Natuurlijk is er die checklist voor het organiseren van een evenement, puur om niets te vergeten. Maar wie echt bezig gaat met de organisatie van een event die begint bij de doelstelling, de doelgroep, gaat dan denken over een campagne met daarin een krachtig event en natuurlijk een slim natraject. En heb je jouw traject uitgestippeld en het concept voor jouw live communicatie of experience marketing staan, dan ga je de juiste locatie, toeleveranciers, etc zoeken en vinden. Aan dat proces verandert niet zo veel, straks na corona en toch moet je echt rekening houden met een aantal andere vragen die je jezelf moet stellen, zeker in de eerste periode na verruiming:

1. Vraag naar de huidige status van een eventbedrijf
Hoe pijnlijk ook, maar dat eventbedrijf waar je al jaren zaken mee deed, naar volle tevredenheid, die kan door de crisis veel kleiner zijn geworden, veel minder aanbod hebben, dus voer hier met je vaste partner een reeel gesprek over en vind samen een oplossing.

2. Hoe zorgen we voor optimale crowd management?
Bij publieks evenementen al jaren de nummer 1 van de checklist, maar ook bij zakelijke evenementen gaat de communicatie die hoort bij de letterlijke customer journey op een event een veel grotere rol spelen. Soepele doorlop van parkeerplek naar zitplaats. En dat hoeft helemaal niet eng te zijn of een belemmering van de optimale beleving, nee sterker nog: het zet jou aan om je gast nog meer bij de hand te nemen, data te verzamelen en zowel voor als na het event slim in contact te blijven.

3. Wie hoeven we niet uit te nodigen?
Klein en essentieel zal de trend zijn. Dus waar we al jaren en jaren altijd stiekem de focus hebben op zo veel mogelijk, gaat het nu om zo relevant mogelijk. Dus stel bij het afkaderen van je doelgroep die vraag: wie hoeft er niet uitgenodigd te worden ipv wie kunnen we nog meer uitnodigen.

4. Welke onderdelen van mijn evenment kan ik duurzamer inrichten?
Geen ontkomen meer aan, geen weg terug. Of zoals Dennis Storm zegt: dit is het decennium van de waarheid. Weg met eenmalig te gebruiken plastic, keuzes maken. Er is ook geen bedrijf of merk of organisatie meer die niet ergens in hun missie of visie document heeft opgenomen: duurzaam. Nou dan is live de mooiste kans om dat te laten zien. En misschien is het online event wel de betere oplossing, of hybride...

5. Hoe zit het met hygiene en ventilatie?
Hou er maar rekening mee: hygienemaatregelen op evenementen worden de komende periode net als bijvoorbeeld beveiliging een vast onderdeel van je checklist. Vraag er goed naar: wat is er beschikbaar? Hoe kunnen we het op een prettige manier inpassen in het concept? Hoe zit het met de ventilatie op de evenementenlocatie.