips van 100 eventprofessionals om uw zakelijke evenement de festival jus te geven

1. Laat deelnemers los. Organiseer het niet te strak, zet de catering ook in tijdens keuzesessies, in plaats van een sessie te volgen kan men dan ongedwongen met elkaar in gesprek gaan. 

2. Laat deelnemers ter plekke hun keuzesessies kiezen. Je kunt entreekaartjes maken om er zeker van te zijn dat je voldoende plek hebt per sessie. Als de kaartjes op zijn dan zit die sessie vol. Om een verrassingselement toe te voegen kun je een ‘rad van avontuur’ neerzetten, dan kan men het lot laten beslissen over de sessiekeuze. 

3. Betrek jonge, geïnspireerde mensen bij de creatie van je evenement. 

4. Stem je programma goed af op de deelnemers. Verdiep je in de deelnemers en bel er vooraf een paar op. Vraag wat ze van het programma verwachten en waar ze tegen aanlopen. 

5. De beste programma-onderdelen hoeven niet vakinhoudelijk te zijn. Op een congres voor verpleegkundigen kan een spreker over bijvoorbeeld ‘de kracht van overtuigen’ goed aansluiten op de belangstelling van de deelnemers. Sprekers uit een totaal andere branche kunnen inspireren vanuit een verrassende invalshoek. 

6. Zorg voor een afwisselende programmering met interactie, zaalwisselingen, acteurs, energizers, virtual reality en acts. 

7. Organiseer vooraf een bijeenkomst voor sprekers en sessieleiders, vraag hen om de deelnemers actief te betrekken en draag als voorbeeld een aantal werkvormen aan. 

8. Maak een kwartier vrij voor interactie tussen deelnemers aan het begin van het programma. 

9. De setting waarin je mensen plaatst is heel belangrijk, dus geen standaard theateropstelling. Creëer een andere sfeer met de juiste aankleding en decoratie. Gebruik eens losse zitjes of krukjes.

1
0. Foodtrucks, picknicktafels op groen kleed, barista, ballonnen, sessies in tipi-tenten en een DJ bij de borrel. 

11. Gebruik live muziek, als omlijsting van het plenaire programma, ook als inloop- en uitloopmuziek. 

12. Voeg ook beleving toe aan het voor- en natraject, bijvoorbeeld met een goede aftermovie. Je kunt ook een vlogger inzetten. 

13. Laat de hele dag samenvatten door de tekenaars van het Wandverslag, zij vullen een groot paneel met quotes en illustraties

14. Diverse podia zorgen al snel voor een festivalsfeer

15. Durf ook buiten aanbod te bieden. Waarom niet een scherm van een plenaire ruimte buiten zichtbaar, zodat mensen een hapje kunnen eten en drinken in de buitenlucht en toch content tot zich kunnen nemen

16. Zorg voor plekken/areas waar gasten echt kunnen ontspannen, of om in festivalsfeer te blijven: kunnen chillen...