Even een domper voordat we de zeven tips induiken: er is geen dag of moment waarvan je kunt zeggen 'dit is de beste dag, moment voor een zakelijk evenement. Maar onderstaande 7 tips en/of stappen helpen je wel op weg:

1. Doelgroepanalyse:
Begrijp je doelgroep goed. Wat zijn hun gebruikelijke werkdagen? Zijn er specifieke dagen waarop ze minder druk zijn en meer geneigd zijn om deel te nemen aan een evenement?

2. Vermijd drukke periodes:
Probeer data te vermijden die samenvallen met vakanties, belangrijke feestdagen of andere grote evenementen die de aanwezigheid van je doelgroep kunnen beïnvloeden.

3. Tijd van de dag:
Overweeg of het evenement plaatsvindt tijdens kantooruren of buiten kantooruren. Avond-evenementen kunnen handig zijn voor mensen die overdag werken, terwijl ontbijt- of lunchbijeenkomsten geschikt kunnen zijn voor zakelijke professionals die een druk schema hebben.

4. Bereikbaarheid:
Houd bij tijdstip en dag ook rekening met de filedruk, OV-schema's en andere invloeden die de bereikbaarheid van jouw event(locatie) kunnen beinvloeden.

5. Flexibiliteit:
Bied indien mogelijk verschillende data en tijden aan en laat je doelgroep stemmen of hun voorkeuren aangeven. Dit kan je helpen de meest geschikte dag te kiezen op basis van de meerderheidsvoorkeur.

6. Seizoensgebonden overwegingen:
Houd rekening met het seizoen en eventuele weersomstandigheden die van invloed kunnen zijn op de reisplannen en de opkomst van deelnemers.

7. Follow-up:
Zorg ervoor dat je na het evenement feedback verzamelt van de deelnemers over de gekozen datum en tijd, zodat je in de toekomst nog beter kunt plannen.

Door deze factoren te overwegen en je doelgroep goed te begrijpen, kun je een datum kiezen die het meest geschikt is voor je evenement en een goede opkomst.